Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында көрме ұйымдастыру мен өткізу жөніндегі әдістемелік ұсынымдар
БЕКІТІЛДІ
Батыс Қазақстан облысының
мемлекеттік мұрағат директоры
_________________ А.Савгабаева
«20» қараша 2013 жыл
Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында көрме ұйымдастыру мен өткізу жөніндегі
ӘДІСТЕМЕЛІК ҰСЫНЫМДАР
Құрастырғандар:
Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық
технологиялар бөлімі -
бөлім меңгерушісі А.Искакова,
бөлімнің аға-маман мұрағатшысы Г.Сагинова
КЕЛІСІЛДІ КЕЛІСІЛДІ
Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағат Батыс Қазақстан облысының мұрағаттар және
СК-ң хаттамасы мәдениет, құжаттама басқармасы СТК- ң хаттамасы
№4 «18» қараша 2013 жыл №13 «29» қараша 2013 жыл
Орал – 2013
Мазмұны Парақ №
Кіріспе.........................................................................................................................................................................3
1.Жалпы ережелер....................................................................................................................................................3-4
1.1. Көрме туралы негізгі ұғымдар.............................................................................................................................4
1.2. Мұрағаттық құжаттар көрмелерінің жіктелуі.....................................................................................................4-5
2.Мұрағат құжаттарының көрмесін дайындау.........................................................................................................5-20
2.1. Көрмені ұйымдастыру жөніндегі жалпы ұйымдастыру шаралары...................................................................5-13
2.1.1.Көрме тақырыбын анықтау мен тұжырымдамасын жасақтау.........................................................................6-7
2.1.2. Мұрағаттық құжаттарды экспонаттау үшін табу мен сұрыптау.....................................................................7-8
2.1.3. Құжаттарды аннотациялау.............................................................................................................................8-10
2.1.4. Тақырыптық-экспозициялық жоспарды құру..................................................................................................10-11
2.1.5. Мұрағаттық құжаттарды және басқа да материалдарды экспонаттауға дайындау....................................11-12
2.1.6. Экскурсия мәтінін дайындау........................................................................................................................12-13
2.2. Көрме таныстырылымы мен ашылуына дайындық шаралары.......................................................................13-15
2.3. Бөлме және жабдық таңдау, экспонатталатын материалдың сақталуын
қамтамасыз ету мен көрмені монтаждау.......................................................................................................15-17
2.4. Көрменің көркемдік безендірілуі...................................................................................................................17-18
3. Көрме ашылуы/таныстырылымы, өткізілуі мен жабылуы бойынша ұйымдастыру шаралары...........................18
4. Көрме экспонаттары мен материалдарын қайтару тәртібі...............................................................................19
Пайдаланылған нормативтік-әдістемелік құжаттар мен әдебиеттер тізімі...........................................................20
Кіріспе
Азаматтардың, қоғамның және мемлекеттің ақпараттық қажеттіліктерін өтеу мақсатында, мұрағат құжаттарындағы ақпарат пайдаланушы мен мұрағаттардың арасында қолданыста болуы құжаттың игерушілігі болып табылады. Мұрағат құжатын қолданудың негізгі нысандарының бірі – көрме ұйымдастыру.
Осы Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында көрмелер ұйымдастыру мен өткізу жөніндегі әдістемелік ұсынымдар Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатында (одан әрі – мұрағат) көрме өткізу жұмыстарын жүйелеу және бірыңғайлау мақсатында дайындалды.
Әдістемелік ұсынымдарда негізгі ұғымдар, тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық жоспарлар құру, мұрағаттық құжаттар мен материалдарды табу мен сұрыптау, экспонатталатын құжаттарды аннтотациялау, көрмені безендіру мен монтаждау, экспонаттарды дайындау мен оларға ілеспе мәтін дайындау, қоғамды көрме ашылатыны жөнінде ақпараттандыру және құжаттарды экспонаттау барысында олардың сақталуын қамтамасыз ету мәселелері қарастырылған.
Бұл әдістемелік ұсынымдар ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы №1604 «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы» Қаулысы (одан әрі-Қағидалар) негізінде жасақталды.
Бұл әдістемелік ұсыным мұрағаттың 2013 жылға арналған ғылыми – әдістемелік жұмыс жоспарына сәйкес құрылып, мұрағат қызметкерлерінің қолданысы үшін дайындалды.
1. Жалпы ережелер
1.1. Көрме туралы негізгі ұғымдар
Құжаттар көрмесі – белгілі бір тақырыптағы құжат немесе құжат көшірмесінің көркем рәсімделген топтамасы көпшілікке жариялау (таныстырылым) үшін арналады.
Құжаттарды қолдану – азаматтардың, қоғамның және мемлекеттің ақпараттық қажеттіліктерін өтеу мақсатында, пайдаланушы мен мұрағаттардың арасында мұрағат құжаттарындағы ақпаратты пайдалану.
Қол жеткізу санатына қарай мұрағаттық құжаттар ашық және шектеулі қол жеткізу болып бөлінеді.
Ашық мұрағаттық құжаттар деп Қазақстан Республикасының халықаралық шарттарына, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес, сонымен қатар меншік иесінің немесе жеке меншіктегі мұрағаттық құжаттардың иесінің өкіміне сәйкес шектеу қойылмаған құжаттар.
Шектеулі мұрағаттық құжаттарға мыналар жатады:
1) мемлекеттік құпиялардан немесе Қазақстан Республикасының заңнамасымен қорғалатын құпиялардан тұратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;
2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясына, жеке өміріне байланысты, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қауіп тудыратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар;
3) мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кезде меншік иесінің шартта құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шарттарын белгілеген болса.
Мұндай құжаттарға, деректер базасына және оларды пайдалануға пайдаланушыға рұқсат Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеуді қоса алғанда және мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кездегі меншік иесінің немесе қожасының белгілеген шартына орай жүзеге асады.
Рұқсат шектеулі мұрағаттық құжаттарға аса құнды құжаттардың түпнұсқасы, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттар және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттар жатады.
Көрсетілген құжаттарға рұқсат және оларды пайдалану тек ерекше жағдайда, яғни мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен ғана іске асады.
Мұрағат көрмеде тек ашық Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымын және басқа да мұрағаттық құжаттарды ұсынады.
Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл сақтаудың қолайлы жағдайын жасау, құжаттарды сақтаудың нормативтік режимін сақтау және құжаттардың ұрлануы мен жоғалуына жол бермей, қалыпты физикалық жай-күйін қамтамасыз ететін шаралар кешені.
Мұрағат құжаттарын іздеу деректері – мұрағаттық құжатты сақтайтын мекеменің атауын қамтыған құжаттың сақталған орны жөнінде мәлімет, мұрағаттық шифр (қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, сақтау бірлігінің нөмірі) және құжат парағының нөміріне сілтеме.
Пайдалану қоры – құжат бүлінуінің алдын-алуы мақсатында түпнұсқа орнына құжаттың көшірмесін қолдану.
