Мұрағаттың веб-сайтындағы электронды қорлар каталогы

Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының
веб-сайтындағы  автоматтандырылған іздестіру функциясы бар
электрондық қор каталогы

        (Мақала "Құжат айналымы мәселелері" журналының 2015 жылғы №1(61) нөмірінде жарияланды)

 

2013 жылдың  қаңтар айында Қазақстан Республикасы  Президентінің  №464 Жарлығымен «Ақпаратты  Қазақстан -2020» мемлекеттік бағдарламасы бекітілді (бұдан әрі- бағдарлама).

Бағдарлама  мемлекеттің  инновациялық және ақпараттық  саясатын жетілуіне бағытталған  маңызды құжаттардың бірі  және  бұған  дейін  қабылданған Қазақстан Республикасын үдемелі индустриялық-инновациялық дамыту жөніндегі 2010 - 2014 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы мен Қазақстан Республикасында ақпараттық және коммуникациялық технологияларды дамыту жөніндегі 2010 - 2014 жылдарға арналған бағдарлама секілді мемлекеттік ауқымды  жобаларының логикалық жалғасы болып табылды.

Бағдарлама ақпараттық қоғамға көшу үшін жағдай туғызуға апаратын жетекші  рөл атқарады. Бағдарламаның  міндеттерінің бірі құжаттарды ақпараттық іздестіру жұмысымен бірге Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының автоматтандырылған есебінің бірыңғай желісін қалыптастыруға және электрондық мұрағаттардың Бірыңғай жүйесін жасақтауға ұсыныстар жинақтау арқылы мұрағат мекемелерінің нысандары мен материалдарына  азаматтардың қолжеткізуін кеңейту болып табылады, бұл орайда бағдарламаға ақпараттық қоғамға көшу үшін жағдай жасауда жетекші орын бөлінеді.

Сонымен бірге, бағдарламада мемлекеттік  ғаламтор - ресуртарының  (веб-сайттар мен порталдар) ақпараттық және қолданбалы сервистардың сапасын арттыруға бағытталу қажеттілігі аталып көрсетілген.

2013 жылдан бастап облыстық мемлекеттік мұрағатта алға қойылған мақсатқа  жету үшін жүйелік жұмыс жүргізілуде.

Бастапқы да  Access форматында  мұрағаттың  ғылыми- анықтамалық  аппаратын электронды форматқа  аудару үшін «Электронды мұрағат» мәліметтер  қорының қалыбы дайындалып, соңғы екі жылдан бері  оны  толықтыру жұмыстары жүруде. Аталған қор мұрағат қызметкерлері мен оқу залының  пайдаланушыларына қолдануға ұсынылып тиімді пайдаланып келеді. Сонымен қатар, мұрағаттың жеке веб-сайтын құру жұмыстары да қолға алынды.

Алайда, бағадарламада  көзделгендей, ғаламтор ресурстарының сапасын жақсарту  үшін, сонымен қатар,  азаматтардың ретроспективті ашық мұрағаттық ақпаратқа  кеңінен қол жеткізу мүмкіндіктерін қамтамасыз ету мақсатында келешекте  құрылған қорды тек қызметтік мақсатта қолданып қана қоймай, біздің  қызметтерімізді пайдаланушылар үшін Ғаламторда мұрағаттың веб-сайтында жариялауды шештік.

Осы бағыттағы ресей  мұрағаттары веб-сайттарының  тәжірибесін танып біле отырып,   ұқсас жобаларды жүйелеу  мен жинақтау жүргізілді және веб-ортада  мұрағаттың веб-сайтында автоматтандырылған іздестіру функциясы бар электронды қор каталогын құруға техникалық тапсырма даярланды.

Бүгінгі күні біз жұмысымыздың бірінші нәтижелерін көрсете аламыз – 2014 жылдың шілде айынан бастап www.muragat-bko.gov.kz доменді атымен мұрағаттың веб-сайты өз жұмысын  бастады, сайтта біз автоматтандырылған іздестіру функциясымен жабдықталған электрондық қорлардың каталогын құру идеясын жүзеге асыра алдық.

