Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының оқу залында пайдаланушылардың жұмыс ережелері
Батыс Қазақстан облысы
мемлекеттік архивінің директорының 2023 жылғы
______№6-нқ________бұйрығымен бекітілді
______14 ақпан_____________
Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивтерінің оқу залдарында пайдаланушылардың жұмыс істеу
ТӘРТІБІ
1. Жалпы ережелер
1.Осы «Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивтерінің оқу залдарында пайдаланушылардың жұмыс істеу тәртібі» (одан әрі – тәртіп) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы» № 576 қаулысы, Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 25-бабының 1-тармағына және Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Архивтер мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2000 жылғы 2 қазандағы «Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің оқу залдарында зерттеушілердің жұмыс істеу ережесі» туралы №58 бұйрығына сәйкес дайындалды.
2.Осы тәртіп Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивтерінің оқу залдарында (одан әрі – архивтің оқу залы) пайдаланушыларға архивтік құжаттармен жұмыс істеуге жағдай жасау және оларға қызмет көрсетуді ұйымдастыру мен реттеу мақсатында дайындалды.
3.Осы тәртіпте пайдаланушыларды архивтін оқу залында ресімдеу, архивтік қорлар мен құжаттарға қол жеткізу, архивтік құжаттарды көшірмелеу тәртібі және пайдаланушылардың құқықтары мен міндеттері, олардың тәртіпті бұзғаны үшін жауапкершілігі жөніндегі мәселелер реттеледі.
4.Қазақстан Республикасының "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» заңы, Қазақстан Республикасы Үкіметінің «Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтар қоры жөніндегі Ережесін бекіту туралы» қаулысы мен басқа да нормативтік актілеріне сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық архивтар қорының құжаттары Қазақстан халқының тарихи-мәдени мұрасының бөлінбес бөлігі болып табылады және мемлекет тарапынан қорғалады.
5.Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтер қорының құжаттарын пайдалану қолданыстағы Қазақстан Республикасының заңдары, Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, Қазақстан Республикасының архивтер және құжаттарды басқару саласындағы уәкілетті органдарының нормативтік-құқықтық актілері және осы тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады.
6.Ақпарат дереккөзі ретінде архивтік қор және құжаттар пайдаланушыларға архивтің оқу залы, танысу залы, микрокөшірмелі архивтік құжаттармен, аудиокөрнекі және электронды құжаттармен жұмыс істеу үшін дыбыстық құжаттарды арнайы жабдықтармен тыңдау бөлмелері арқылы беріледі. Архивте арнайы бөлінген бөлме болмаған жағдайда пайдаланушыларға қызмет архивтің жұмыс істеу бөлмесінде архив қызметінің бақылауымен жүзеге асырылады.
Оқу залының жұмысына бақылауды архив басшылығы жүргізеді.
7.Архив пайдаланушыларды осы тәртіппен таныстыруға, ал әрбір пайдаланушы архивтің оқу залында жұмысты бастамас бұрын осы тәртіппен танысуға және оның талаптарын орындауға міндетті.
2. Пайдаланушыларды ресімдеу тәртібі.
8.Архивтің оқу залында жұмыс жасау пайдаланушылардың жеке басын куәландыратын құжат пен архивтердің басшылығы берген жазбаша түрдегі рұқсаты (қарар) негізінде жүзеге асады.
9. Қазақстан Республикасының зерттеушілері архивтің Бұл электронды пошта мекен-жайы спам-боттардан қорғалған. Көру үшін сіздің браузеріңізде JavaScript қосулы тұруы тиіс. сайты арқылы оқырман залында жұмыс жасау үшін электронды онлайн түрінде
( Электронды цифрлық қолтаңбасы немесе жеке @mail.ru почтасы арқылы) тіркелуі қажет. Пайдаланушы электронды оқырман залына тіркелу үшін, толық өзі туралы мәліметтерді көрсетіп, архив директорының рұқсатың алуы тиіс.
10.Архивтің оқу залында қазақстандық пайдаланушылардың архивтік қорлар және құжаттармен жұмыс істеуіне қол жеткізу рұқсаты архив директорының рұқсатымен беріледі. Шетелдік зерттеушілер оқу залында жұмыс істеу үшін Қазақстан Республикасының азаматтарымен тең құқықпен, жіберуші ұйымның ресми хатының негізінде, не жеке басын куәландыратын құжатымен қоса берілген дәлелді құжаттармен бірге өтініші бойынша ресімделеді.
11. Шет ел азаматтары архив директорының рұқсатын өтініш арқылы тіркеліп алған соң, оқу залында Бұл электронды пошта мекен-жайы спам-боттардан қорғалған. Көру үшін сіздің браузеріңізде JavaScript қосулы тұруы тиіс. сайты арқылы электронды онлайн түрінде тіркелуі қажет.