Виртуальді көрмелер – мұрағатттық құжаттардың электронды көшірмелерін, материалдарды, фотоқұжаттар мен видеоқұжаттарды виртуальді кеңістікте көру.
1.2. Мұрағаттық құжаттар көрмелерінің жіктелуі
Көрмелер қолданылу уақытына байланысты ажыратылады:
- Тұрақты қолданыстағы (таныстырылым мерзімі - тұрақты). Бұл көрмелер көп жоспарлы немесе белгілі бір аймақ, қала, ұйым тарихына арналады.
- Уақытша (қолданыс аясы 2 апта немесе бірнеше айға дейін болуы мүмкін). Мұндай көрмелер мерейтойларға, өлке тарихындағы атаулы күндерге, мемлекет пен қоғам қайреткерлерінің мерейтойларына, ғылым мен мәдениет қайраткерлерінің немесе кәсіпорындар, ұйымдардың мерейлі күндеріне байланысты ұйымдастырылып отырылады.
- Қысқамерзімді (көрсетілім уақыты - 1-10 күн аралығы).
- оның өзектілігі;
- мұрағат құжатындағы жаңашылдығы;
- белгіленген тақырып мазмұнын толықтай ашуға мүмкіндік беретін мұрағаттық құжаттардың мұрағатта бар болуы.
- Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326-I Заңы
- «Свердлов облысы қоғамдық ұйымдарының құжаттама орталығы» Свердлов облысы мемлекеттік қазыналық мекемесіндемұрағат құжаттарының көрмесін ұйымдастыру туралы әдістемелік ұсынымдар -2011.
- №1604 «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы» ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы Қаулысы
Көрме қойылу орнына байланысты бөлінеді:
1) стационарлық – көрмеге сәйкес жабдықтар қатарындағы стендтер, көрнекіліктер, планшеттердің бір бөлмеге немесе бір орынға есептелініп өткізілуі. Көрме тұрақты және уақытша болып келеді.
2) жылжымалы – әр түрлі бөлмелерде немесе бір орыннан келесі орынға орын ауыстыра отырып өткізіледі. Бұл көрмелер уақытша немесе қысқамерзімді болып табылады.
Таралымдар бойынша көрмелер:
1) біржинақталымды – бір данадан болып келеді;
2) көпжинақталымды – көп данадан тұрады және кең ауқымды аудиторияны қамтиды.
Құжаттар көрмеде түпнұсқа немесе көшірме түрінде таныстырылуы мүмкін. Көшірілетін көрменің қазіргі заманғы түрлілігі - құжат көшірмесінің электрондық форматта болуы (мультимедиялық баспа, виртуальді көрмелер).
Таныстырылымды визуальді жағынан күрделендіріп көрсету мақсатында көрмеде мұрағаттық құжаттардан басқа мұражай экспонаттарды, көрнекті материалдарды, репродукциялы суреттерді, баспасөз басылымдарын енгізуге болады.
Көрмені мұрағат дербес немесе басқа да белгілі бір мемлекеттік немесе жеке мұрағат мекемелерімен, мұражайлармен, кітапханалармен, білім беру мекемелерімен, қоғамдық, конфессиялық және басқада мекемелерімен және ұйымдарымен бірлесе отырып ұйымдастырады. Сондай-ақ, мұрағат түрлі халықаралық, аймақаралық, мұрағатаралық және салааралық маңызы бар көрмелерді дайындау мен өткізу жұмыстарына қатыса алады.
Бірігіп ұйымдастырылатын көрмелер көп жағдайда көрме мазмұнын аша түсуге, байытуға және мұражай экспонаттарын, көрнекті материалдарды қолдануға кеңінен мүмкіндік туғызады.
Дербес көрме ұйымдастырылған жағдайда мұрағат қорқұрушымен немесе құқық иесімен жеке тектік құжаттарды көпшіліктің алдында көрсету мүмкіндігін келісе отырып сол қордағы өзі немесе оның отбасы және басқа бір үшінші тұлғалар жөніндегі мәліметтерді заңнамалар мен Қағиданың талаптарына сәйкес көрмеде көпшілікке ұсынады.
2. Мұрағат құжаттарының көрмесін дайындау
2.1. Көрмені ұйымдастыру жөніндегі жалпы ұйымдастыру шаралары
Мұрағаттағы көрме қызметі жыл сайын атқарушы билік органдары мен мұрағаттың жоспарлайтын қоғамдық-маңызды шаралар кестесіне және атаулы күндер күнтізбелігіне сәйкес жоспарланады.
Көрме өткізу жоспары мұрағаттың жылдық жұмыс жоспарына енгізіледі. Жыл сайынғы көрме өткізу жоспары мұрағаттың ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің меңгерушісімен (одан әрі – жауапты бөлім) әр жылдың 20 желтоқсанына дейін келесі күнтізбелік жылға арнап дайындалады, мұрағат директорының орынбасарымен келісіледі. Келісілген көрме өткізу жоспары мұрағат директорымен бекітіледі.
Мұрағаттың жылдық көрме өткізу жоспарына енгізілген көрмелерге дайындық шаралары көрмені өткізу күніне кем дегенде 2 (екі) ай қалған уақыттан кем емес мерзімде басталғаны жөн.
Көрме дайындау үшін мұрағат директорының бұйрығымен арнайы жұмыс тобы құрылады. Онда жауапты бөлімнің қызметкерлері, қажет болған жағдайда мұрағаттың басқа да құрылымдық бөлімшелерінен қызметкерлері енгізіледі, дайындық кезінде қызығушылық танытқан басқа да ұйым мен мекеме өкілдері де қатыса алады.
Жұмыс тобында арнайы көрме дайындығын бақылайтын және оның өткізілуіне толықтай жауап беретін жетекші (куратор) тағайындалады. Көрме жетекшісі жоспар кестесіне сәйкес әрбір орындаушы қызметінің көлемін белгілейді және орындалуын толықтай бақылап отырады.
Бірлескен ұйымдармен, мекемелермен және жеке азаматтармен көрмеге дайындық және көрмені өткізу жұмыстары ақылы қызметте жүргізіледі. Соған сәйкес құқықтары мен міндеттері келісімшартпен реттеліп және екі данада жасалады.
Нақты көрмені ұйымдастыру үдерісі жұмыстың төмендегідей дербес көрінісінен құралады:
1) көрменің тақырыбын анықтау;
2) көрме тақырыбын толық ашу үшін мұрағаттық құжаттар әлеуетіндегі қордың ауқымын анықтау;
3) мұрағаттың ғылыми-анықтамалық аппараты мен әдебиетті оқу;
4) көрме тұжырымдамасын (тақырыптық жоспарын) жасақтау;
5) мұрағат құжаттары мен деректерді табу мен сұрыптау;
6) мұрағаттық құжаттар мен экспонаттарды аннотациялау;
7) көрменің тақырыптық-экспозициялық жоспарын құру;
8) мұрағаттық құжаттарды экспонаттауға дайындау;
9) көрме таныстырушы сөзінің мәтінін дайындау;
10) бөлме мен жабдықты таңдау, көрмені монтаждау;
11) көрмені көркемдік жағынан безендіру;
12) шақыру билеттерді, бұқаралық ақпарат құралдарына пресс-релизді дайындау және көрме буклетін шығару.
