Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивіндегі архивтік ақпаратты және пайдаланушыларға қызмет көрсету тәртібі туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 20 қыркүйектегі «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидасының» №576қаулысын және Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 25-бабаының 1-тармағына сәйкес «Батыс Қазақстан облысының мәдениет, тілдерді дамыту және архив ісі басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архиві "коммуналдық мемлекеттік мекемесінің пайдаланушыларға қызмет көрсетуді ұйымдастыру және ретке келтіру мақсатында БҰЙЫРАМЫН:

1.Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік ақпаратты пайдаланушыларға қызмет көрсетудің қоса беріліп отырған Тәртібі бекітілсін.

2. Құжаттарды пайдалану және ғылыми-анықтамалық аппарат бөлімінің оқу залы меңгерушісі Б.Нагимова «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік ақпаратты және пайдаланушыларға қызмет көрсету тәртібі» талаптарын орындау жөнінде шаралар қабылдасын.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылауды өзіме қалдырамын.

Директор А. Савгабаева

Батыс Қазақстаноблысы

мемлекеттік архивінің

директорының2023 жылғы

______бұйрығымен бекітілді

__________________________

Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивіндегі архивтік ақпаратты пайдаланушыларға қызмет көрсету тәртібі

1.Жалпы ережелер

1.Осы Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік ақпаратты пайдаланушыларға қызмет көрсету тәртібі» (бұдан әрі-тәртіп) Қазақстан Республикасы Үкіметінің бұйрығымен бекітілген" Ұлттық архив қорының құжаттарын, басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын " (бұдан әрі – қағидалар) іске асыру мақсатында әзірленді Қазақстан Республикасының 2018 жылғы 20 қыркүйектегі №576 және "Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінің оқу залында пайдаланушылардың жұмыс істеу тәртібі" (бұдан әрі – тәртіп) "Батыс Қазақстан облысының мәдениет, тілдерді дамыту және архив ісі басқармасының Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінің КММ-нің " 2023 жылғы 14 ақпандағы №6-нқ бұйрығымен бекітілген.

2.Осы тәртіп жоғарыдағы тәртіптің 411,412,414,416,417 және пайдаланушылардың жұмыс тәртібі ережесінің 26,27,53,55,58,65 тармақтары негізінде және оған сәйкес әзірленді.

3.Осы тәртіп Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік ақпаратты пайдаланушыларға (бұдан әрі – пайдаланушылар) қызметтер көрсетуді ұйымдастыру және ретке келтіру мәселелерін реттейді, пайдаланушылардың жұмыс регламентін, архивке бару кезектілігі мен уақытын белгілейді, сондай-ақ пайдаланушылардың тапсырыстары бойынша құжаттардың көшірмелерін дайындау көлемі мен мерзімдерін айқындайды

2.Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивіндепайдаланушыларға қызмет көрсетуді ұйымдастыру және реттеу

4.Архивте штаттық құрылымға сәйкес оқу залының жұмыс істеуі қарастырылған, оқу залында пайдаланушыларға қызмет көрсету бойынша фукнциялар (бұдан әрі-пайдаланушылармен жұмыс) зерттеушілермен жұмыс, құжаттарды пайдалану және ғылыми-анықтамалық аппараты бөліміне жүктеледі. Бөлімнің қызметкері (бұдан әрі-жауапты қызметкер) пайдаланушылармен жұмысты жоғары тұрған қағидаларға, тәртіппен, сондай-ақ оның лауазымдық нұсқаулығында айқындалған жұмыс көлеміне сәйкес жүзеге асырады және белгіленген талаптардың орындалуына жауапты болады.

5.Пайдаланушылармен жұмыс істеу үшін бөлінетін жұмыс орындарының саны 3 (үш) жұмыс орнынан аспауы тиіс және қызметкерге пайдаланушылармен жұмыс көлемін жүзеге асыру үшін бөлінетін уақыт көлеміне және оның лауазымдық нұсқаулығы мен бөлімнің жұмыс жоспарына сәйкес өзіне жүктелген басқа да функцияларға тікелей байланысты.

6.Архивте пайдаланушылар үшін оқу залы қарастырылған, пайдаланушылар үшін жұмыс орындары архивтің конференц-залының кабинетінде 3 адамнан бөлінеді. Кабинет пайдаланушыларға архив қызметінің басқа да негізгі бағыттарына байланысты архивтік іс-шаралар өткізілмейтін күндері жұмыс істейді. Егер кабинетте архивтің негізгі қызметіне байланысты архивтік іс-шараларды жүргізу көзделсе, архив бұл туралы пайдаланушыларды 1 (бір) күн бұрын архив сайтында хабардар етеді www.muragat-bko.gov.kz немесе архив ғимаратындағы ақпараттық стендте.