12. Қазақстандық пайдаланушылар архивтің Бұл электронды пошта мекен-жайы спам-боттардан қорғалған. Көру үшін сіздің браузеріңізде JavaScript қосулы тұруы тиіс. сайтында орналасқан «Электронды оқырман залы» арқылы тіркеліп, жұмыстана алады. Электронды оқырман залына тіркелу үшін Зерттеуші өзінің сәйкестендіру деректерің толығымен толтыруы қажет: ЖСН, Тегі, аты-жөні,Туған күні, Жынысы, Азаматтығы, Жұмыс орны, Лауазымы, Білімі, Ғылыми дәрежесі, Ғылыми атағы, Зерттеу тақырыбы, Құжаттарды пайдалану бағыты, Мақсаты, Хронологиялық шеңбері, Нәтижелерді жүзеге асыру нысаны, Телефон, Логин, E-mai, Тұрғылықты мекен-жайы, Өтініш (ресми хат, рұқсат), Ұйымдар хатының сканерленген көшірмесі (ұйым хаты және растайтын құжат) және Генеологиялық тақырыптағы зерттеуге пайдаланушы туысқандықты растайтың құжаттарды салуы қажет етіледі. Бүл жүйеге тіркелу электрондық поштамен ( логин, пароль) және ЭЦҚмен (электронды-цифрлы қолтаңба) жүзеге асады. (№11 қосымша).
13.Мекеменің ғылыми-зерттеу жоспарына сәйкес немесе қызметтік тапсырма орындап жұмыс жүргізіп жүрген пайдаланушылар ұйымдарының атынан ресми хат ұсынады.
Жоғары оқу органдарының студенттері архивтіқ құжаттармен жұмыс жасау қажеттілігі негізделген, оқу орнының ректоры (проректоры) қол қойған ресми хат бойынша ресімделеді.
Ғылыми дәрежесі (атағы) бар отандық пайдаланушылар оның жұмыс орны мен лауазымын (дәрежесін, атағын) дәлелдейтін құжат пен жеке арызы негізінде ресімделеді.
Ғылыми және басқа да жұмыстарды бастамашылық тәртіпте жүргізуші пайдаланушылар тиісті архивке жазған жеке арызы және жеке басын куәландыратын құжат негізінде ресімделеді.
Жеке тұлғаның өтінішінде оның тегі, аты, мүмкіндігінше - әкесінің аты, сонымен қатар пошталық мекен-жайы көрсетілуі қажет және өтініш берушінің қолы қойылуы тиіс. Заңды тұлғаның өтінішінде оның атауы, пошталық мекен-жайы, хаттың шығыс нөмірі, күні көрсетілуі қажет және заңды тұлғаның өкілетті лауазымды тұлғаның қолы қойылуы тиіс. Хатта (өтініште) мүмкіндігінше пайдаланушының тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі (атағы), жұмыс орны, зерттеудің тақырыбы, мақсаты және хронологиялық шеңберлері көрсетіледі.
«Оқу залында жұмыс жасауға пайдаланушыға рұқсат алу жөніндегі мекеменің ресми хатының үлгісі» №1 қосымшада, «Оқу залында жұмыс жасауға пайдаланушыға рұқсат алу жөніндегі арыздың үлгісі» №2 қосымшада келтірілген.
14.Пайдаланушының белгілі бір тақырып бойынша оқу залында жұмыс жасау рұқсаты бір календарлық жылға беріледі және оның жыл сайынғы мерзімі ресми хат (өтініш) негізінде ұзартылады. Зерттеудің тақырыбы өзгерген жағдайда да дәл осылай ресімделеді.
15.Архивтік құжаттар мен қорлардың қолданылуына, зерттеулердің тақырыптамаларына талдау жасау мақсатында пайдаланушылардың жеке істері немесе құжаттары жасақталады.
16.Пайдаланушылардың оқу залында жұмыс жасауға рұқсат беру туралы ресми хаттары мен өтініштері бойынша іс қағаздарын жүргізу тәртібі Қазақстан Республикасының 2020 жылғы 29маусымдағы «Қазақстан Республикасының әкімшілік процестік кодексі» №350-VI Заңымен реттеледі.
Пайдаланушылардың оқу залында жұмыс жасауға рұқсат беру туралы өтініштерін қарау нәтижелері оларға заңнамалармен белгіленген мерзімде жазбаша түрде хабарланады. Егер архивтік құжаттармен жұмысқа рұқсат беруден бас тартылған және/немесе кейінге қалдырылған жағдайда олардың себептері көрсетілуі тиіс.