13) көрмені ашу, өткізу және жабу;
14) көрме құжаттары мен экспонаттарды қайтару.
2.1.1 Көрме тақырыбын анықтау мен тұжырымдамасын жасақтау
Көрмеге дайындық жұмысы өткізілетін таныстырылымда негізгі орын алатын оқиға немесе тақырып таңдаудан басталады.
Тақырып таңдауда келесі ұстанымдарды басшылыққа алу қажет:
Мұрағаттық құжаттардың көрмесін дайындау үшін тақырыптық жоспар (тұжырымдама) және тақырыптық-экспозициялық жоспар жасалады.
Көрме тұжырымдамасы (тақырыптық жоспар) көрменің мақсатын, өтетін уақытын, мерзімін, орнын, мұрағаттық құжаттарды экспонаттау әдісін (орналастыру мерзімі мен орны бойынша), таныстырылатын құжаттардың түрін, көрменің құрылымын (тараулардың саны мен мазмұны бойынша), экспонаттарды жүйелендіру қағидасын, әлеуетті қатысушылар тізбесін айқындайды.
Тұжырымдамаға қосымша ішінен мұрағаттық құжаттар мен басқа да иллюстративті материалдар ізделіп, іріктелетін мұрағаттық қорлар мен баспасөз басылымдардың тізімі беріледі.
2.1.2. Мұрағаттық құжаттарды экспонаттау үшін табу мен сұрыптау
Тақырыптық жоспардың негізінде мұрағаттық құжаттарды, иллюстративті және басқа материалдарды табу және сұрыптау жүргізіледі.
Мұрағат құжаттарымен (басқарма құжаттары, жеке тектік құжаттар, фотоқұжаттар) қатар көрмеде мұражай қорынан алынған мұражай экспонаттары да қойылады. Оларды мұражай қорынан алу үшін мұрағат басшылығының атынан арнайы кепілдік хат жолданады. Ол хатта жоспарланған көрменін өтетіні, көрменің мақсаты, тақырыбы, орны, уақыты мен таралымы туралы ақпараттандырылады. Мұражай иесінен көрменің тақырыбы бойынша экспонатталатын материалдарды ұсыну мүмкіндігін қарастыру сұралады және сұралатын экспонаттардың сақталуы мен олардың уақытылы қайтарылуына мұрағат кепілдік беретіні туралы ескертіледі.
Өзге ұйымдардан экспонатталатын материалдарды қабылдау барысында қабылдау-тапсыру акті жасалады. Барлық қабылданатын экспонаттардың атауын, санын, физикалық жағдайын және қабылданатын мерзімді көрсете отырып жауапты бөлім меңгерушісі акт жасайды. Акт екі данада, еркін пішінде жасалып, біреуі экспонаттық материалды жіберген ұйымға, ал акттың екінші данасы жауапты бөлімнің істер номенклатурасына тігіледі.
Көрменің көпшілік бөлігін фотоқұжаттар құрайды. Бейнелі материалдардың көп бөлігі – жеке тектік құжаттарда (ашық хаттар, альбомдар, плакаттар) болады.
Көрмеге дайындық кезінде ең маңызды кезең – мұрағат құжаттарындағы деректерін сұрыптау мен табу болып табылады. Сондықтан бұл кезеңдегі жұмыс мерзімдік басылымдарды, жарияланған монографияларды, мұрағаттың анықтамалық-ақпараттық қорының материалдарды, қолданыстағы каталогтарды, құжаттардың тізілімін оқудан басталады.
Одан әрі мұрағаттық құжаттарды істердің арасынан тауып іріктеу жүргізіледі. Табылған құжаттардың арасынан әрі қарай ең мазмұндысы мен айқындысын іріктеп шығару мақсатында оларды анықтау барысында мүмкіндігінше көбірек мұрағаттық құжаттардың санын қамту қажет.
Басшылық құжаттарын анықтау барысында ұйым мен мекеменің қызметін толық көрсететін негізгі құрылымдық бөлімшелерінен бастау қажет.
Дербес көрме дайындау кезінде жеке тектік құжаттарды ең алдымен қорқұрушы құжаттарынан анықтау болып табылады. Бірақ мұрағаттық құжаттардың барынша ауқымды санын анықтау мақсатында, көрме тақырыбына қатысты қор құрушы қызметі бойынша құжаттар болуы мүмкін одан басқа да тұлға, ұйым және қоғамдық мекемелердің қорлары қаралуы шарт.
Мұрағаттық құжаттар анықталғаннан кейін көрме тақырыбы бойынша фотоқұжаттар мен бейнелі, басқа да материалдарды сұрыптау басталады.
Құжаттарды көрмеге іріктеу кезінде, біріншіден, олардың мазмұнын ескеру қажет. Таңдау барысында құжаттардың ішінде тарихи, мәдени және саяси маңызды, ғылыми, танымдық құндылыққа жататын, аса тиянақты ақпарға ие құжаттар іріктеледі. Аз танымал, бірақ бөлек факттардың деталдарын ашатындай құжаттарға ерекше назар аударылады. Анықталған құжат екі немесе одан да көп бетте болса, онда тек таныстырылатын, тақырыпқа сай келетін керекті беттер ғана алынады.
Бір істегі бірнеше құжаттарды сұрыптау кезінде, тек бір ғана құжат қалдырылып, қалғандарына көшірме жасалады.
Сонымен қатар құжаттың ішкі, сыртқы физикалық күйіне аса мән беріледі.
Құжаттар бір - бірінен түрі жағынан айырмашылық жасалу керек, ішкі мазмұны да қайталанбауы шарт.
Егер мұрағаттық құжаттың сыртқы көрінісі сапасыз, бірақ мазмұны бойынша өте қызықты материалға жататын болса, ондай құжаттарға көрме өткізу кезінде қатысушылардың ерекше көңілдерін аударту қажет.
Көрмеге дайындық кезінде (жеке тектік құжат бойынша, мысалы: дербес көрме немесе жеке қордың таныстырылуы) Заңнама талаптарына сай, мемлекеттік, коммерциялық құпия мазмұнға ие құжаттар мен азаматтың жеке өмірін бейнелейтін және оған, оның отбасы мүшелеріне қауіп тудыратындай жағдай болатын болса құжат пайдалану регламентін сақтау керек және мұрағатқа құжат тапсыратын құжат иелері мен жеке меншік иелерінің шартын ескеру керек. Қолдануға шектеу қойылған құжаттар көрмеге жіберілмейді.
Шектеу қойылатын құжаттар қатарына енгізілетін құжаттар туралы мәліметтер осы ұсынымдардың 1.1. бөлімінде көрсетілген.
2.1.3. Құжаттарды аннотациялау
Көрме үшін таңдалып алынған мұрағаттық құжаттар және басқа да материалдар аннотацияланады, құжаттарға аңдатпа жасақталады.