Осы тәртіп Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде архивтік ақпаратты пайдаланушыларға (бұдан әрі – пайдаланушылар) қызметтер көрсетуді ұйымдастыру және ретке келтіру мәселелерін реттейді, пайдаланушылардың жұмыс регламентін, архивке бару кезектілігі мен уақытын белгілейді, сондай-ақ пайдаланушылардың тапсырыстары бойынша архивтік құжаттардың көшірмелерін дайындау көлемі мен мерзімдерін айқындайды.

7.Пайдаланушыларға берілетін құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуді тиісті деңгейде ұйымдастыру мақсатында бір мезгілде 3 (үш) пайдаланушыны бірге қабылдауға және олардан көпке қызмет көрсетуге тыйым салынады. Сонымен қатар, пайдаланушылардың сыртқы киімдеріне арналған кабинеттің сыртында арнайы ілгіштер ұйымдастырылады, ал пайдаланушылардың құнды заттарын бөлек сақтау үшін кілтке жабылатын арнайы ұяшықты металл шкафтар қойылады.

8. Пайдаланушылардың кабинетте жұмыс істеуі үшін жағдай жасау үшін 3 (үш) дербес компьютер орнатылады, онда архив сайтындағы электрондық қор каталогына қолжетімділік қамтамасыз етіледі www.muragat-bko.gov.kz.

9.Жауапты қызметкер пайдаланушылар толтыратын бланкілерді ақысыз негізде шығарады және жұмыс үшін бетбелгілер мен үлкейткіш әйнек ұсынады.

10.Пайдаланушыларға арналған Жұмыс тәртібі мен осы қызмет көрсету тәртібінің толық мәтіндері архив ғимаратындағы арнайы стендте танысу үшін ілулі тұрады.

11.Осы қызмет көрсету тәртібінде реттелмеген барлық мәселелер жоғарыда көрсетілген ережелерге және жұмыс тәртібіне сәйкес реттеледі

3.Пайдаланушыларға қызмет көрсету регламенті

12.Архив пайдаланушыларға сенбі, жексенбіден басқа күн сайын сағат 10.00-ден 17.00-ге дейін, түскі үзіліс сағат 13.00-ден 14.00-ге дейін қызмет етеді.

13.Әрбір пайдаланушы үшін архивке барудың күндері, уақыты мен кезектілігі жеке және осы жұмыс тәртібінің 15-22-тармақтарына сәйкес белгіленеді.

14.Айдың әр соңғы жұмыс күні кабинетте санитарлық күн өткізіледі, бұл күндері архив пайдаланушыларға қызмет көрсетпейді.

4.Пайдаланушылардың архивке бару кезектілігі, күндері мен уақыты.

15.Соңғы 3 жылда пайдаланушылардың архивке қатысуын талдау негізінде, сондай-ақ осы Тәртіптің 5 және 7-тармақтары негізінде ай сайын 15 (он бес) пайдаланушыға қызмет көрсету есептеледі. Осыған сүйене отырып, әр пайдаланушыға архивке аптасына 2 (екі) рет әр келу үшін 3 (үш) сағаттан жұмыс істеу құқығы беріледі.

Ол үшін жауапты қызметкер 15 (он бес) рұқсаттама дайындайды, олардың әрқайсысы үшін апта ішінде жұмыс уақытын біркелкі бөлу қарастырылған. Бұл бөлу кестесін архив басшылығы жыл басында жылына 1 рет бекітеді.

16.Рұқсаттамада оның нөмірі, архивтің мөрі, пайдаланушының тегі, аты және әкесінің аты, архивке барған күндері мен уақыты, рұқсаттаманың қолданылу мерзімі (№1 қосымша) қойылады. Өткізу айналымында рұқсаттаманы пайдалану туралы мәліметтер көрсетіледі.

17.Архивтік ақпаратпен жұмыс істеуге рұқсат беру туралы архив басшылығының жазбаша рұқсатын (қарарын) белгіленген тәртіппен алған пайдаланушыға рұқсатты жауапты қызметкер оған алғаш барған кезде береді, ол туралы ол берілген рұқсаттарды есепке алудың арнайы журналына (№2 қосымша) қол қояды.