3. Архивтік қорлар мен құжаттарға пайдаланушыларды қол жеткізу және есеп нысандарын жүргізу тәртібі.
17.Пайдаланушылар архивтің оқу залында келесі сұранымдар бойынша жұмыс жасауға құқылы:
1) белгілі бір жағдайға, тақырыпқа, оқиғаға, дерекке (тақырыптық сұраным) байланысты ақпараттар беру сұранымы. Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі биологиялық сұранымдар болып табылады, ол бойынша белгілі бір тұлғаның өмірін және қызметін зерттеп білуге керекті мәліметтер белгіленеді;
2) туысқандықты белгілеу үшін, бір немесе бірнеше тұлғалардың туысқандық байланысы, отбасының тарихы, тегі (генеологиялық сұраным) үшін керекті ақпарат беру туралы сұраным.
Пайдаланушыларға әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұратулар бойынша архивтің оқу залында жұмыс жасауға рұқсат етілмейді. Оған еңбек өтілін және жалақысын, жасын, отбасы құрамын, білімін, наградаларын, зейнетақы жарналарының аударылуын және әлеуметтік аударылымдарды, берілген ғылыми дәрежелер мен атақтарды, оқыс оқиғаларды, емдеуде болғанын, жер аударуда болғанын, репрессияға ұшырағанын, ақтап шығарылғандығын, әскер бөлімі қызметінде болғанын және құрылғанын, экологиялық апат аймағында тұрғанын, бас бостандығынан айырылу орнында болғандығын растайтын азаматтық жағдайы туралы акт сұратулары жатады.
18.Архив пайдаланушыларға Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ашық түрде ұсынады, сонымен қатар оларға анықтамалық-іздеу құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымын оларды көріп, оқу үшін ақысыз түрде ұсынады.
Қолжетімділік санаттарына қарай архивтік құжаттар ашық және шектеулі қолжетімділік құжаттары болып бөлінеді.
Ашық архивтік құжаттарға Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сонымен қатар меншік иесінің немесе жеке меншіктегі архивтік құжаттардың иесінің өкіміне сәйкес шектеу қойылмаған құжаттар жатады.
19.Шектеулі архивтік құжаттарға мыналар жатады:
1) мемлекеттік құпиялардан немесе Қазақстан Республикасының заңнамасымен қорғалатын құпиялардан тұратын мәліметтер бар архивтік құжаттар;
2)азаматтың жеке және отбасылық құпиясына, жеке өміріне байланысты, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қауіп тудыратын мәліметтер бар архивтік құжаттар. Оған жеке тұлғалар туралы толық медициналық ақпараттар, сот ісінің құжаттамасы, куәгерлердің жауаптары мен дәлелдері, азаматтардың отбасы және сырлас қатынастары, мүлік және қаржыландыру жағдайы және басқа да мәліметтер жатады.
Көрсетілген шектеулер қызметтік тапсырмаларды орындаушы сот, құқық қорғау және тексеру-бақылау органдарының қызметкерлеріне қолданылмайды.
3)архивтік құжаттарды архивқа тапсырған кезде меншік иесінің шартта құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шарттарын белгілеген болса.
Мұндай құжаттарға, деректер базасына және оларды пайдалануға пайдаланушыға рұқсат Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеуді қоса алғанда және архивтік құжаттарды архивқа тапсырған кездегі меншік иесінің немесе қожасының белгілеген шартына орай жүзеге асады.
4)Мелекеттік архив аса құнды құжаттардың физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз болса, архив қызметкерлерінің пайдалануында немесе басқа зерттеушіде болған жағдайда түпнұсқаларын бермеуге құқылы. Осындай жағдайда зерттеушіге сол құжаттардың көшірмесі беріледі.
Пайдаланушылардың осы тармақтың 4-тармақшасында көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы тек ерекше жағдайларда, архив директорының жазбаша рұқсатымен ғана жүзеге асырылады. Пайдаланушыға көрсетілген құжаттардың (пайдалану қорының) көшірмесі немесе аталған құжаттарды қамтитын деректі басылымдар ұсынылады.
20. Архивтік құжаттарды пайдаланудың негізгі нысандары:
1) пайдаланушыларды олардың сұранысына сәйкес, сондай-ақ бастамашылық тәртіппен ақпаратпен қамтамасыз ету;
2) пайдаланушыларға архивтік құжаттарды архивтің оқу залында ұсыну;
3) архивтік құжаттарды көрмеде экспонат үшін ұсыну;
4) архивтік құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;
5)архивтік құжаттарды пайдалана отырып, ақпараттық іс-шаралар өткізу (жұртшылықпен кездесулер, архивке экскурсиялар, презентациялар, ашық есік күндерін, дәрістер, баяндамалар, ауызша журналдар, конференциялар, студенттер мен оқушылар үшін сабақтар және тағы сол сияқты);
6)архивтік құжаттарды жариялау.
