БҚО мемлекеттік архиві және Сырым, Жалпақтал филиалдарының 2017 жылға арналған сараптамалық жұмыс есебі және алда тұрған мақсаттары мен міндеттері
Мемлекеттік архивтің ең басты атқаратын қызметтерінің бірі ол құжаттаманы жасау мен басқаруды, мекеменің ведомстволық архивтің ұйымдастыру, құжаттарды уақытша сақтауды, және Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорына меншік иесінің қызметі барысында пайда болған құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсыруды, оларға ғылыми-техникалық өңдеу өткізуді және іс қағазын жүргізу мен істі басқару саласындағы мәселелерді іске асыру болып табылады.
Күні бүгін БҚО мемлекеттік архивінің және Жалпақтал мен Сырым аудандық филиалдарыныңесебіне архив қорының толықтыру көздері ретінде 406 мекемелер мен кәсіпорындар енгізілген, бұл жұмыстар тікелей архивтің ведомстволық архивтермен жұмыс бөлімі арқылы жүзге асады.
2017 жылдың қаңтар-желтоқсан айларында 70 істер номенклатурасы сараптау-тексеру комиссиясымен (СТК) бекітілді.
Ведомстволық архивтермен жұмыс бөлімінің қызметкерлері ұйымдармен мекемелердің архив саласының мамандарына құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуіне және ҒТӨ жасау үшін әдістемелік-тәжірибелік көмек көрсетіп келеді. 2016 жылдың өзінде 36 жуық мекеме мен ұйымдар құжаттарына ғылыми-техникалық өңдеу (ҒТӨ) өткізсе, 2017 жылдың 44 тізімдеме СТК шешімімен мақұлданған болатын. Бұл 2016 жылмен салыстырғанда 18,2 пайызға артық.
Ведомстволық архивтердің жұмысын бір жүйеге келтіру үшін мекемелер мен ұйымдар ведомстволық архив және сараптау комиссиясы туралы ережелерді
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген бұйрығына сәйкес құрастырып, 2016 жылы 201 ведомстволық архив және сараптау комиссиясы туралы ережелер СТК-мен бекітілді, ескеретін бір жағдай, мемлекеттік архивтің толықтыру көзіне енгізілген мекемелер мен ұйымдардың 85%-і СТК-мен бекітілген болатын, ал 2017 жылы 31 жуық ВА және СК туралы ережелер СТК-мен келісілді.
Ведомстволық бөлімнің тағы бір негізгі қызметінің бірі, ол мекемелермен ұйымдардың архив саласының мамандарына әдістемелік-тәжірибелік көмек көрсету болып табылады. 2016 жылы 300 жуық мекемелер мен ұйымдардың архивисттеріне жеке әдістемелік – тәжірибелік көмек көрсетілді. Көмек көрсету аясында семинар-кенестер ұйымдастырып, 2017 жылы қаңтар-желтоқсан аралығында мекемелер мен ұйымдардың 431 іс жүргізушілеріне жеке әдістемелеік –тәжірибелік көмек және 5семинар-кеңес өткізілді, олар әр-түрлі салалар бойынша қызмет атқаратын мекемелер мен кәсіпорындар: білім, денсаулық, әлеуметтік, банк, экономика, жеке кәсіпкерлер, ауыл шаруашылғы, қоғамдық ұйымдар.
Сондай ақ, мекемелердегі іс жүргізумен құжаттардың жақсы деңгейде сақталуы үшін, мекемелер қызметкерлеріне шеберлік-класстар өткізуді жоспарлап отырмыз. Іс жүргізумен архив ісін үйрету мақсатында мекемелер қызметкерлеріне 2017 жылы ай сайын семинар-кеңес өткізуді жоспарға енгізді.
Семинар-кеңестердің мақсаты-іс жүргізушілер мен архив саласының іс-қағаз жүргізудегі біліктілігін арттыру.