18. Қол қою арқылы рұқсаттама алған пайдаланушы бұдан әрі өз жұмысын архивте оның рұқсаттамасында көрсетілген күндер мен сағаттарда ғана жүзеге асырады, басқа күндер мен сағаттарда архивте пайдаланушыға қызмет көрсетілмейді.

19.Рұқсат бір пайдаланушының жұмысы үшін және зерттеудің бір тақырыбы бойынша беріледі. Басқа адамдардың рұқсаттамалары бойынша архивке кіруге, сондай-ақ бірнеше пайдаланушының бір рұқсаттамасына кіруге жол берілмейді.

20. Рұқсаттама 1 (бір) ай мерзімге беріледі.

21.Егер пайдаланушы рұқсаттаманың қолданылу мерзімі ішінде мәлімделген зерттеу тақырыбы бойынша жұмысты мерзімінен бұрын аяқтаса, онда ол рұқсаттаманы жауапты қызметкерге тапсыруға міндетті.

Сонымен қатар, пайдаланушы өзі үшін белгіленген күндері қатарынан 4 (төрт) реттен артық архивке бармаған жағдайда, оған берілген рұқсаттама жойылады. Күшін жойған рұқсаттаманың орнына дәл сол нөмірмен, бірақ жақшадағы телнұсқа нөмірімен (мысалы, "14(2)") дәл осындай рұқсаттама жасалады және кезекпен келесі пайдаланушыға беріледі. Рұқсаты жойылған пайдаланушыға келесі жолы барған кезде басқа рұқсаттама беріледі. Егер бос рұқсаттамалар болмаса, онда пайдаланушы кезекте тұрғандардың тізіміне енгізіледі, бос рұқсаттамалар пайда болған кезде оған бұл туралы телефон арқылы хабарланады.

22.Егер көрсетілген уақыт кезеңі ішінде пайдаланушы мәлімделген тақырып бойынша зерттеуді аяқтауға үлгермесе, онда ол бұл туралы жауапты қызметкерге хабарлайды, ол өзінің келуін 1 (бір) айға ұзартады және оған жаңадан дайындалған рұқсаттама береді.

23.Архивте қызметтік тапсырманы орындайтын шетелдік пайдаланушыларға, сондай-ақ сот, құқық қорғау және тексеру-бақылау органдарының қызметкерлері болып табылатын пайдаланушыларға кезектен тыс қызмет көрсетіледі.

5. Архивтік құжаттарды көшіру тәртібі, мерзімдері және көлемі.

24.Әдетте, архив архивтік құжаттардың көшірмесін жасамайды. Архив жұмыс істеген кезде пайдаланушылар мүмкіндігінше табылған мәліметтерді қолмен, реферат көмегімен өз бетінше тіркеуге міндетті.

25.Төменде келтірілген жекелеген жағдайларда пайдаланушы мәлімделген зерттеу тақырыбы бойынша архивте жұмыс істеу барысында тапқан архивтік құжаттардың көшірмелерін жасауға сұрау сала алады:

1) көшірмелерді белгілі бір басылымдарда, жарияланымдарда, Ғылыми жобаларда немесе басқа да жұмыстарда иллюстрация ретінде пайдалану үшін;

2)өз құқықтарын қорғау немесе белгілеу мақсатында уәкілетті органдарда көшірмелерді пайдалану (ұсыну) үшін.

26.Жоғарыда көрсетілген жағдайларда архивтің техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, архивпен мәтіндік және басқа да архивтік құжаттардың көшірмелерін дайындау көзделген, басқа жағдайларда архивтік құжаттардың көшірмелерін конспекттеу мүмкін болмаған жағдайларда ғана (фотосуреттер, карталар, схемалар, сызбалар, диаграммалар және т.б.) дайындауға жол беріледі.

27.Әр пайдаланушының әр тақырыбы үшін 10 (он) беттен аспайтын көшірмелер жасау қарастырылған. Егер пайдаланушы жыл бойы бірнеше тақырып бойынша зерттеу жүргізсе, онда көшірмелердің жалпы жылдық көлемі 100 (жүз) беттен аспауы тиіс. Қаладан тыс және шетелдік пайдаланушылар үшін-іссапар кезеңінде.