21. Архивтік анықтама, архивтік көшірме, архивтік үзінді, архивтік хат, архивтік құжаттардың тақырыптық тізбесі, архивтік құжаттардың көшірмелерін тақырыптық іріктеу, архивтік құжаттардың тақырыптық шолуы пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету жұмысындағы архивтік негізгі құжаттар болып табылады.
22. Архивке келіп түскен сұраныстар мыналарға бөлінеді:
1)тақырыптық сұраныс (белгілі бір проблема, тақырып, оқиға, факт бойынша ақпарат ұсыну туралы сұраныстар (тақырыптық сұраныстар), өмірбаян);
2)генеалогиялық сұраныс (бір немесе бірнеше адамның туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін белгілеу үшін керекті ақпарат беру туралы сұраныс);
3)әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстар (еңбек өтілін және жалақы мөлшерін, жасын, отбасы құрамын, білімін, марапатталуын, зейнетақы жарналарының және әлеуметтік аударылымдардың аударылуын, берілген ғылыми дәрежелер мен атақтарды растау туралы, жазатайым оқиғалар, емдеуде болғаны, жер аударуда болғаны, репрессияға ұшырағаны, ақтап шығарылғандығы, әскери бөлімдерде және құрамдарда қызметте болғаны туралы және экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айыру орнында болғандығы туралы, азаматтық хал актілері туралы сұраныстары).
23. Пайдаланушының сұранысын архив жеке тұлға үшін – тегi, аты, сондай-ақ қалауы бойынша əкесiнiң аты, жеке сəйкестендіру нөмірі, пайдаланушының пошталық және (немесе) электрондық мекенжайы, заңды тұлға үшін – оның атауы, пошталық және (немесе) электрондық мекенжайы, бизнес сәйкестендіру нөмірі көрсетiлген жағдайда қарайды. Сұраныста тақырып (сұрақ), сұратылып отырған ақпараттың хронологиясы көрсетіледі. Сұранысқа жеке тұлға немесе заңды тұлғаның өкілі қол қояды.
24.Архив жеке тұлғаларды қабылдауды жүзеге асырады. Архив директоры жеке тұлғалардың сұранасын қабылдаудың және қараудың ұйымдастырылуына дербес жауапты болады.
25.Мемлекеттік органның, жергілікті атқарушы органның, сот органдарының өз функцияларын орындауға байланысты тақырыптық сұранастырын архив Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес қарастырады. Мұндай сұраныстарды орындау ақысыз негізде жүзеге асырылады.
26. Пайдаланушыларға қызмет көрсету үшін архивтерде оқу залы, танысу залы, архивтік құжаттардың микрокөшірмелерімен, аудиовизуалды және электрондық құжаттармен жұмыс істеу үшін арнайы жабдықтары бар фоноқұжаттарды тыңдау бөлмесі болады. Арнайы бөлінген үй-жай болмаған кезде пайдаланушыларға қызмет көрсету архивтің жұмыс бөлмесінде архив жұмыскерінің бақылауымен жүргізіледі.
27.Пайдаланушылардың архивтің оқу залында архивтік құжаттармен жұмыс істеу тәртібі архив директоры бекітетін пайдаланушылардың оқу залындағы жұмысының регламентімен айқындалады. Архив пайдаланушыларды осы регламентпен қол қойғызу арқылы таныстырады.
28.Пайдаланушы архивтік құжаттарды, техникалық жабдықтарды және архивтің меншігін ұрлаған немесе оған зақым келтірген жағдайларда архив өзі орналасқан жердегі ішкі істер органына тиісті өтінішпен жүгінеді, залалдың орнын толтыруға басқа да шаралар қолданады.
29. Рұқсат шектеулі архивтік құжаттарға аса құнды құжаттардың түпнұсқасы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттар және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар да жатады.
Көрсетілген құжаттарға рұқсат және оларды пайдалану тек ерекше жағдайда, яғни архив басшысының жазбаша рұқсатымен ғана іске асады. Пайдаланушыға аталған құжаттардың (пайдалану қорының) көшірмесі немесе аталған құжаттар бар деректі басылымдар ұсынылады.
30.Оқу залына сақтық көшірмелері бар құжаттардың түпнұсқалары әдетте берілмейді. Олар архив басшысының жазбаша рұқсатымен ғана ерекше жағдайларда беріледі.
