Помощь

Осуществление поиска

В Поисковой системе к базе данных имеется возможность автоматизированного и «ручного» поиска информации.

Поиск «вручную» производится с помощью функционала «Каталог фондов».

Каталог имеет вложенную структуру, воспроизводящую точно такую же последовательность поиска архивной информации, как и при самостоятельной работе исследователя в читальном зале архива. То есть «Список фондов» - «Реестр описей» - «Описи дел» - «Внутренняя опись дел». Тем самым мы постепенно углубляемся от фонда к описям, от описей - к делам, от дел – к документам.

Изначально при входе в каталог отображается список фондов архива. Имеется возможность сортировки по № фонда, по алфавиту наименования фондов. Для этого достаточно кликнуть на заголовке таблицы «№фонда», «Названия фондов». Имеется возможность быстрого пролистывания и перемещения с помощью «бегунка» по страницам каталога.

В списке фондов Вы можете увидеть номер фонда, наименование организации-фондообразователя, крайние даты документов в фонде и количество единиц хранения по конкретному фонду. Все наименования фондов кликабельны, при нажатии на них раскрывается следующий уровень вложенности – реестр описей внутри фонда.

Следующий уровень вложенности содержит в заголовке номер выбранного пользователем фонда; его наименование; рубрику, к которой относится фонд; принадлежность фонда; крайние даты документов в фонде; количество единиц хранения, а также время первого поступления фонда в архив.

Здесь же отображены аннотации, исторические справки и описи по фонду.

Описи фонда приводятся с подробными характеристиками: номер описи, крайние даты дел внутри описи и количество единиц хранения внутри описи.

Все наименования описей кликабельны, при нажатии на них осуществляется переход на следующий уровень – список дел внутри каждой описи.

В заголовке выбираемых описей предусмотрено отображение номера выбранной описи, номера фонда, к которому принадлежит выбранная опись, крайние даты документов внутри описи и количество единиц хранения (дел) внутри описи.

Здесь же имеется кликабельная надпись «Показать сканированную копию описи». Нажав на нее можно просмотреть отсканированную опись дела. Это необходимо для установления идентичности данных в базе и в бумажной описи.

Само собой, уровень перечня дел внутри описи также содержит полный список наименований дел по данной описи. Пользователь имеет возможность увидеть раздел, к которому относится конкретное дело, номер дела, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела и крайние даты документов в деле. Все наименования дел внутри описей кликабельны, при нажатии на них открывается новый уровень вложенности – уровень документов внутри дела.

Следующий уровень предусматривает отображение в заголовке номера выбранного дела, № описи и № фонда.

Содержимое контентной части будет содержать заголовок дела, номер дела, индекс дела, номер связки, раздел описи, дата самого раннего документа в деле, дата самого позднего документа в деле и количество внесенных в базу документов по этому делу.

Вместе с тем ниже приводится список документов внутри дела, в котором указан номер и дата документа, вид документа, характер вопроса, краткое содержание документа  и номера страниц в деле, на которых находится документ.

Таким образом, электронный фондовый каталог с точностью воспризводит механизм поиска архивной информации на бумажном носителе.

Помимо этого, фондовый каталог, как было сказано выше, снабжен функцией автоматизированного поиска.

Это дает пользователю неограниченные возможности в поиске точечной информации, то есть, вводя в поисковую систему конкретное слово или фамилию, Вы сможете получить ответ от системы: есть ли такая информация в архиве и в каком архивном фонде она содержится. Поиск реализован по всем параметрам, которые только могут заинтересовать пользователя – по архивному шифру, по ключевому слову или по дате события и документа.

Функция автоматизированного поиска реализована в пункте меню «Расширенный поиск».

Для этого предусмотрены специальные поля выбора критерия поиска. В расширенном поиске имеется специальная строка для ввода искомого слова или цифры.

Можно путем проставления звездочек в нужных критериях задать системе задачу и указать, где нужно искать нужную информацию.

Во-первых, предусмотрен поиск по заголовкам фондов, разделов описей, заголовков дел, кратких содержаний документов, по автору документа и по месту составления документа.

Во-вторых, предусмотрен поиск по номерам - №фонда, № описи, № документа.

В-третьих, предусмотрен поиск по крайним датам документов, в ближайшие дни появится поиск по временным периодам.

После ввода искомого слова (цифры) и выбора нужных параметров поиска, нужно нажать «Искать» и системы выдаст результат в виде количества найденных совпадений в базе данных.

Результаты поиска отображаются с подсвеченными искомыми данными и при этом будет подробно написано, в каком из заданных параметров и сколько совпадений обнаружено. На каждом из обнаруженных результатов будет отображен архивный шифр найденного документа (№фонда, №описи, №дела и так далее).

Все обнаруженные результаты в списке кликабельны и по ним можно углубляться и просмотреть результатат дальше, при этом отображение реквизитов будет индентичным каталогу фондов.

Очень важно при введении искомого слова не указывать окончаний, в таких случаях поисковая система найдет большее количество результатов. Например, если Вы ищете слово «торговля», то целесообразно ввести «торгов» и это даст возможность найти разные вариации на это слово – «торговый», «торговли», «торговля», «торговать» и другие.

Также необходимо учитывать, что в базе данных слова могут быть сокращены, поэтому не будет лишним проявить фантазию и вводить различные варианты искомого слова. Например, если Вы ищите «детский дом», то дополнительно поищите по слову «детдом».

Также у пользователя имеется возможность быстро и оперативно попасть в конкретный фонд, опись, дело и/или документ через пункт меню «Архивный шифр», если ему известен точный архивный шифр. Это необходимо в случаях, если пользователь уже знаком с каким либо фондом и ему нужно уточнить и посмотреть заголовок конкретного фонда, описи, дела и уточнить номер документа или номер связки.

Просмотр результатов поиска

Обнаруженные в результате поиска сведения Вы сможете просмотреть в том же окне поиска.

Результаты будут отображены в виде текста, некоторые из которых могут быть кликабельны. Например, ниже слов «Аннотация» или «Историческая справка» могут содержаться кликабельные названия файлов, при нажатии на которые вы сможете увидеть более подробные сведения. Некоторые единицы хранения и документы могут содержать сканированные копии в формате PDF.

Имеющиеся исторические справки и аннотации к фондам, а также сканированные копии единиц хранения и документов также доступны для сохранения и распечатки.

Использование результатов поиска

Сведения, полученные в результате поиска, могут быть использованы Вами для вашей дальнейшей работы в читальном зале архива либо для оформления заявления на предоставление архивной справки (копии, выписки) по тому документу, который Вы обнаружили.

Для этого Вам необходимо выйти из раздела «Базы данных» и воспользоваться разделами нашего сайта «Как получить архивную справку» и/или «Исследователю» в вертикальном меню слева. В этих разделах подробно описаны способы и правила оформления соответствующих заявлений. Здесь Вы найдете шаблоны и бланки заявлений и запросов. Найдя нужную форму запроса, Вы можете заполнить ее и направить по почте или лично сдать по месту нахождения архива.

В случае, если заявление оформлено Вами правильно и Вы точно указали архивный шифр (№фонда, № описи и № дела) найденного Вами с помощью поисковой системы документа, то Ваше заявление будет принято в обработку и в установленные законом сроки Вам будет предоставлен соответствующий ответ.

Результаты поиска предназначены к использованию гражданами и юридическими лицами только в личных и производственных целях. Использование возможностей и содержания электронной базы данных в коммерческих и иных целях, предусматривающих извлечение выгоды и/или дохода, не предусмотрено.

Не допускается массовое копирование и распространение информации, содержащейся в базе данных.