28.Ерекше жағдайларда (сот, құқық қорғау және тексеру-бақылау органдарының тапсырмаларын орындау, облыстың, республиканың тарихы мен дамуы бойынша бірлескен жаһандық және ауқымды жобаларды дайындау және т.б.) Архив басшылығының арнайы рұқсаты бойынша пайдаланушының көшірмелерін осы жұмыс тәртібінің 26-тармағында көрсетілген көлемнен артық дайындауға жол беріледі. Мұндай жағдайларда архивтік құжаттарды көшіру процесі архивтің жауапты қызметкерінің бақылауымен архив ғимаратындағы пайдаланушыны немесе архивті көшіру құралдарымен жүргізілуі мүмкін. Фотокөшірмелер мен микрофильмдердің негативтерін пайдаланушы міндетті түрде өтеусіз негізде архивтің қарамағына береді.

29.Пайдаланушы архивтік көшірмелерді дайындауға тапсырысты мәлімделген тақырып бойынша зерттеу аяқталған күні өзінің рұқсатымен бірге жауапты қызметкерге тапсырады.

30.Жауапты қызметкер пайдаланушы архивтік көшірмелерді дайындауға тапсырыс берген күні өтініште көрсетілген зерттеу тақырыбымен мәлімделген көшірмелердің мазмұнының сәйкестігін тексереді және көшіруге рұқсат алу үшін архив басшылығына жібереді.

31.Архив басшылығы көшіруге рұқсат берген көшірмелерді дайындауға тапсырыстарды жауапты қызметкер 3 (үш) жұмыс күні ішінде орындайды, содан кейін олар ресімделеді және пайдаланушыға белгіленген тәртіппен жіберіледі.

32.Архивтік құжаттардың көшірмелерін жауапты қызметкер белгіленген талаптарға сәйкес сканер көмегімен дайындайды. Пайдаланушының архивтік көшірменің электрондық нұсқасының қажеттілігі туралы алдын ала тілегі болған жағдайда, қағаз көшірмесімен бірге тапсырыста көрсетілген архивтік құжаттардың электрондық көшірмесі беріледі.

6. Архивте жұмыс істеу тәртібін бұзғаны үшін жауапкершілікке тартылуы.

33.Әрбір пайдаланушы жұмыс басталар алдында архивке алғаш келген сәтте жоғарыда көрсетілген жұмыс тәртібі мен осы қызмет көрсету тәртібінің талаптарымен танысуға міндетті. Пайдаланушының жұмыс тәртібі мен осы қызмет көрсету тәртібінің талаптарын сақтауы архивте жұмыс істеу үшін міндетті шарт болып табылады.

34.Архивте архивтік құжаттармен жұмыс істеу кезінде жұмыс тәртібі мен қызмет көрсету тәртібінің талаптарын бұзуға (сақтамауға) жол берген пайдаланушыларға қатысты белгіленген тәртіппен тиісті шаралар қолданылуы тиіс.

№1 қосымша

Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік

архивінің пайдаланушыларға қызмет

көрсету тәртібіне ақпарат

Пайдаланушыларға берілетін өткізу нысаны

Алдыңғы жағы

№ Рұқсаттама____

БҚО мемлекеттік архивінде жұмыс істеу үшін

Берілген _____________________________

(Пайдаланушының т. а. ә.)

Архивке баратын күндер мен уақыт:

______________ сағаттан сағатқа дейін

Рұқсаттама дейін берілген ________________

(күні, айы, жылы)

Артқы жағы

Маңызды!!!

Рұқсаттама болмаған жағдайда пайдаланушы архивке жұмыс істеуге жіберілмейді;

Рұқсаттаманың қолданылу мерзімі аяқталған кезде пайдаланушы оны жауапты қызметкерге тапсыруға және архивте жұмысын жалғастыру үшін жаңа рұқсаттама алуға міндетті;

Зерттеу мерзімінен бұрын аяқталған кезде пайдаланушы бұл туралы жауапты қызметкерге хабарлауға және оған рұқсат беруге міндетті.

Егер Пайдаланушы кіруге рұқсат қағазда өзі үшін белгіленген уақытта архивке 4 (төрт) рет қатарынан келмеген жағдайда, онда оның рұқсаты жойылады, ал оған рұқсаттама бойынша бөлінген уақыт кезектегі келесі пайдаланушыға беріледі.

Ескерту: айдың әр соңғы жұмыс күні кабинетте санитарлық күн өткізіледі, бұл күндері пайдаланушылар үшін архив жұмыс істемейді.

№ 2 қосымша

Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік

архивінің пайдаланушыларға қызмет

көрсету тәртібіне ақпарат

.№	Берілген күні	Пайдаланушы аты-жөні	Келу күндері	Рұқсаттама мерзімі	Рқұсаттаманы алғаны туралы пайдаланушы қолы