31. Қызметтік тапсырмаларды орындау үшін мекеменің ведомстволық (жеке) архивінің қызметкері пайдалануға алған, уақытша пайдалануға немесе оқу залына басқа пайдаланушыға берілген және оларға қатысты қайта қалпына келтіру, цифрлік тасығыштарға көшіру (сандау) және жетілдіруден өткізу жұмыстары жүргізіліп жатқан архивтік құжаттарды архив беруден бас тартуы немесе кейінге қалдыруы мүмкін.
32. Егер пайдаланушы ақпаратты өздігінен іздеу нәтижесінде тапса, ақпаратты пайдалануда шек қоюға немесе шарт қоюға архивтің құқығы жоқ, тек Қазақстан Республикасының заңнамасымен қарастырылған жағдайда немесе ақпарат алмасу бойынша архив пен пайдаланушының арасындағы шартта қарастырылған жағдайда ғана шек қойылады.
33.Архивтің оқу залындағы пайдаланушыларға және жұмыс үй-жайларына архив жұмыскерлеріне қызметтік мақсатта архивтік құжаттар архив қоймасы және құжаттарды цифрландыру бөлімі басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.
34.Архив қоймасынан архивтік құжаттарды берерден бұрын және олар қайтарылған кезде архив қоймасынан архивтік құжаттарды беруді, оларды қайтадан қабылдап алуды, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін парақтап тексеруді архив қоймасының қызметкері жүргізіп, оқырман залына беруді жүргізеді.
35. Оқу залында пайдаланушылар қайтарған архивтік құжаттардың бар жоғын және жай-күйін парақтап тексеруді оқу залының қызметкері оқу залында жүргізеді.
3.Пайдаланушылардың архивтік қорлар мен құжаттармен жұмыс жүргізуі
және есеп нысандарын жүргізу тәртібі.
36.Пайдаланушы әр келген сайын «Оқу залы пайдаланушыларының оқу залына келуін тіркеу журналында» (№3 қосымша) тіркеледі.
Бастапқы келген кезде әр пайдаланушы белгіленген үлгідегі «Оқу залы пайдаланушының сауалнамасын» (№4 қосымша) толтырады, сауалнамада осы тәртіппен танысқандығы туралы қол қояды.
Оқу залы қызметкері пайдаланушының толтырған сауалнамасы мен ресми хаты (өтініші) негізінде «Зерттеушілер» электрондық мәліметтер қорын толтырып, жүргізеді. «Зерттеушілер» электрондық мәліметтер қорының қалыбы әр архивта дербес дайындалады.
37.Пайдаланушының құжаттарды іріктеп алуына және олармен жұмыс істеуіне көмектесу мақсатында белгіленген үлгідегі «Оқу залында пайдаланушыларға берілген және қайтарылған тізімдемелердің есебін жүргізу журналы» арқылы (№5 қосымша) архив құжаттарына қатысты ғылыми-анықтамалық аппарат беріледі, онда: тізімдемелер, тізбелер, каталогтар, іздеу жүйесі арқылы автоматты түрде алынатын ақпараттар (ААІЖ), жолсілтерлер болады және қажет болған жағдайда оқу залының қызметкері архивтін ғылыми-анықтамалық аппаратын қолдану жөнінде түсінік беріп отырады.
38.Анықтамалық-іздестіру құралдарымен жұмыс нәтижесінде пайдаланушылар тиісті үлгідегі «Архивтік құжаттарды, пайдалану қорының, істер тізімдемесінің, құжаттардың көшірмелеріне тапсырыс беру (талап)» нысанын (№6 қосымша) толтырады.
Аталған сұраныс (талап) негізінде архивтік құжаттар «Оқу залында пайдаланушыларға берілген және қайтарылған істердің есебін жүргізу журналында» қол қою арқылы (№7 қосымша) беріледі. Пайдаланушы талап еткен материалдар талап ресімделген уақыттан бастап бір тәулік мерзімінен аспайтын уақыт аралығында архивтін тиісті лауазымды тұлғасы рұқсат бергеннен кейін пайдаланушыға беріледі.
Оқу залы қызметкері пайдаланушының толтырған сұраныстарын (талаптарын) «Зерттеушілер» электрондық мәліметтер қорына енгізіп, берілген істердің есебін электронды түрде де жүргізеді.
39.Пайдаланушыға бір күннін ішінде 3(үш) тізімдеме және 7(жеті) ден 10(он)-ға дейін істер беріледі; басқа қаладан (елді мекеннен) бір айға дейінгі мерзімдегі іссапарға келген пайдаланушыларға 5(бес) тізімдеме және 15(он бес) тен 20(жиырма)-ға дейін істер беріледі.