Жоба  веб-сайттың  «Мәліметтер қорлары» горизонталды менюге кіргендегі контекстті бөлігіндегі вертикалды менюдің «Қорлар каталогы» деген пунктінде орналасқан. Каталогтың құрылымы егер пайдаланушы мұрағаттың оқу залында іздеу жұмыстарын өткізген кезде қандай әрекеттер жасаса дәл сол бағытта осы электронды каталогтан қажет ақпаратын іздеп табатын қадамдар жасайтындай етіп құрылған. Яғни, «Қорлар тізімі» - «Тізімдемелер тізілімі» - «Істер тізімдемесі» - «Істердің ішкі тізімдемесі». Сөйтіп, біз  біртіндеп  қордан тізімдемеге, тізімдемеден істерге, істен құжаттарға  тереңдей түсеміз.

Бастамасында каталогқа кіру кезінде  мұрағат қорларының тізімі көрінеді (1 сурет).

Қорларды нөмірлері бойынша, қор атауларын әліби бойынша айыру мүмкіндігі бар. Ол үшін «Қор№», «Қор атаулары» кестелерінің басын басса жетеді. Каталогты беттері бойынша «жүгіртпе» көмегімен тез парақтауға және ауыстыруға мүмкіндік бар. Сіз қорлар тізімінде  қор нөмірін, қор құрастырушы- ұйымның атауын, қор бойынша нақты сақтау бірлігінің санын және  қордағы құжаттардың бастапқы – соңғы уақыттарын көре аласыз. Барлық қор атаулары кликабельді, оның үстіне басқан кезде  келесі  қор ішіндегі тізімдемелер тізілімі деңгейі ашылады (2 сурет).

Келесі салыным деңгейінің тақырыбында пайдаланушы таңдаған қордың нөмірі, атауы, қорға қатысты  рубрикасы, қай қатарға жататындығы, қордағы құжаттардың бастапқы-соңғы уақыттары, сақтау бірліктерінің саны, сонымен қатар, қор құжаттарының мұрағатқа алғашқы түскен күні салынған. Осында аннотация, тарихи анықтама  және қор бойынша тізімдемелер бейнеленген. Қор тізімдемелері  тізімдеме нөмірі, істің бастапқы – соңғы мерзімдері және тізімдеме ішіндегі сақтау бірліктерінің санын көрсетуден тұрады. Барлық тізімделер атауы  топтастырылған, оған басқан кезде  келесі - әр тізімдеме ішіндегі істер тізімі деңгейіне көшіледі (3 сурет).

Таңдалған тізімдеме басында таңдалған тізімдеме нөмірі, таңдалған тізімдемеге қатысты қор нөмірі, тізімдеме ішіндегі құжаттың мерзімі және сақтау бірлігінің саны көрсету қаралған. Бұл жерде «Сканерленген тізімдеме көшірмесін көрсету» жазу бар. Жазуға басу арқылы  сканерленген іс тізімдемесін көруге болады. Бұл қағаз түріндегі тізімдеме мен қордағы мағлұматтардың бір біріне сәйкестігін анықтау үшін қажет.

Тізімдеме ішіндегі істер тізбесі деңгейі  аталмыш тізімдеме бойынша  істер атауының толық тізімін береді. Қолданушы таңдаған іс нақты қай бөлімге қатысты екенін, істің нөмірін, істер номенклатурасы бойынша істің индексін, істің тақырыбын және  істегі құжаттардың алғашқы және соңғы мерзімдерін көре алады. Тізімдеме ішіндегі  істер атауының барлығы кликабельді, оларды басқан кезде жаңа  деңгей - іс ішіндегі құжаттар деңгейі ашылады (4 сурет).

Келесі деңгей таңдаулы істің нөмірін, тізімдеме нөмірі  мен  қор нөмірін бейнелейді.