Аңдатпа мыналарды қамтиды:
1) тақырыбы. Мұрағаттық құжаттардың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауы; құжат алынған немесе жіберілген мекенжайы; сұрақ немесе тақырып, оқиға, дерек, тұлға, көрсетілген құжаттың мазмұны жататын төңіректің аты; оқиға уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер жоқ болған жағдайда, анықтамалық ақпараттар көрсетіледі: «авторы белгісіз», «уақыты көрсетілмеген». Қажет болған жағдайда құжаттың атауы мәнін толықтай ашатын аннотациямен толықтырылады;
2) мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық мәліметтер. Мұрағаттық құжаттар туралы ақпарат мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірі; құжаттар, істер тізімдемесі; сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері нөмірі, парақтар нөмірі); мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар саны); құрылған уақытынан тұрады;
3) түпнұсқаға/көшірмеге нұсқау;
4) тасығыш түрі (немесе жаңғырту әдісі);
5) пайдалану және қол жеткізу шарты. Мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалануда Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор иесімен пайдалануға және қол жеткізуге шектеу енгізілген құжаттар, соның ішінде, Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттандырмайтын құжаттардың бар екендігі; пайдалану қорының бар екендігі туралы; мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы.
Егер көрсетілген күн оқиға мен болған факті арасындағы тарихи байланысты көрсететін және құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, құжатта баяндалған күн тақырыпта көрсетіледі.
Аннотация жеке құжатты сипаттау үшін немесе құжат мазмұнының бөлігіне қысқаша сипаттама беру тәртібі бойынша жасалады.
Баспасөз материалдарын аннотациялау барысында құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың алғашқы сөзі (атауы болмаған жағдайда), ұйғарынды деректері көрсетіледі.
Сызба және басқа да өнертапқыштық материалдарды аннотацияланған жағдайда материал, түрі, құжаттың форматы және оны орындау әдістері, карталар үшін масштабы көрсетіледі.
Аннотацияда тұлғаның аты, ұйымның атауы, географиялық атаулар және сол сияқты құжаттарда аталған және маңызды мәні бар деректер (аннотация соңында «аталады» айдарымен санамаланады) келтіріледі.
Аннотация жазылғанда негізгі мағынасы жоқ сөздер мен сөз тіркестерін («құжаттарда бар...», «құжаттарға ... қатысы бар»), сондай-ақ «аса құнды құжаттар», «өте қызықты құжаттар» және тағы сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолданбаған жөн.
Істің құжаттарын бейнелеу барысында, олардың түпнұсқасы немесе көшірмелігі белгіленеді және көрсетіледі.
Ресми құжаттардың түпнұсқа екендігін көрсететін белгілер:
1) ұйымның ресми бланкы, лауазымды тұлға қолының қойылуы, ұйымның мөрі, құжаттың датасы және есепке алу нөмірі және сол сияқты;
2) жеке тектік құжаттар үшін – оның қолтаңбасымен жазылуы немесе құжат иесінің қолының бар болуы.
Түпнұсқалығы немесе көшірмесі жазба әріптерімен атаудан соң жазылады.
Аталған құжаттар түріне (әртүрлі құжаттарға) жаңғырту ерекше болған жағдайда немесе мазмұнын сипаттау үшін принципті мәні болған жағдайда құжаттар үшін жаңғырту тәсілі көрсетіледі.
Құжатта жаңғырту әдісін көрсету үшін мына терминдер қолданылады: «қолжазба», «қолтаңба», «машинкаға басылған», «баспа», «гектограф», «стеклограф» және басқалары.
Толықтық дәрежесі туралы, жаңғырту әдісі туралы, құжаттың ішкі және сыртқы ерекшеліктері туралы деректер атаудан соң келтіріледі және аннотация жаңа жолдан басталады.
Жазбаша және санмен жазылған толық мерзімі (күні, айы, жылы) нормативтік құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттарда, құқық және азаматтардың заңдық қызығушылықтарына қатысты құжаттарда, қаржылық құжаттарда, бір мәселе бойынша істе, сонымен қатар мерзімін көрсету өте маңызды болып табылатын құжаттарда (баяндамаларда, үнпарақтарда, стенограммаларда, хаттарда және сол сияқты) көрсетіледі.
Мерзімін көрсетер кезде бірінші күні, айы, жылы көрсетіледі.
Мерзімдерді құжат мерзіміндегі стильді бұзбай отырып көрсету керек (басқа стильге аудармай). Тек төмендегілер өзгереді:
1) ескі стильді жаңа стильге ауыстыру кезеңіне жататын құжаттар, яғни 1918 жылдың 14 ақпаны мен 1 шілде арасы, оларға екі мерзім көрсетіледі. Бірінші жаңа стильдегі мерзім көрсетіледі, одан соң жақшаның ішінде ескі стильдегі мерзім көрсетіледі;
2) егер құжаттар ескі стильді жаңа стильге ауыстырғанға дейін құрылған болса және халықаралық маңызы болса, онда оған екі стиль бойынша мерзімі қойылады, кейін жақшаның ішінде жаңа стильдегі мерзімі жазылады.
Мұрағатта бұл құжаттарға метрикалық кітаптар жинағы мен төңкеріске дейінгі кезеңнің газеттері жатады.
Егер құжаттың толық мерзімі немесе оның жеке элементтері құжат мағынасы анализі негізінде шамамен айқындалатын болса, өзгерістер келісіледі, ал мерзімі немесе жеке элементтері төртбұрышты жақшаға алынады. Толығымен анықталмаған толық немесе олардың жекелеген элементтерінің соңына сұрау белгісі қойылады.
Басқа тілдегі материалдарға қажет болған жағдайда аудармасы немесе мазмұнының толық аннотациясы беріледі.
Егер экспонатталатын көшірме өлшемі түпнұсқа өлшемімен сәйкес келмесе, ол туралы аннотацияда көрсетіледі.
2.1.4. Тақырыптық-экспозициялық жоспар құру
Тақырыптық - экспозициялық жоспар - көрме экспозициясын құрудың негізі болады. Ол тұжырымдама (тақырыптық жоспар), іріктелген мұрағаттық құжаттар мен иллюстративті материалдардың аннотацияланған тізілімі негізінде жасалады.
Тақырыптық-экспозициялық жоспарда көрме тарауларына сәйкес көрменің барлық экспонаттары олардың көлемі мен стендтерде, планшеттерде немесе витриналарда орналасу тәртібін көрсете енгізіледі. Барлық экспонаттар атаулары аңдатпаға сәйкес оқиғаның және құжаттың құрастыру күнін, түпнұсқалығын немесе көшірмелігін көрсете отырып толтырылады. Сонымен қатар, құжаттардың толық іздестіру мәліметтері көрсетіледі.
Тақырыптық-экспозициялық жоспарға қосымша құжаттарды стендтер, планшеттер немесе витриналарда орналастырылуын сипаттайтын графикалық сұлба дайындалады.
