Мекеменің істер номенклатурасын жасақтау жөніндегі электрондық қалыбын пайдалану бойынша әдістемелік ұсынымдар

Қалыпты көшіру

Ұсынымдарды көшіру

Мекеменің істер номенклатурасын жасақтау жөніндегі электрондық қалыбы Microsoft Office Excel 2003 арқылы біздің мұрағат қызметкерлерінің өз күшімен дайындаған жасақталымы болып табылады.

Істердің номенклатурасын жасақтау қалыбы мекемелердің істер номенклатурасын жасақтауды мүмкіндігінше жоғары деңгейде автоматтандыру және жасақтау барысында қателіктер жіберілуіне жол бермеу үшін арналған.

Аталған қалып мекеменің істер номенклатурасын жасақтау функцияларын атқаратын қызметкерлері үшін арналған.

Бұл қалыпты пайдалану бірнеше артықшылықтарға ие, соның ішінде:

1) Істің тақырыбын қолмен терудің қажеттілігі жойылады, ұсынылған үлгілік тізбе бойынша автоалмастыру жүреді;

2) Автофильтрлеу функциональдық іздеу мүмкіндігінге ие, өйткені, істің керекті тақырыптарын кез-келген параметр бойынша іздеуге болады;

3) Тақырып таңдағанда автоматты түрде сақтау мерзімі мен тізбе пунктінің қате енгізілуін болдырмайды;

4) Тақырыптық тарауға қатысы жоқ істің тақырыбын таңдауды болдырмайды;

5) Қорытындыны автоматты түрде санау жүзеге асырылады;

6) Автоматты түрде нөмірленеді;

7)  Номенклатура пішінінің безендірілу  барысы барынша автоматтандырылған;

8) Мекеменің анықтамалық мәліметтерін  автоматтандырылған түрде толтыру көзделген;

9) Бір тілден екінші бір тілге аударма жасау қажеттілігі жойылады.

Мекеменің істер номенклатурасын жасақтау жөніндегі электрондық қалыбын пайдалану бойынша әдістемелік ұсынымдарда оны пайдалану негіздемелері, оның функциялары, бағытталуы мен мүмкіндіктері, онымен жұмыс істеу тәртібі мен қағидаттары, фотосуреттері бар қолдану жөніндегі толық нұсқаулығы келтірілген.

Аталған жасақталым 2013 жылы ҚР Мәдениет және ақпарат министрлігінде ҚР мұрағаттық қызметінің құрылуына 90 жыл және ҚР "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңының қабылдауына 15 жыл толуына орай жарияланған әдістемелік ұсынымдар байқауына қатысып, байқауда 3-ші орынға ие болды.

Басып шығаруға арналған нұсқасы "Құжат айналымы мәселері" журналының 2014 жылғы қаңтар айындағы 1-ші нөмірінде жарияланған.