Пайдаланушыға берілген істер саны барынша 15(он бес) тен, тізімдемелер саны - 6(алты)-дан, ал басқа қаладан (елді мекеннен) бір айға дейінгі мерзімдегі іссапарға келген пайдаланушыларға істер саны 30(отыз)-дан және тізімдемелер саны 8(сегіз)-ден аспауға тиіс.
40.Пайдаланушыларға тек зерттеу тақырыбына қатысты істер бір ай мерзімінен аспайтын уақытқа беріледі, өте құнды құжаттар архив басшылығының арнайы рұқсатымен 1(бір) күннен 5(бес) күнге дейін беріледі. Тізімдемелер және басқа да архивтік анықтамалықтар пайдаланушыға 5(бес) күнге дейінгі мерзімге дейін беріледі. Бір данада және орталықтандырылып сақталатын істер тізімдемелері архив басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен ерекше жағдайларда 1(бір) күннен аспайтын мерзімге ғана беріледі.
Архивтік құжаттармен жұмыс мерзімін оқу залы қызметіне жауапты қызметкер ұзартуға құқылы, бірақ ұзарту мерзімі 2(екі) жұмадан аспауы тиіс.
Егер пайдаланушы бір апта ішінде оқу залына келмеген жағдайда, берілген материалдар архивтің қоймасына қайтарылады, содан кейін қайталап тапсырыс арқылы алынады.
41.Оқу залының қызметкері пайдаланушыға берілген материалдардың қайтарылуын күнделікті бақылап отыруға міндетті.
42.Пайдаланушы соңғы рет істерді тапсырған кезінде оқу залының қызметкері беттердің нөмірленуін, істегі құжаттардың жәй-күйін тексереді.
Егер тапсырылған істерде куәләндырма жазбамен құжаттардың шындық жәйінің айырмашылығы немесе беттерінің бүлінуі және/немесе жетіспеушілігі табылған жағдайда белгіленген нысанда (№8 қосымша) «Оқу залы пайдаланушыға істерді беру (қайтару) барысында анықталған бұзылушылықтар туралы акті» жасалады.
43.Пайдаланушы архивтік құжаттарды, техникалық жабдықтарды және архивтің меншігін ұрлаған немесе оған зақым келтірген жағдайларда архив өзі орналасқан жердегі ішкі істер органына тиісті өтінішпен жүгінеді, залалдың орнын толтыруға басқа да шаралар қолданады.
44.Электронды тіркеліп жұмыстанатын зерттеушілер істі қарауға тапсырыстарды себет көмегімен жинап істер саны барынша 15(он бес) тен, бір айға дейінгі мерзімдегі іссапарға келген пайдаланушыларға істер саны 30(отыз)-дан бір уақытта электронды оқырман залының жеке кабинеті арқылы беріледі. Зерттеуші кабинетіне істерді беру тек зерттеу тақырыбы бойынша, 30күннен аспайтын мерзімге жүзеге асырылады. (№12 Қосымша)0.
4. Архивтік құжаттарды көшірмелеу.
45.Пайдаланушының тапсырысы бойынша әр архив өз техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, архивтік құжаттардың көшірмелерін (фотокөшірмелер, сондай-ақ олардың электронды нұсқалары) дайындауы мүмкін.
46.Көшірмелеуге берілетін тапсырыстың барынша көлемін және оны орындау мерзімін әр архив басшылығы дербес белгілейді.
47.Істі (толық делоны) толығымен көшірмелеуге және ресми тапсырыссыз көшірмелеуге тыйым салынады.
48.Физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын Ұлттық архив қорындағы құжаттардың көшірмелері жасалмайды.
Қол жетімділігі шектелген архивтік құжаттардың (құпия және жарияланбайтын ақпарат бар құжаттар) көшірмелерін жасау белгіленген тәртіппен жүргізіледі.
49.Архивтің оқу залының ақпараттық қамту бойынша қызметінде архивтік құжаттар көшірмелерінен басқа құжат түрлерін дайындау көзделмейді.
50.Оқу залының қызметкері пайдаланушыға архивтік құжаттардың көшірмелерін белгіленген үлгіде толтырған «Оқу залында көшірмелеу-көбейту жұмыстарына тапсырыс» нысаны (№9 қосымша) негізінде архив басшысының рұқсатымен ақысыз түрде дайындайды.
Тапсырысты ресімдеу барысында міндетті түрде құжаттың іздестіру мәліметтері көрсетілуі тиіс.
51.Егер архивта құжаттарды көшірмелейтін тиісті техника болмаған жағдайда архивтік құжаттарды қызығушылық танытқан мекемелер күштерімен көшірмелеу рәсімі архивте немесе басқа мекемелерде архив басшылығының рұқсатымен және архив өкілінің бақылауымен жүзеге асырылуы мүмкін. Фотокөшірмелер мен шағын фильмдердің негативтері архивтің қолдануына ақысыз беріледі.