2.1.5. Мұрағаттық құжаттарды және басқа да материалдарды экспонаттауға дайындау
Экспонаттауға іріктеліп шығарылған құжаттарды алдын-ала дайындау қажет. Құжаттарды дайындауда істердің физикалық жай-күйі тексеріледі, экспонатталатын құжаттардың түпнұсқаларыістерден сөгіліп алынады, оларға артқы жағынан мұрағаттық шифрлері жазылған белгілер түйріледі. Сөгіп алынған мұрағаттық құжаттар түпнұсқалары тізімделеді, есепке алынады, тізімде құжаттардың реквизиттері және оны алдағы уақытта өз орнына қою үшін оның мұрағаттық шифрі жазылады.
Қажет болған жағдайда құжаттар қалпына келтіріледі. Физикалық жай-күйі нашар деңгейдегі және қалпына келтіруді қажет ететін түпнұсқалы құжаттарды көрмеге шығаруға тыйым салынады.
Егер қысқамерзімді көрме өткізілетін жағдайда физикалық жәй-күйі қанағаттанарлық деңгейдегі мұрағаттық құжаттардың түпнұсқалары осы ұсынымдардың 2.1.8 бөлімінде көрсетілген мұрағаттық құжаттарды сақтау және сақталу шараларын қамтамасыз ете отырып жартылай көрмеге шығарылуы мүмкін. Әдетте құжат түпнұсқасының 13х18, 18х24, 24х30 см артық емес өлшемдері қолданылады.
Көрме ұзақ мерзім, көп қайтара немесе тұрақты түрде ұйымдастырылатын жағдайда көрмеге тек құжаттардың көшірмелері ғана ұсынылады. Мұндай кезде олар көшірмеленеді: фотосуретке түсіріледі, сканерленеді немесе ксерокөшірмеленеді. Көшірмелеу барысында құжаттың физикалық жәй-күйіне нұқсан келуі мүмкін жағдайда құжат көшірмеленбейді.
Жасалатын көшірмелер өлшемі көрменің ауданына, түріне, түпнұсқаның өлшеміне қарай белгіленеді.
Машинкада басылған көшірмелерді көрмеде экспонаттамаған дұрыс, себебі көп жағдайда көрермен пайымын төмендетуге әсерін тигізеді.
Көрмеге экспонаттауға ұсынуға қызықты құжаттың нашар физикалық сақталуы кезінде (мәтінін оқу мүмкін болмаған жағдайда), машинкада басылған түпнұсқа құжаттың жанына орналастыру немесе суреті мен ксерокөшірмесін қоюға болады.
Көмекші материалдар: нобайлар (схемалар), диаграммалар, сызбалар сонымен қатар сурет және ксерокөшірмелеу жолымен жасалады
Барлық баспа экспонаттарды (кітапшалар, үнпарақтар, плакаттар және т.б.) басылымның түпнұсқасында ғана беру қажет. Егер сақталуы қамтамасыз етілген шарттары мүмкін болса, иллюстрациялық материалдарды көбіне түпнұсқада немесе көркем орындалған көшірмелерде берген дұрыс.
Аннотацияларды әзірлеу кезінде құжаттағы мәтіндерді қаріппен (шрифт), реңмен (фон), туспен белгілеу қажет. Құжаттардағы аннотациялар мен түсініктемелер (комментарии) оқуға жеңіл болу керек.
2.1.6. Экскурсия мәтінін дайындау
Көрме өткізу үшін жұмыс тобының жетекшісі мұрағат директорының келісімі бойынша көрме жүргізушісін тағайындайды. Әдетте, көрменің жүргізушісі болып жауапты бөлімнің меңгерушісі немесе, ол болмаған жағдайда, сол бөлімнің басқа қызметкері тағайындалады.
Одан кейін көрме жүргізушісінің мәтінін дайындау керек (одан әрі – жүргізуші), ол жүргізушіге өзінің ойын тізбекті әрі толық жеткізуге, көрме барысында түсіндіру жұмысын қисынды түрде жүргізуге көмектеседі. Мұндай мәтінді әр жүргізуші өз бетінше дайындайды.
Экскурсия мәтінін дайындау алдымен мақсат пен міндеттерді айқындау алудан басталады, ары қарай мұрағат құжаттарын тақырыпқа сай оқу мен әдебиеттерге іріктеу жұмыстары жүргізіледі. Экскурсия мәтіні міндетті түрде көрмеде экспонатталатын мұрағат құжаттарына, мұражай экспонаттарына және басқа да материалдарға байланысты болуы шарт.
Мәтін экскурсия құрылымын ұсынып және көрменің тақырыптық – экспозициялық жоспарына толықтай сәйкесті құрылады. Көрмедегі бой көрсететін нысандар мәтіндегі деректердің мазмұны бойынша тізбектеліп, ашық бөліктерге бөлінеді. Әрқайсысы бір ғана тараушаға арналады. Осы талаптарға сәйкес құрастырылған дайын жүргізушінің мәтінін көрме барысында түсінік жұмысын жүргізуге қолдануға болады. Жұмыс тобының жетекшісімен жүргізушінің мәтіні келісіледі.
Көрмедегі экскурсия жүргізуді алдымен, көрме тақырыбы таныстырылатын, мақсаты анықталып және негізгі кезеңдері көрсетілетін кіріспеден бастау қажет.
Тыңдаушының үлкен қызығушылығын таныту үшін кіріспе 3-5 минут болуы тиіс.
Көрменің негізгі бөліміне тоқталатын болсақ, тақырыптық - экспозициялық жоспарға сай қойылатын сұрақтың тарихын ашу үшін тараудан тараушаға дейін тізбекті түрде өту керек. Көрменің негізгі бөлімі 30 минуттан аспауы тиіс.
Көрерменді мұрағат құжаттарымен таныстырып өткен тарихты әңгімелеу барысында, оларға түсінікті әрі көз алдына елестету үшін сол болған тарихи оқиғадан үзінді келтіру қажет .
Тарихи оқиғаның мағыналық жағына баға бермей және оны қысқартпай баяндау керек. Сонымен қатар тарихи деректерді белгілі бір уақытынсыз немесе ақпарат көзіне сілтеме жасамастан атап өтуге болмайды.
Көрме өткізу барысында жеке тектік қорларда қорқұрушы мен қорға толық құқылы тұлғаның рұқсатымен жеке тұлғаға толықтай мінездеме беру, оның негізгі пайда болу тоғыстары мен дамуын, өмірінің кәсіби, қоғамдық және отбасылық жақтарын және қоғам алдындағы еңбегі мен марапаттарын көрсету арқылы қатысушылар ойында мақсатты және жарасымды тұлға портретін қалыптастыру керек.
Мәтінді дайындаған кезде автор айтылатын сөздің логикасындағы сөз бен суреттің (құжат) келушілер сезіміне синхронды әсер беретінін ұмытпауы тиіс. Экскурсияда берілген материалдарды тірілту келушілердің көңілін көтеру амалы болмауы керек. Көрмеге қатысушылар аталған көрме тақырыбы бойынша жоғарғы деңгейде танымдық ақпарат алуы керек.