Контекстті бөлігінің ішінде істің тақырыбы, істің нөмірі, істің индексі, бума нөмірі, тізімдеме бөлігі, істегі алғаш және соң тұрғызылған құжаттардың уақыты және  осы іс бойынша қорға енгізілген құжаттардың саны бар болады.

Сонымен бірге, төменде  құжаттың нөмірі мен күні, құжаттың түрі, сипаты, құжаттың қысқаша мазмұны және істегі құжаттың парақ нөмірі көрсетілген істің ішіндегі құжаттардың тізімі келтірілген.

Сөйтіп, электронды қор каталогы қағаз тасығыштағы мұрағаттық ақпаратты іздестіру механизмін дәл ме дәл іске асырады.

Бұдан басқа да, жоғары да айтылғандай, қор каталогы автоматтандырылған іздестіру  функциясымен жабдықталған. Үлкен  көлемдегі құжаттардың арасынан  қажетті ақпаратты табу қандай қиындықтар туғызатыны бәрімізге мәлім және  іздестіру жүйесі сияқты  құралдардың болуы  аталған  үрдісті жеңілдететіні де белгілі. Шын мәнінде  электронды мәліметтер қорлары сол үшін қалыптастырылады. Күні бүгін осындай жүйелер қоғамның өмірінде кеңінен таралған, біз оларсыз өзіміздің күн сайынғы тіршілігімізді де елестете алмайтын деңгейге жеттік. Оларға  GoogIe,Yahoo сияқты  алыптар және басқалары жатады.

Біздің веб-сайтымызда да осындай  іздестіру жүйесі қарастырылған, тек ол пайдаланушыға  сайттағы орналасқан нақты «Электронды мұрағат» қорынан анық ақпаратты іздеуге көмек  етеді. Ол пайдаланушыға нақты ақпарат іздеп табуға шексіз мүмкіндік береді, яғни іздеу жүйесіне қандай да бір нақты сөз немесе фамилияны теріп іздеуге бұйрық берсе, іздеу жүйесі оған сол мәліметтің мұрағатта бар-жоғы және қандай қор, тізімдеме және істе бар екендігі туралы жауабын автоматты түрде беретін болады. Іздеудің параметрлерінің де көлемі кең - пайдаланушы  қажетті ақпаратты мұрағаттық шифр, нақты сөз немесе оқиға мен құжаттың жылы, айы, күні бойынша іздей алады.

Аталған жүйе вертикалды менюдегі «Кеңейтілген іздеу» пунктінде іске асырылған, ол үшін  арнайы іздеу критерийлері мен ізделіп отырған сөзді немесе санды енгізу өрісі (поле) қарастырылған (5 сурет). Жұлдызшаны  қажетті критерийге қою арқылы  іздестіру жүйесіне  керекті ақпаратты табуға нұсқау беріледі.

Біріншіден,  қорлардың атаулары, тізімдемелердің бөлімі, істердің тақырыбы, құжаттың қысқаша мазмұны,  құжаттың авторы мен құжаттың жасалған орны бойынша іздестіру қарастырылған.                                                                                   

Екіншіден, қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, құжат нөмірі бойынша іздестіру қарастырылған.

Үшіншіден, қордың, тізімдеменің және істердің уақытаралық шеңберліктерінен нақты бір жылы құрылған мәліметті іздестіру қарастырылған.

Ізделіп отырған сөзді (санды) енгізіп және қажетті іздеу параметрін таңдағаннан кейін, «Іздеу»-ге басу қажет, сонда жүйе  мәліметтер қорындағы сәйкестіктердің санын көрсетеді.

Іздестіріліп табылған деректер тізім түрінде көрсетіледі және түрлі түспен боялып ерекшеленеді. Сонымен қатар, беріліп отырған параметрлердің қайсысында және қаншама сәйкессіздіктер табылғаны туралы нақты жазылатын болады. Іздеу нәтижесінде әрбір табылған құжаттың мұрағаттық шифрі көрсетіледі (қор нөмірі, тізімдеменің нөмірі, істің нөмірі).