52.Әдетте архивтік құжаттарды көшірмелеу сақтық көшірмелерден жасалады. Сақтық көшірмелері жоқ өте құнды, теңдессіз құжаттардың және өше бастаған мәтінімен, табиғи зақымдары бар құжаттардың түпнұсқалары тек қана фотокөшірмелеу әдісімен көшірмеленеді.
53.Архив пайдаланушының тапсырмасы бойынша дайындалған архивтік құжаттардың көшірмелеріне әрбір парағының сыртына архивтік шифр және архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің парақтарының нөмірі қойылады.
Архивтік көшірмелердің барлық парақтары бекітіледі және бекітілген жер архивтің елтаңбалық мөрімен және архивтің басшысымен немесе уәкілетті лауазымды тұлғаның қолымен куәландырылады, ал шетелге жіберуге арналған архивтік көшірме архивтің елтаңбалық мөрімен және басшысының қолымен ғана куәландырылады.
54.Құпиясыздандырылған архивтік құжаттардың көшірмесін ресімдеу кезінде көшірменің алғашқы және соңғы парақтарының сырт жақ бетінің оң жақ бұрышына «Құпиясыздандырылған» деген мөртабан басылады. Қажет болған жағдайда мұндай мөртабан құпиясыздандырылған архивтік құжаттың барлық парағының алдыңғы жағына қойылады.
55.Архивтік құжаттардың көшірмелері пайдаланушыға, олардың сенімді тұлғаларына беріледі немесе көрсетілген мекенжай бойынша жай хатпен пошта арқылы жөнелтіледі.
ТМД қатысушы мемлекеттерге жіберуге арналған архивтік көшірмені архив тікелей өтініш берушінің мекенжайына жолдайды.
ТМД елдерінің қатысушысы болып табылмайтын мемлекетке жіберуге арналған архивтық көшірмені сұраныммен бірге (сауалнама, жеке өтініш және тағы басқа) архив уәкілетті органға немесе тиісті жергілікті атқарушы органға белгіленген тәртіппен жөнелтеді.
56.Азамат жеке өзі немесе оның сенімді тұлғасы архивқа өтініш білдірген жағдайда архивтік көшірме төлқұжатын немесе өзге де куәландыратын құжатты көрсеткен кезде оған қолхат арқылы беріледі; сенімді тұлғаға – белгіленген тәртіппен ресімделген сенімхат арқылы беріледі.
57.Көшірмелеу-көбейту жұмыстарына тапсырыстарды есепке алу тиісті «Оқу залында архивтің құжаттардың көшірмелеу-көбейту жұмыстарына тапсырыстың есебін жүргізу журналында» (№10 қосымша) жүргізіледі және архивтік көшірмені алушы аталған журналға қол қояды.
58.Пайдаланушының тапсырысы бойынша дайындалған архивтік құжаттың көшірмелерінде архив архивтік шифрді және архивтік құжаттардың сақтау бірліктері парақтарының нөмірлерін қояды.
59.Архивтік құжаттардың көшірмелері пайдаланушыларға, олардың сенім білдірілген адамдарына беріледі немесе көрсетілген мекенжайлар бойынша жіберіледі.
60.Көшірме жасауға тапсырыстарды есепке алу қағаз жеткізгіште немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.
5. Пайдаланушылардың құқықтары мен міндеттері.
61.Пайдаланушы оқу залында жұмыс барысында келесілерге құқылы:
1)Оқу залының жұмыс тәртібі, архивтың оқу залы арқылы көрсететін қызметтері, оларды ұсыну тәртібі мен шарттары туралы ақпарат алуға;
2)Ғылыми-анықтамалық аппаратқа, іздестірудің автоматтандырылған архивтік жүйелеріне жүгінуге;
4)Зерттеу тақырыбы бойынша құжаттарды беруден бас тартудың (кейінге қалдырудың) себептері, беруге және көшірмелеуге қойылатын шектеулер, сонымен қатар олардың ұзарту мерзімі туралы ақпаратты (соның ішінде жазбаша түрде) алуға;
5)Зерттеу тақырыбы бойынша архивтік құжаттардан суырмалар жасауға;
6)Техникалық мүмкіндіктер болған жағдайда архив басшылығының арнайы рұқсатымен өз техникалық құралдарын пайдалануға (ноутбук, планшет, магнитофон, диктофон, фотоаппарат, бейнекамера, ұялы телефон және т.б.) немесе архивтің техникалық құралдарын жалдауға. Техникалық құралдарды пайдалануға рұқсат ол басқа пайдаланушылардың жұмысына кедергі болмаған жағдайда беріледі.