Негізгі бөлім мазмұны толық ашылғаннан кейін қорытындылауға көшеміз. Сайып келгенде көрмеде айтылған, жинақталынған ақпарлар мен көрмеге қатысушыларға арналған тілектер қорытындыланады. Қорытынды бөлім 3-5 минутқа дейін болуы керек.
Жүргізуші көрме таныстырылымы барысында өз мәтінін қолдана алады. Таныстырылым жүргізуге қолайлы болу үшін әңгімелеудің негізгі бағыттары, бөлек цитаталар, тарихи күндер, әңгімелеу кезінде экспонатталатын құжат жайлы жазылған арнайы кәртішкелер ұсынылады. Тақырыптық – экспозициялық жоспардың әр тараушасы бойынша бірнеше кәртішкелер толтырылады (негізгі сұрақтар санына байланысты).
Кәртішкелерді қолдану арқылы жүргізуші олардың мазмұнын оқымай, соған қарап отырып әңгімелейтін тақырып мазмұнын еске түсіреді. Жүргізуші экскурсия барысында үзілістер болған жағдайда кәртішкелерді тағы бір рет қарап шығып, әңгімелейтін материалды жадында жаңарта алады.
Карточка қолдануға ыңғайлы болуы қажет. Ол үшін карточка өлшемі ұзақ уақыт қолдануға арналған тығыз жазбалық қағаздың төрттен бір бөлігіндей болады. Кәртішкелерге реттік нөмір қойылады және экскурсия алдында тараушаларды ашатындай тізбектелген ретпен салынады.
Экскурсия мәтінін жаттанды түрде немесе сөзбе–сөз көрерменге жеткізуге болмайды. Көрме өтпестен бұрын жүргізуші өзінің таныстырылымдық сөзімен алдын-ала дайындалу керек.
2.2. Көрме таныстырылымы мен ашылуына дайындық шаралары
Экспонатталатын материалдарды дайындау мен сұраптау жүргізу аяқталғаннан кейін көрме таныстырылымы мен ашылуының күні, бекітілген шақыру билеттерінің үлгісі және шақырылатын қатысушылардың тізімі, көрме буклетін әзірлеу мен БАҚ-на пресс-релиз мәтінін дайындау шаралары өткізіледі.
Жұмыс тобының жетекшісі мұрағат директорының келісімімен көрменің таныстырылымы мен ашылу күнін белгілейді. Шақырылатын қатысушылардың тізімі жасалады. Шарада көрме тақырыбы мен мұрағат құжаттарының мазмұны бойынша көпшілік алдында сөз сөйлеу жөнінде шақырылған қонақтармен алдын – ала келісім жүргізіледі.
Көрме тақырыбы мен мұрағат құжаттарының мазмұны жайлы көпшілік алдында сөз алу туралы шақырылған тұлғалармен алдын-ала келісіледі. Шақырылған қонақтармен бірге тізімге бұқаралық ақпарат құралдары мен теледидар өкілдері де енгізіледі.
Жұмыс тобы көрме таныстырылымы мен ашылуына арнайы сценарий дайындап, көрмеде экскурсия жүргізу уақытын анықтап және сөз сөйлеушілердің ретін жазады. Сценарий мұрағат директорымен бекітіледі. Сөз сөйлеуші және баяндаушы тұлғалар шығу кезегі мен мерзімі туралы көрме өтпестен 3 (үш) жұмыс күн ілгері телефонмен ақпараттандырылуы тиіс.
Көрме таныстырылымы мен ашылуы видео және фототүсіріліммен жүргізіледі. Бұл үшін мұрағат қызметкерлерінің ішінен жауаптылар тағайындалады.
Аудиовизуальді материалдардың (сканерленген мұрағат құжаттарының демонстрациясын, (мысалы, слайд-шоу түріндегі) фильмдерден, фотоқұжаттар мен музыкалық шығармалардан үзінділер) көрсетілімін сәйкесінше бір мақсатта қарау көзделеді.
Көрме ашылғандығы туралы хабарлау мақсатында құжаттарға жалпы шолу мен бір-екі қызықты құжаттардың фотосуреттерін жинақтай отырып, буклет шығарылып, басылады.
Көрме буклеті көрменің атауы, мақсаты, және міндеті, сонымен қатар көрмедегі құжаттар хронологиясы және ұйымдастырушылардың, көрме қатысушыларының тізімі аталатын кіріспе бөлімнен тұрады.
Буклеттің екінші бөлімі көрмеге қойылған іздеу деректемелері бар құжаттар мен материалдардың аннотациялық тізбесінен тұрады.
Шақыру билетінде шақырылатын қонақ аты-жөні, көрме атауы, өтетін күні, уақыты, орны мен мұрағат атауы көрсетілуі тиіс.
Шақыру билетінің келесі жағы көрме тақырыбын, өткізу мақсаты мен бағдарламасын (сценариін) қамтиды. Дайын шақыру билеттері өтетін шарадан 3 күн бұрын, кешіктірілмей алушыға табысталады.
Пресс-релиз көрме өткізуден бұрын дайындалады. Ол көрмеге қатысушыларға алдын-ала көрме тақырыбы туралы, не үшін және қандай атаулы күнге ұйымдастырылып жатқандығы жөнінде танысу үшін әзірленеді.
Пресс-релиз келесі негізгі кезеңдерден тұрады:
1) мәтін А4 форматының бір бетінде мұрағаттың бланкінде орналастыру;
2) әрбір абзац үш сөйлемнен кем болмауы тиіс;
3) бірінші абзацта өтетін корменің тақырыбы, уақыты мен орны көрсетіледі;
4) аббревиатураны қолдануға тыйым салынады, атауы толық көрсетілуі тиіс;
5) мәтінде көңіл-күйді білдіретін тыныс белгілер қолдануға болмайды (леп белгісі, көп нүкте және т.с.с.);
6) пресс-релиздің соңғы жағында қосымша ақпарат алу үшін сол мұрағат қызметкерінің Т.А.Ә, байланыс телефоны және мұрағат сайтына сілтеме тұрады .
Көрме ашылуынан үш күн бұрын бұқаралық ақпарат құралдарына пресс-релиз электронды пошта немесе факс арқылы жолданады. Мүмкіндігінше адресатқа аты және әкесінің атымен байланысқан жөн.
Барлық дайындық жұмыстар аяқта мұрағаттың істер номенклатурасына сәйкес номенклатуралық іс жасақталады. Сақтау бірлігі көрменің тұжырымдамасынан (тақырыптық жоспар), тақырыптық-экспозициялық жоспарынан, экспонатталатын құжаттар орналасуының графикалық сұлбасынан, көрме жүргізуші сөзі мен пресс-релиз мәтіндерінен, көрменің шығарылған бүклетінен, шақырылғандардың тізімінен, қатысушылардың тіркеу парақтарынан құралады.
