Орал өңіріндегі мемлекеттік архив қорының қалыптасу үрдісі азамат соғысының салдарынан пайда болған күрделі кезеңдерден өткен болатын. 1917 жылдың қазанына дейін өлкенің тарихымен байланысты құжаттардың басым бөлігі Мәскеу, Орынбор, Алматы, Астрахань, Петербор сияқты қалалардың ведомстволық архивтерінде жинақталып сақталды. Көптеген көлемдегі құжаттардың өртелуі, жоғалуы және ұрлануы орын алған болатын.
1918 жылдың 1 маусымында В.И. Ленин қол қойған «Архив ісінің қайта ұйымдастырылуы және орталықтандырылуы туралы» РКФСР Халықтық кеңес комитетінің декретін орындау мақсатында жергілікті органдар төңкеріске дейінгі кезеңдегі құжаттарды іздеп табу, топтастыру, оларды бірыңғай тәртіпке келтіру жұмыстарын қолға алды. Сөйтіп, XX ғасырдың 1920-жылдарынан бастап архив саласының құрылуы басталады.
Орал губерниялық атқару комитетінің Президиумы 1923 жылдың 15 мамырында өз бөлімі құқығындағы жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын губерниялық архив бюросын ұйымдастыру жөнінде шешім қабылдайды. Облыстық архив қорының реестрі Орал губерниялық статистикалық бюросының қорынан бастап ашылады, алғашқы түсілімі 15 сақталу бірлігін құраған болатын. Сондай-ақ жергілікті денсаулық сақтау губерниялық бөлімі, губерниялық атқару комитеті, губерниялық азық-түлік комитеті т.с.с. құжаттарды тапсырды. 1924 жылдың аяғына қарай архивте 53 қор, шамамен 15270 сақталу бірлігі болды. 1925 жылғы 24 қыркүйектегі Президиум отырысында 24.09.1925ж. Орал атқару комитетінде архивші лауазымының штаттық бірлігін енгізу жөнінде шешім қабылданды.
1926 жылдың 1 қаңтарынан бастап Бөкей уездік архиві жұмыс жасауын бастады. Айта кететін жайт, Бөкей Орда территориясында Қазақстанның алғашқы архиві пайда болған болатын. Хан Ордасы архивінің есебі 1784 жылдан бастап жүргізіле бастады. ҚазОрталықАрхиві уәкілетшісі Н.Я.Болотниковтың 1927 жылдың 10 наурыздағы қызметтік хаты негізінде аталған құжаттар алынып, Орталық архивке жіберілген болатын.
Облыстың әкімшілік-аумақтық бөлінісін жетілдіруге қатысты мемлекеттік архив қызметінің аталуы өзгерді. Губерниялық архив бюросы 1928 жылдың 15 тамызынан бастап округтікке алмастырылса, 1930 жылдың 1 қаңтарынан бастап ауданаралық архив деп атала бастады. Ал, 1932 жылдың 1 сәуірінен облыстық бөліністі енгізуге байланысты облыстық архив бюросы деп аталды. Осы уақытта архив бойынша 412 қор, 108667 сақталу бірлігі, 87 газет кешені болып, штат бойынша 5 адамды құрады.
ҚазКСР Жоғарғы Кеңес Президиумының 1938 жылғы 14 мамырдағы жарлығына сәйкес архив қызметінің органдары республиканың Ішкі істер халық комиссариаты (ІІХК) қарауына берілді. Нәтижесінде келесі құрылымдық өзгерістер орын алды: облыстық архив басқармасы негізінде Батыс Қазақстан облысы бойынша Ішкі істер халық комиссариаты басқармасының архивтік бөлімшесі мен Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві құрылды. 1940 жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша архивте 627 қор, 112029 сақталу бірлігі болып, штатта 8 адамды құрады.
1942 жылдың бірінші жартысында Батыс Қазақстан облысы архивінің құрамынан өз алдына дербес мекеме ретінде Гурьев архиві бөлінді. Ол архивке 104 қор, 6219 сақталу бірлігі беріліп, облыстық архивте 567 қор, 95988 сақталу бірлігі қалды.
1953 жылдан бастап Батыс Қазақстан облысы архивінен қайтадан архив құжаттары алынып, Мәскеу, Алматы архивіне берілді. Негізінен, әскери бөлім мен әскери аурухананың құжаттары және революцияға дейінгі бірқатарлар қорлар. 1959 жылдың 1 қаңтарындағы жағдайы бойынша 890 қор, 114108 сақталу бірлігі, 119 газет кешені болды.