7)Архив басшысының рұқсатымен оқу залына машинкалы және басылған мәтінді, ғылыми жұмыстың гранкаларын кіргізуге. Пайдаланушылардың қол жазбалары рұқсатнамасыз шығарылады.
8)Аудармашы шақыруға (тартуға).
62. Пайдаланушы оқу залында мыналарды орындауға міндетті:
1)осы тәртіптің талаптарын орындауға;
2)пайдаланушының жеке басын куәләндыратын құжат пен оқу залында жұмыс жасауға архив басшысының рұқсатын ұсынуға;
3)әр келген сайын келушілерді есепке алу журналында тіркелуге;
4)архив басшылығының арнайы рұқсатынсыз портфель, сөмке, қаптар және баспалы материалдар, техникалық құралдар (ноутбук, планшет, магнитофон, диктофон, фотоаппарат, бейнекамера, фотоаппарат пен бейнекамера функцияларымен жабдықталған ұялы телефон, сканер, көшірмелеу техникасы және т.б.) кіргізбеуге;
5)құжаттар мен істерді алған кезде олардың жәй-күйін тексеруге, олардың алғаны және тапсырғаны жөнінде арнайы журналдарға қол қоюға. Құжаттар мен істердің парақтары жетіспейтінін немесе бүлінгенін анықтаған жағдайда оқу залының қызметкеріне хабарлауға;
6)жұмыс барысында құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге: оларды оқу залынан шығармауға, басқа тұлғаларға бермеуге, құжаттарда белгілер мен қолтаңбалар жасамауға, ұштарын қайтармауға, парақтарды аударған кезде оларды суламауға, үстел үстінде істерді ашық түрінде қалдырмауға, тіке күн сәулесінің түсуіне жол бермеуге, бір істің беттерін басқаға ауыстырмауға, бір қатар құжаттарды және құжаттың құрылымдық бөлімшесін алып тастамауға (сызбалар, фотосуреттер, маркалар және т.б.), сүргіш, балауыз және басқа да мөрлерден, мөртабандардан көшірмелер жасамауға, шағын үлдірді қайырмауға, архивтік құжаттардың үстіне қойылған қағаздың парақтарына жазбауға;
7) істердегі құжаттарды пайдалану парақтарын толтыруға;
8)аппаратурамен жұмыс барысында қаупсіздік техникасы ережелерін сақтауға;
9)архивтік құжаттарды ғылыми еңбектер мен жарияланымдарда пайдаланғанда архивтің атауын, қор, тізімдемелердің, істердің және беттердің рет сандарын көрсетуге;
10)архивтік құжаттардың мазмұндарын бұқаралық ақпарат құралдары мен ғылыми жарияланымдарда әділ жариялауға;
11)архивтік құжаттарды пайдаланып жарияланым дайындаған пайдаланушы мүмкіндігінше архивтың оқу залына басылымның библиографиялық анықтамасын немесе бір данасын ұсынуға.
6. Ережелерді бұзғаны үшін жауапкершілік.
63.Архивтің оқу залында осы тәртіпті бұзған пайдаланушы оқу залында жұмыспен айналысу құқығынан уақытша айырылады және оларға архивтік құжаттардың көшірмелері берілмейді. Тиісті шешімді архив басшылығы оқу залы қызметіне жауапты қызметкердің қызметтік хаты негізінде қабылдап, міндетті түрде пайдаланушыны архивке жолдаған ұйымға, оның қызмет (оқу) орнына және/немесе жеке өзіне хабарлайды.
64.Ұлттық архив қорына келтірілген залал Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес өтелуге тиіс.
Пайдаланушы архивтік құжаттарды, техникалық жабдықтарды және архивтің меншігін ұрлаған немесе оған зақым келтірген жағдайда архивтін орналасу жері бойынша ішкі істер органына тиісті өтініш түсіреді, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес залалдың орнын толтыруға басқа да шаралар қолданады.
7. Жұмыс регламенті.
65.Әр архив пайдаланушыларға қызмет көрсетудің нақты мүмкіндіктеріне орай оқу залының жұмыс регламентін, пайдаланушылардың келу кезектілігін және келу күндері мен уақытын дербес белгілейді.
66.Пайдаланушылардың архивтің оқу залында архивтік құжаттармен жұмыс істеу тәртібі архив басшысы бекітетін пайдаланушылардың оқу залындағы жұмысының регламентімен айқындалады. Архив пайдаланушыларды осы регламентпен қол қойғызу арқылы таныстырады
Үлгілерін көрсетілген сілтеме бойынша ала аласыздар: Қазақ тілінде