Тізімде табылған нәтижелердің барлығы кликабельді және олар бойынша тереңдетіп, нәтижені одан әрі қарауға болады. Бұл ретте реквизиттерді көрсету жоғарыда сипатталған қорлардың  каталогына сәйкес болады.

Сонымен қатар, қолданушы  мұрағаттық шифрді дәл көрсетсе, онда  ол вертикалды менюдегі «Мұрағаттық шифр» пункті арқылы  нақты қорға, тізімдемеге, іске немесе құжатқа  тез әрі жедел түсу мүмкіндігі бар. Бұл егер пайдаланушы  қандай да бір қормен таныс және оған нақты бір қор, тізімдеме, істің атауын және құжаттың нөмірін немесе  буманың нөмірін анықтауы, қарауы қажет болған жағдайда керек.

Осылайша, пайдаланушы үйден шықпай-ақ өз компьютерінен қажетті  мұрағаттық ақпаратты іздей алады.

Мұрағаттың веб-сайтында осындай каталогтың болғаны мұрағаттық  ақпаратты пайдаланушыларына көптеген  артықшылық  беретіндігі сөзсіз. Қорлардың  электронды каталогы, әсіресе  автоматтандырылған іздестіру функциясы ақпаратты іздестіру және  уақытты үнемдеу  мүмкіндігін  ұсына алады. Іздестіру мүмкіндігі  қолмен қағаз жүзіндегі іздестіруден  әлдеқайда  ауқымды және сапалы.

Каталог  қашан да болса мұрағатқа құжаттарын  сақтауға тапсырған ұйымдар (қорлар) туралы 100 %  мәліметтен, қорлар бойынша тізімдемелер туралы 100 %   мәліметтен, осы қорларда сақтаулы  істер, газет, журналдар және кітап атаулары туралы 30 % мәліметтен, сонымен қатар, кейбір істердің ішіндегі құжаттардың атаулары жөнінде мәліметтен құралады. Сайттағы мәліметтер көзі  уақыт өткен сайын толыға түседі. Ол үшін арнайы қосалқы  конвертатор бағдарламасының көмегімен  каталогтағы мәліметтерді тоқсан  сайын толықтыру қарастырылған.

Болашақта бұл тарауға барлық алты мәліметтер қорларын – электронды мұрағат, марапаттау, нотариалды қызмет, зерттеушілер, метрикалық кітаптар және сақтау мерзімдері көрсетілген істердің тізбесін орналастыру жоспарлануда. Әр мәліметтер базасына  автоматтандырылған іздестіру функциясын енгізу  көзделуде.

Сайттың тағы да бір артықшылығы, ол «Шығарылымдар және басылымдар» модуліне орналастырылған электронды кітапхана (6 сурет). Мұнда мұрағат кітапханасындағы басылымдар тізбесі мен олардың кейбіреулерінің сканирленген бейне-файлдары  (флеш-бук) бар. Басылымдар  әртүрлі уақытта аудандық және облыстық мұрағат  материалдары бойынша облыстың өлкетанушылары мен тарихшыларымен  дайындалған, оқырмандар сұраныстары көп. Басылым тізімі басылымның суретті бейнесінен және оған қысқаша аннотациядан тұрады, кликабельді, яғни суретті бейнесіне басқан кезде жаңа терезеде басылымның  сканерленген бейнесі (флеш-бук) ашылады. Басылым пайдаланушыларға парақталатын кітап түрінде көрінеді (7,8 сурет).

Мұнда «Атаулы күндер күнтізбелері», «Азалы кітап», «Зерде кітаптары» енгізілген, метрикалық кітаптар мен газеттер орналастырылуда. Байқап көру үшін  №237 қордан №2 тізімдемеден №97-ші бір метрикалық кітап және 1919 жылғы «Яицкая правда» газетінің бір түптемесі орналастырылды. Алдағы уақытта мұрағаттағы барлық  метрикалық кітаптар мен газеттерді сайтқа толығымен жариялау көзделуде.