1960 жылы түбірлі қайта құру орын алды. Батыс Қазақстан облыстық еңбекшілер депутаттары Кеңесі атқару комитетінің 1960 жылғы 15 қыркүйектегі №476 шешімі негізінде және ҚазКСР министрлер Кеңесінің 1960 жылғы 17 маусымдағы №547 қаулысына сәйкес Ішкі істер басқармасының архив бөлімі Облыстық кеңестің атқару комитеті жанындағы архив бөлімі ретінде қайта құрылып, оған аудандық архивтермен қатар облыстық архивтің да штаты беріледі. Сол кезде облыстық архивтің штатында 11 адам қызмет атқарған.
Архив ісін одан әрі жетілдіру, орталықтандырылған сақтауды, есепті, толықтыруды және құжаттарды кеңінен пайдалануды қамту мақсатында 1963 жылдың 21 мамарында ҚазКСР кеңес министрлігінің №409 қаулысына сәйкес Жәнібек, Казталов, Фурман аудандарын қамтамасыз ететін Фурман филиалы құрылды. Қаз КСР министрлер кеңесінің 1966 жылғы 11 қаңтардағы №22 қаулысы бойынша Жымпиты, Қаратөбе, Тайпақ аудандарын қамтамасыз ететін Жымпиты филиалы құрылды.
1966 жылдың наурызынан бастап облыстық мемлекеттік архив жанынан құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу үшін шаруашылық-есеп тобы құрылып, ол топ 1998 жылға дейін қызмет жасады.
Қазақстан Компартиясының облыстық, қалалық және аудандық комитетінің жойылуына байланысты 1991 жылдың 27 қарашасындағы облыстық еңбекшілер депутаттары кеңесі атқарушы комитетінің №357 шешіміне сәйкес бұрынғы партиялық архивтің ғимараты облыстық архивке берілген болатын. Мемлекеттік архивтің құрамына орал өңірінің партиялық және комсомол ұйымдарының құжаттары енді. 1992 жылдың 1 қаңтарындағы жағдайы бойынша облыстық мемлекеттік архивте 39 адам қызмет жасаған.
Сонымен қатар, тәуелсіздік алынған соң 1992 жылдың ақпанынан бастап облыстық архив бөлімі облыстық еңбекшілер депутаттары кеңесі атқарушы комитетінің орнына пайда болған облыс әкімдігінің қарауына берілді.
1995-1997 жылдары өткен жергілікті басқаруды қайта құру мен оңтайландыруға байланысты облыстық мемлекеттік архив облыстық әкімшіліктен облыстық мұрағаттар және құжаттама басқармасының, одан әрі – облыстық мұрағаттық бөлімнің қарауына берілген, ал Батыс Қазақстан облысы әкімінің 1997 жылғы 7 ақпандағы №35 шешіміне сәйкес облыстық мұрағаттық бөлімнің жабылуына байланысты оның қызметтері мен мүліктер және істерді басқару өкілеттіктері облыстық мемлекеттік архивке тапсырылып, 2000 жылдың маусымына дейін атқарды.
Батыс Қазақстан облысы әкімінің 2000 жылғы 5 маусымдағы №92 шешімімен облыстық мұрағаттар және құжаттама басқармасы қайта құрылып, облыстық мемлекеттік мұрағат оның орталықтандырылған басқаруына беріледі.
2012 жылы Батыс Қазахстан облысы әкімдігінің 2012 жылғы 25 мамырдағы №111 қаулысымен Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі мүлкін дербес басқару құқығымен құрылды.
2013 жылғы 10 желтоқсандағы Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің «Батыс Қазақстан облысының мәдениет, архивтер және құжаттама саласындағы мемлекеттік коммуналдық қазыналық кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелердің атауын өзгерту туралы» №265 қаулысымен Батыс Қазақстан облысы архивтер және құжаттама басқармасының «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві» мемлекеттік мекемесі Батыс Қазақстан облысының мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі болып қайта құрылды.
2018 жылғы 2013 жылғы 10 желтоқсандағы Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің №137 қаулысымен «БҚО ақпараттандыру, мемлекеттік көрсетілетін қызметтер және архивтер басқармасының БҚО мемлекеттік архиві» КММ-сі болып қайта құрылды.
2022 жылғы 08 шілдедегі Батыс Қазақстан облысы әкімдігінің №132 қаулысымен «Батыс Қазақстан облысының мәдениет, тілдерді дамыту және архив ісі басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі болып қайта құрылды.
Күні бүгін Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивінің құрылымында келесі құрылымдық бөлімшелер бар – ол мемлекеттік қызмет көрсету бөлімі, құжаттарды пайдалану және ғылыми-анықтамалық аппарат бөлімі, ведомстволық архивтермен жұмыс бөлімі, архив қоймасы және құжаттарды цифрлау бөлімі. Архивтің штаты филиалдармен қоса 45 адамды құрайды.
2023 жылдың 1 шілдедегі жағдайы бойынша Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде 2386 қор және 674599 сақтау бірлігі бар.