Көрме өткізілгеннен кейін істер номенклатурасы көрме таныстырылымы мен ашылуының суреттерімен, компакт-дискке жазылған электронды файлдағы Аvi форматты видеотүсірілімімен, экспонатталған құжаттардың көшірмелерімен, пікірсарап және жазба пікірмен толықтырылады.
Көрме өтуге кемінде 1 (бір) жұмыс күні қалған уақытта жауапты бөлім көрменің электрондық түрін мұрағаттың веб – сайтына орналастыру мақсатында мұрағаттың веб-сайтын толықтыруға жауапты қызметкерге электрондық тасығышта ұсынады және көрменің өтетін күні туралы оны хабардар етеді. Мұрағаттың веб-сайтын толықтыруға жауапты қызметкер ұсынылған құжаттарды белгіленген көрме өтетін күні мұрағаттың веб-сайтына орналастыруды қамтамасыз етеді, орналастырылған материалдардың веб-сайтта тұру мерзімі шектелмейді.
2.3. Бөлме және жабдық таңдау, экспонатталатын материалдың сақталуын қамтамасыз ету мен көрмені монтаждау
Мұрағаттық құжаттардың сақталуына көрмені ұйымдастырушылар міндетті болады. Көрме үшін мұрағаттық құжаттарды ұсынған мұрағат көрме кезінде құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету талаптарына бақылау орнатады.
Экспонатталатын мұрағаттық құжаттар олардың сақталуын қамтамасыз ететін жағдайда көрмеге шығарылады.
Көрмедегі мұрағаттық құжаттарды экспонаттаудың нормативтік шарттары келесідей шаралар арқылы іске асады:
1) көрмеге арнайы жарықтандырылған және ыңғайлы аумақты бөлмені қолдану;
2) көрме ұйымдастырылатын бөлмеде оңтайлы (нормативті) өртке қарсы, күзетшілік, температуралық-ылғалдылық, жарық және санитарлық-гигиеналық тәртіптерді орнату;
3) экспонаттаудың арнайы құралдары мен экспонатталатын мұрағаттық құжаттарды жылжыту құралдарын қолдану (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкалар және т.б.).
Көрме үшінші тұлғалармен келісім-шарт негізінде беріліп, өртке қарсы, күзет, санитарлық-эпидемиологиялық қауіпсіздік талаптарына сай және ережелермен белгіленген температуралық-ылғалдылықты, жарық, санитарлық-гигиеналық режимі сақталған арнайы көрме залында өткізіледі.
Көрмені үшінші тұлғалармен келісім-шарт негізінде берілген арнайы көрме залында ұйымдастыруға мүмкіндік болмаған жағдайда көрме мұрағаттың оқу залында өткізіледі.
Көрмеге арналған жабдық экспонатталатын құжаттар мен материалдардың көлемі мен түріне қарай таңдалады. Көрмеге қойылған жабдықтар шаң-тозаңнан таза болуы шарт.Витриналар мен стендтар жабылуы және мөрленуі тиіс. Экспонаттар тікелей күн шуағы түсетін жерлерге қойылмауы керек және экспонаттар мен жылыту құралдары арасындағы арақашықтық 1,5-2 метрден кем болмауы керек.
Витриналарда, стендтарда және планшетте тұрғанда құжаттың құлап кетпеуі мен оның өз орнынан жылжып кетпеуін қарастыру керек. Құжат мәтініне зиянды әсер ететін құралдар (желім, жабысқақ таспа, түйреуіштер, скрепкалар және т.б.) қолдануға болмайды.
Мұрағаттық құжаттардың түпнұсқалары әдетте кілтенетін әйнек витриналар мен шкафтарда орналастырылады, ал құжаттардың көшірмелер көрмесі стеллаждар, стендтер немесе планшеттер түрінде жасақталады.
Экспонаттауға арналған жабдықтар мен құралдар көрермендерге қойылған құжаттарды көріп, оқуға мүмкіндік беретіндей орналастырылады. Экспонаттар жақсы жарықтандырылуы керек, олар тым биік немесе тым төмен орналаспауы тиіс.
Стеллаждар мен стендттерді орналастыру кезінде экспонаттарға еркін жетіп өтуге және жүргізушінің оңтайлы жүруіне кедергі жасалмауы тиіс.
Көрме монтажы тақырыптық – экспозициялық жоспар мен құжаттардың графикалық нобайының (схема) орналасуына сәйкес жасалады.
Жұмыс уақытында, дәлірек көрме өту барысында жауапты бөлімнің 2 (екі) қызметкері көрмеге келушілердің іс-әрекетін бақылау мен экспонатталған материалдарды бүлдіру мен жоғалтуды болдырмау мақсатында экспонатталған құжаттарды күзетуге қойылады.
Көрме өткізу уақыты аралығында экспонатталатын материалдарды дайындау мен көрмеге дейінгі уақытта сақтау үшін оларды күзету шаралары қолға алынады. Ол үшін көрмеге жалға бөлме берген мекеме келісім-шартты орындау шеңберінде өз күшімен экспонатталатын материалдарға күзет ұйымдастырады. Егер көрме мұрағатта ұйымдастырылса, онда ол мұрағат режиміндегі күзетпен қамтамасыз етіледі.
Мұрағатта стационарлы және ұзақ уақытқа созылатын көрме өткізілген жағдайда көрме өткізілетін бөлме жұмыс күнінің соңында көрменің соңғы сеансы аяқталысымен міндетті түрде мөрленеді.
Кілттерді жұмыс уақытында немесе жұмыстан тыс кездегі сақтау тәртібі бекітілген Ережеге сай жүргізіледі.
Көрме бөлмесіне кіруге тек мұрағат басшылығына, жұмыс тобының жетекшісіне және жауапты бөлім меңгерушісі мен қызметкерлеріне рұқсат етіледі.
Бөгде тұлғаларға көрме бөлмесінен экспонатталатын мұрағат құжаттарын, материалдық құндылықтарды және тағы басқа да экспонатталатын материалдарды шығаруға тыйым салынып, қолданыстағы Заң нормаларына сәйкес қудаланады.
2.4. Көрменің көркемдік безендірілуі
Бөлме мен жабдық таңдау, сақталу және қауіпсіздік шараларын белгілеу жұмыстарынан кейін көрмені көркемдік жағынан безендіру басталады.
Көрменің табысты өтуі көбіне, оны тамашалау барысында көрерменнің тартымдылығына тәуелді. Сондықтан стендтерде, планшеттерде немесе витриналарда экспонаттардың дұрыс, орнықты қойылуы өте маңызды.
Экспонаттардың орналасуы хронологиялық тәртіпте немесе белгілі бір тақырып негізіндегі бөлім немесе бөлімше бойынша жүреді.
Планшетті көрме ұйымдастыру кезінде де жоғарыда аталған талаптарды басшылыққа алады. Планшеттер көрермендердің көру деңгейінде орналасады. Мұндай көрмелердегі өте маңызды және визуальды тартымды құжаттар орталық бөлікті алады.