Басылым тек оқуға ғана арналған, көшіру және тираждау мүмкін  емес, яғни мұрағатттың  оқу залының жұмыс қағидаттары сақталған.

Сайтта дәстүрлі анықтамалық мағлұматтар да кеңінен ұсынылған. Мұнда мұрағаттың  құрылу  тарихы, міндеттері мен құрылымы  және   штаттық  саны, ағымдағы  қызметі  мен жұмыс  жоспарлары  туралы ақпараттар орналасқан, біртіндеп марапатталғандардың тізімі мен нотариалдық іс-әрекеттердің тізімін жариялаудамыз. Сонымен қатар, сайтқа жеке тектік құжаттар қорлары бойынша шолу, жеке құрам жөніндегі анықтамалық, номенклатурлы қызметкерлер туралы кітап және басқа да көптеген анықтамалықтар енгізілді, серіктестік сайттарға сілтемелерден тұратын баннерлер жолы және т.б. пайдалы функциялары бар. Бұл мәліметтер сайттың барлық қолданушыларына, оқушыларға, студенттерге, ғалымдарға, зейнеткерлерге  және шежіре  үйренушілерге, өмірбаяндық  зерттеу жүргізушілерге  тиімді әрі қызықты.

Мұрағатшыларға  мәліметтер қорларының электронды үлгісі, сонымен бірге мұрағат ісі, іс жүргізу мен мұрағаттық үрдісті ақпараттандыру мәселелері жөніндегі облыстық мұрағат  қызметкерлерінің ғылыми-әдістемелік жасақталымдары, бланкілер үлгісі мен заңнамалық қор  қызықты болады.

Сонымен қатар,  мұрағат сайтында  вертикалды менюде тақырыптық  топтама қарастырылған. Мұнда сайттағы барлық ақпараттар тақырыптары бойынша топтастырылып, нақты пайдаланушыларға, зерттеушілерге, іс жүргізушілерге, сонымен қатар, мұрағаттық анықтама сұраушылар мен бос орындарға үміткерлер өздеріне қажетті тарауға тікелей шыға алады.

Сол сияқты, пайдаланушылар сайтта өздерін қызықтырған  сұрақтарын қойып жауаптарын алады және  ең  соңғы  мұрағат  жаңалықтарын  білуге мүмкіндіктері болады.

Веб-сайттың құрылымы мен мазмұнына шолуды қорытындылай келе айта кететін жайт, Қазақстан аймағында  өз сайттары бар мұрағаттар сирек, ал Ғаламтордағы мұрағаттар сайттарының көбінің  электронды кітапханасы мен автоматтандырылған  іздестіру  функциясымен жабдықталған электронды  қорлар каталогтары жоқ.

Бұл жоба республика көлемінде айрықша болып табылады және ресейлік әріптестердің тәжірибесін зерттеу негізінде іске асырылды. Ресейлік мұрағаттардың сайттарында көрсетілген ең  жақсыларды біздің сайт өзіне сіңіріп алып, бірқатар бөлімдерінде  олардан асып түсті.

Көптеген мұрағаттар мұрағаттық ақпаратты электрондық қорларға енгізу шараларын атқаруда, бірақ біз мәліметтерді енгізіп ғана қоймай, оны веб-сайт арқылы біздің пайдаланушылар арасында кеңінен жария етудеміз. Енді мұрағат сайтының көмегімен қызықты, пайдалы, шынайы және жедел ақпараттар көпшілікке қолжетімді болады деп сенеміз.

Үстіміздегі жылы облыстық мұрағаттың веб-сайты «AWARD.kz 2014 Ұлттық интернет-сыйақысы» байқауына қатысып қазақстандық сарапшылардың бағалауы бойынша «Билік және өзін-өзі басқару органдары» номинациясы бойынша қазақстандағы ең үздік 10 (он) сайттардың қатарына кірді және «Үздік екі тілдегі сайт» номинациясы бойынша арнайы сыйақыға үміткерлер қатарына ұсынылды».

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің басшысы А.Искакова

08.01.2015