Көмек

Іздеуді жүргізу

Мәліметтер қорының іздеу жүйесінде іздеу жұмыстарын «қолдай» және автоматтандырылған түрде жүргізуге болады.

«Қолдай» іздеуді «Каталог фондов» функционалы арқылы жүргізеді.

Каталогтың құрылымы егер пайдаланушы мұрағаттың оқу залында іздеу жұмыстарын өткізген кезде қандай әрекеттер жасаса дәл сол бағытта осы электронды каталогтан қажет ақпаратын іздеп табатын қадамдар жасайтындай етіп құрылған. Яғни, «Қорлар тізімі» - «Тізімдемелер тізілімі» - «Істер тізімдемесі» - «Істердің ішкі тізімдемесі». Сөйтіп, біз  біртіндеп  қордан тізімдемеге, тізімдемеден істерге, істен құжаттарға  тереңдей түсеміз.

Бастамасында каталогқа кіру кезінде  мұрағат қорларының тізімі көрінеді. Қорларды нөмірлері бойынша, қор атауларын әліби бойынша айыру мүмкіндігі бар. Ол үшін «Қор№», «Қор атаулары» кестелерінің басын басса жетеді. Каталогты беттері бойынша «жүгіртпе» көмегімен тез парақтауға және ауыстыруға мүмкіндік бар.

Сіз қорлар тізімінде  қор нөмірін, қор құрастырушы- ұйымның атауын, қор бойынша нақты сақтау бірлігінің санын және  қордағы құжаттардың бастапқы – соңғы уақыттарын көре аласыз. Барлық қор атаулары кликабельді, оның үстіне басқан кезде  келесі  қор ішіндегі тізімдемелер тізілімі деңгейі ашылады.

Келесі салыным деңгейінің тақырыбында пайдаланушы таңдаған қордың нөмірі, атауы, қорға қатысты  рубрикасы, қай қатарға жататындығы, қордағы құжаттардың бастапқы-соңғы уақыттары, сақтау бірліктерінің саны, сонымен қатар, қор құжаттарының мұрағатқа алғашқы түскен күні салынған.

Осында аннотация, тарихи анықтама  және қор бойынша тізімдемелер бейнеленген.

Қор тізімдемелері  тізімдеме нөмірі, істің бастапқы – соңғы мерзімдері және тізімдеме ішіндегі сақтау бірліктерінің санын көрсетуден тұрады. Барлық тізімделер атауы  кликабельді, оған басқан кезде  келесі - әр тізімдеме ішіндегі істер тізімі деңгейіне көшіледі.

Таңдалған тізімдеме басында таңдалған тізімдеме нөмірі, таңдалған тізімдемеге қатысты қор нөмірі, тізімдеме ішіндегі құжаттың мерзімі және сақтау бірлігінің саны көрсету қаралған.

Бұл жерде «Сканерленген тізімдеме көшірмесін көрсету» жазу бар. Жазуға басу арқылы  сканерленген іс тізімдемесін көруге болады. Бұл қағаз түріндегі тізімдеме мен қордағы мағлұматтардың бір біріне сәйкестігін анықтау үшін қажет.

Тізімдеме ішіндегі істер тізбесі деңгейі  аталмыш тізімдеме бойынша  істер атауының толық тізімін береді. Қолданушы таңдаған іс нақты қай бөлімге қатысты екенін, істің нөмірін, істер номенклатурасы бойынша істің индексін, істің тақырыбын және  істегі құжаттардың алғашқы және соңғы мерзімдерін көре алады. Тізімдеме ішіндегі  істер атауының барлығы кликабельді, оларды басқан кезде жаңа  деңгей - іс ішіндегі құжаттар деңгейі ашылады.

Келесі деңгей таңдаулы істің нөмірін, тізімдеме нөмірі  мен  қор нөмірін бейнелейді.

Контекстті бөлігінің ішінде істің тақырыбы, істің нөмірі, істің индексі, бума нөмірі, тізімдеме бөлігі, істегі алғаш және соң тұрғызылған құжаттардың уақыты және  осы іс бойынша қорға енгізілген құжаттардың саны бар болады.

Сонымен бірге, төменде  құжаттың нөмірі мен күні, құжаттың түрі, сипаты, құжаттың қысқаша мазмұны және істегі құжаттың парақ нөмірі көрсетілген істің ішіндегі құжаттардың тізімі келтірілген.

Сөйтіп, электронды қор каталогы қағаз тасығыштағы мұрағаттық ақпаратты іздестіру механизмін дәл ме дәл іске асырады.

Бұдан басқа да, жоғары да айтылғандай, қор каталогы автоматтандырылған іздестіру  функциясымен жабдықталған.

Ол пайдаланушыға нақты ақпарат іздеп табуға шексіз мүмкіндік береді, яғни іздеу жүйесіне қандай да бір нақты сөз немесе фамилияны теріп іздеуге бұйрық берсе, іздеу жүйесі оған сол мәліметтің мұрағатта бар-жоғы және қандай қор, тізімдеме және істе бар екендігі туралы жауабын автоматты түрде беретін болады. Іздеудің параметрлерінің де көлемі кең - пайдаланушы  қажетті ақпаратты мұрағаттық шифр, нақты сөз немесе оқиға мен құжаттың жылы, айы, күні бойынша іздей алады.

Автоматтандырылған іздеу функционалы вертикалды менюдегі «Кеңейтілген іздеу» пунктінде іске асырылған.

Ол үшін  арнайы іздеу критерийлері мен ізделіп отырған сөзді немесе санды енгізу өрістері (поле) қарастырылған. Жұлдызшаны  қажетті критерийге қою және ізделетін сөзді өріске енгізу арқылы  іздестіру жүйесіне  керекті ақпаратты табуға нұсқау беріледі.