Құжаттар көшірмелерінің көрмесін дайындау кезінде көрме жабдықтарының (планшеттерінің) өлшеміне қарай көрменің қалыпы жасақталады және плакаттар басылады. Құжаттардың санды көшірмелерін жасақтау әдісін қолдануда қазіргі замаңғы техникалары көшірмелердің өлшемдерін үлкейтіп кішірейтуге, ажыратылған құжаттарды бір плакатқа біріктіруге, бір тақырыпқа коллаждар жасауға және мәтіндік құжаттарды фотосуреттермен қоса дайындауға мүмкіндік береді.
Көрмені көркемдік жағынан безендіру бөлімдер мен бөлімшелердің бөлінуін талап етеді, көрмелерде ең маңызды да визуалды жағынан тартымды құжаттарға орталық көрінетін орын белгіленеді.
Статикалық материалдарды стендтерге диаграмма мен кесте түрінд ұсынуға болады. Белгілі бір саладағы жетістіктерді көрнекі көрсету үшін экспонатталатын материалдардың жаңалары мен бұрынғыларды қатар қою арқылы іске асыруға болады.
Жетекші экспонаттарға көңіл аудару үшін түрлі түстер, көреғар, өлшем сияқты композициялық құрылғылар қолданылады. Экспонаттарды қою кезінде оларды бір жерге үймеу керек, ол көрменің сапасы мен көркемдігін төмендетеді.
Құжат көрмесінде айрықша орынға ие ол - электронды форматтағы (мультимедиялық, виртуальды) көрмелер. Мұрағатшылар көбіне осы форматтағы көрмелерді қолданады. Себебі, дәстүрлі көрмелерге қарағанда виртуальды көрме біршама артықшылықтарға ие.
Көрменің электрондық нұсқасы экскурсия жүргізуші сөзінің мәтіні мен арасына енгізілген мұрағаттық құжаттар және басқа да материалдардың фотосуреттерінен тұратын Microsoft Office Word бағдарламасында дайындалған құжат түрінде ресімделеді.
3. Көрме ашылуы/таныстырылымы, өткізілуі мен жабылуы бойынша ұйымдастыру шаралары
Көрме ашылатын/таныстырылым жүргізілетін күні жауапты бөлімнен арнайы тағайындалған қызметкер көрме ашылардан 1 (бір) сағат бұрын экспонаттардың, видеокамераның және көрме бөлмесінің дайындығына қорытынды тексеріс жүргізіп, жұмыс тобының жетекшісі мен мұрағат директорына сол жөнінде баяндайды.
Көрме ашылардан 30 (отыз) минут бұрын алдын-ала дайындалған шақырылғандардың тізімі бойынша көрмеге қатысушыларды тіркеу жүреді. Көрме қатысушыларына көрме буклеті табысталады.
Осы уақытта көрмеде сөз сөйлейтіндердің тізімі нақталанады. Шақырылғандар бойынша сөз сөйлеушілердің қатыспай қалуы болған жағдайда, алдын-ала бағдарламада (сценарийде) белгіленіп, ол туралы жұмыс тобының жетекшісі мен мұрағат басшылығына баяндалады.
Белгіленген уақытта бекітілген сценарий бойынша көрменің ашылу салтанаты басталады. Шарада арнайы тағайындалған қызметкер видео- және фототусірілім жасайды.
Әр сеанс аяқталысымен жұмыс тобы экспонатталатын материалдардың толықтылығы мен сақтылығын анықтау мақсатында олардың есебі мен түгендеуін жүргізеді.
Экспонатталатын материалдарда жетіспеушілік пен бүліну болса, еркін үлгідегі экспонатталатын материалдардың жоғалуы мен бүлінуі актісі жасалып, жоғалған немесе бүлінген құжаттардың атауы мен мұрағаттық шифрі көрсетіліп, құжаттарға келтірілетін зияндылығы сипатталады. Жоғалған немесе бүлінген деректері байқалған мұрағаттық құжаттар тағайындалған тәртіпке байланысты тергеу шарасын жүргізу мақсатында тиісті органдарға хабарланады. Акт 3 (үш) данада жасалып, бір данасы тиісті органға жоғалу мен бүліну туралы жазылған арызға жалғанады, екіншісі – экспонаттарды қабылдау орны бойынша жіберіледі, ал үшіншісі – жауапты бөлімнің істер номенклатурасындағы материалдармен қалдырылады.
Оқиға орнынан түсіріліп алынған фото- және видеотүсірілімдер көрме бітер күні өңдеу үшін ақпараттық технологиялар бөліміне беріледі.
Ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметкері 3 күннің ішінде фототүсірілімді Jpeg. форматында, видеотүсірілімді Avi форматында компакт-дискке, ал фотоматериалдарды қосымша 9*12 см форматында түсті безендірілген фотоқағазға көшіреді. Ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметкері барлық өңделген материалдарды (компакт-дисктер және фотосуреттер) жауапты бөлім меңгерушісіне алдағы уақытта істер номенклатурасына кірістірілуі үшін береді.
4. Көрме экспонаттары мен материалдарын қоймаға қайтару тәртібі
Көрме өткізілгеннен кейін басқа мекемелерден алынған мұрағат материалдары мен экспонаттары алынған орны бойынша көрме өткен келесі күнге дейін дереу қайтарылады. Экспонаттарды орны бойынша қайтару шараларының барлығы көрме ұйымдастыруға жауапты жұмыс тобының күшімен іске асырылады.
Мұрағаттық құжаттардың түпқұсқалары мұрағат қоймасына қайтарылмастан бұрын сәйкесінше мұрағаттық сақтау бірліктеріне, ал мұрағаттық экспонат көшірмелері істер номенклатурасына тігіледі.
Мұрағат құжаттарын қоймаға тапсыру тәртібі Ережемен анықталады.
Көрме аяқталғаннан соң, басқа мекемеден қабылданған экспонаттық материалдар экспонаттардың атауы, саны және физикалық жай-күйі көрсетілген қабылдау-тапсыру актісі арқылы оларға кейін қайтарылады. Акт жауапты бөлім меңгерушісімен 2 (екі) данада еркін пішінде құрастырылып, олардың біреуі экспонатталатын материалды берген мекемеге экспонатымен бірге беріледі, акттің екінші данасы жауапты бөлімнің істер номенклатурасына тігіледі.
Стационарлы көрме өткізілген жағдайда экспонаттарды түгендегеннен кейін осы ұсынымның 2.1.8. пунктіне сәйкес көрме сеанстары арасында сақталуды қамтамасыз ету шарасы жасалады.
Пайдаланылған нормативтік-әдістемелік құжаттар мен әдебиеттер тізімі
1. Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326-I Заңы.
2. «Свердлов облысы қоғамдық ұйымдарының құжаттама орталығы» Свердлов облысы мемлекеттік қазыналық мекемесіндемұрағат құжаттарының көрмесін ұйымдастыру туралы әдістемелік ұсынымдар -2011.
3. №1604 «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы» ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы Қаулысы.