Біріншіден,  қорлардың атаулары, тізімдемелердің бөлімі, істердің тақырыбы, құжаттың қысқаша мазмұны,  құжаттың авторы мен құжаттың жасалған орны бойынша іздестіру қарастырылған.                                                                                   

Екіншіден, қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, құжат нөмірі бойынша іздестіру қарастырылған.

Үшіншіден, қордың, тізімдеменің және істердің уақытаралық шеңберліктерінен нақты бір жылы құрылған мәліметті іздестіру қарастырылған.

Ізделіп отырған сөзді (санды) енгізіп және қажетті іздеу параметрін таңдағаннан кейін, «Искать»-ге басу қажет, сонда жүйе  мәліметтер қорындағы сәйкестіктердің санын көрсетеді.

Іздестіріліп табылған деректер тізім түрінде көрсетіледі және түрлі түспен боялып ерекшеленеді. Сонымен қатар, беріліп отырған параметрлердің қайсысында және қаншама сәйкессіздіктер табылғаны туралы нақты жазылатын болады. Іздеу нәтижесінде әрбір табылған құжаттың мұрағаттық шифрі көрсетіледі (қор нөмірі, тізімдеменің нөмірі, істің нөмірі).

Тізімде табылған нәтижелердің барлығы кликабельді және олар бойынша тереңдетіп, нәтижені одан әрі қарауға болады. Бұл ретте реквизиттерді көрсету жоғарыда сипатталған қорлардың  каталогына сәйкес болады.

Өріске ізделетін сөзді енгізген кезде сөздердің жалңауларын көрсетпеу қажет, себебі бұл өте маңызды – егер Сіз жалғауларын көрсетпесеңіз, іздеу жүйесі нәтижесінде іздеген сөзге дәл келушіліктеді көбірек таба алатын болады. Мысалы Сіз «торговля» деген сөзге ұсқас мәлімет іздесеңіз, онда «торгов» деп енгізу қажет, нәтижесінде іздеу жүйесі Сізге «торвля», «торговый», «торговать» және басқа да осы сөзге ұқсастықтарды көбірек табады.

Сол сияқты, қорда сөздердің көпшілігі қысқартып жазылған болуы мүмкін, сондықтан іздеу өрісіне сөздің толық немесе қысқартылған нұсқаларын да енгізіп көру қажет. Мысалы, егер Сіз «детский дом» деген сөзді ізгене болсаңыз, онда «детдом» деп іздеп көру қажет және керісінше.

Сонымен қатар, қолданушы  мұрағаттық шифрді дәл көрсетсе, онда  ол вертикалды менюдегі «Мұрағаттық шифр» пункті арқылы  нақты қорға, тізімдемеге, іске немесе құжатқа  тез әрі жедел түсу мүмкіндігі бар. Бұл егер пайдаланушы  қандай да бір қормен таныс және оған нақты бір қор, тізімдеме, істің атауын және құжаттың нөмірін немесе  буманың нөмірін анықтауы, қарауы қажет болған жағдайда керек.

Іздеу нәтижелерін көру

Іздеу нәтижесінде табылдған мәліметтерді сол іздеу терезесінде (окно) көре аласыз.

Іздеу нәтижелері текст ретінде көрсетіледі, кейбір мәтіндер кликабельды болуы мүмкін. Мысалы, «Аннотация» немесе «Историческая справка» деген мәтіннен кейін кликабельды файлдардың атаулары болуы мүмкін, оларға басұан кезде нақтырақ мәлімет алуға болады. Кейбір істер мен құжаттардың PDF форматындағы сканерленген көшірмелері болуы мүмкін.

Сайттағы тарихи анықтамалар мен қорларға аңдатпалар сақтау мен басып шығару үшін қолжетімді.

Іздеу нәтижелерін пайдалану

Іздеу нәтижесінде табылған мәліметтерді Сіз бекітілген тәртіптердің сақтай отырып, болашақта оқу залында жұмыс жасау кезінде пайдалана аласыз немес е нақты табылған құжаттың көшірмесін, суырмасын немесе мұрағаттық анықтамасын сұратуыңызға болады.

Ол үшін мәліметтер қорынан шығып, осы сайттың «Басты» бетін ашуыңыз қажет, мұнда вертикалды менюде «Мұрағаттық анықтама алу» және «Оқу залы пайдаланушысына» деген бөлімшелері бар, осында оқу залындағы жұмыс пен анықтама алудың бекітілген тәртіптері  пен ол үшін қандай нысандар толтыру қажет екені толық жазылған. Өзіңізге қажет нысанды толтырып, электронды түрде мұрағаттың электрондық поштасына жіберуіңізге болады.

Егер Сіз барлық қажетті нысандарды дұрыс рәсімделген және онда іздеу жүйесі арқылы өзіңіз сайттан тапқан мәліметтің мұрағаттық шифрі (яғни, қор №, тізімдеме №, істің № және құжаттың №)  дұрыс көрсетілген жағдайда, Сіздің өтінішіңіз өңдеуге қабылданады және заңнамалармен белгіленген мерзімде Сіздің электрондық поштаңызға жауап беріледі.

Іздеу нәтижелерін заңды және жеке тұлғалар тек қана жеке немесе өндірістік қажеттіліктерге байланысты қолдана алады. Іздеу функционалының мүмкіндіктері мен қордағы мәліметтерді коммерциялық және басқа да пайда табу мақсаттарда пайдалануғы тыйым салынады.

Мәліметтер қорындағы ақпаратты жаппай көшіру мен таратуға шектеу қойылады.