Сонымен қатар, ведомостволық архивтермен жұмыс бөлімі өз қызметін келесі бағыттарда жүзеге асырды: мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізу қызметіндегі қызметкерлермен семинар-кеңестер өткізу; ведомостволармен жұмыстану тәжірибесіне нормативтік-құқықтық құжаттарды және ережелерді, нормативті-әдістемелік нұсқаулықтарды енгізу; мекемелерге, ұйымдар мен кәсіпорындарға шығып, ғылыми- тәжірибелік көмек көрсету; сараптау комиссиясы қызметінің тиімділігін арттыру; мекеменің іс жүргізуіне және ведомостволық архив саласының жауапты тұлғаларына күн сайынғы кеңес жүргізу; Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивінің толықтыру көздері тізімін түзету болып табылады
2016 жылы жеке заңды тұлғаларға 6642 (архивтік анықтама) мемлекеттік қызмет көрсетілген болатын, ал 2017 жылы 6858 мемлекеттік қызмет көрсетілді. 2016 жылмен салыстырғанда 3,2 % артық.
| . № | Қызмет көрсетілген жері |
2016 жыл |
2017 жыл |
Пайыздық көрсеткіші |
| 1 | Е-гов | 1789 | 2441 | 26,7% артқан |
| 2 | Мем.корпорация ХҚКО | 2653 | 1176 | 44,3% кеміген |
| 3 | Кеңсе, пошта, эл.пошта | 2200 | 2641 | 16,7% артқан |
| 6642 | 6858 | 3,2% артқан |
«Архивтік анықтама беру» мемлекеттік қызметі бойынша БҚО мемлекеттік архиві (Сырым және Жалпақтал филиалын қоса алғанда) 2017 жылда орындалған мемлекеттік қызметтер туралы ақпарат
| № | Мекеменің атауы | Көрсетілген мемлекеттік қызметтер саны (барлығы) | Соның ішінде | |||
| Жеке тұлғадан | Заңды тұлғадан | Оң нәтиже | Теріс нәтиже | |||
| 1 | БҚО мемлекеттік архиві | 6858 | 5561 | 1297 | 3541 | 3317 |
Батыс Қазақстан облысының 1-ші, 2-ші, 3-ші хатшыларының номенклатурасы анықтамалығының 2 томы және жеке тектік қорлар анықтамалығы шығарылып, таныстырылымы өтті. Облыстық атқару комитетінің төрағалары жөнінде анықтамалық жазылуда. Сонымен қатар, 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысында «Ерен еңбегі үшін» медалімен марапатталғандарды электронды базаға енгізу жұмыстары жалғасуда.
Архивтің веб-сайтында Орал облыстық партия комитетінің соңғы хатшысы, мемлекет және қоғам қайраткері, дипломат Нажамеден Ихсанович Искалиевке, қоғам қайраткері Мухтар Мухтарұлы Ажгуловтың туғанына 95 жыл, жазушы, өлкетанушы, Қазақстанның еңбек сіңірген мәдениет қайраткері Жайсан Ақбаевтың туғанына 90 жыл, еңбек ардагері, халыққа білім беру қызметкері Тастан Ашгалиұлы Ашғалиевтың туғанына 120 жыл, Аға сержант, Кеңес Одағының Батыры Александр Остапович Борисюктің туғанына 95 жыл, Ғалым, тарихшы, халыққа білім беру қызметкері, Қазақ КСР-нің оқу-ағарту ісінің үздігі Белый Александр Иосифовичтің туғанына 90 жыл, социалистік еңбек ері Ұлы Отан соғысының ардагері Григорий Андреевич Бойновтың туғанына 110 жыл, Атақты қоғам қайраткері, ғалым, журналист Энгельс Габбасович Габбасовтыңтуғанына 80 жыл, дәрігер-эпидемиолог Александр Васильевич Генкенің туғанына 150 жыл, Атақты суретші Сакен Нажметдинұлы Гумаровтіңтуғанына 80 жыл, Орал драма театрының суретшісі, Қазақ КСР-ның еңбек сіңірген мәдениет қызметкері Борис Алексеевич Дубовиченконың туғанына 90 жыл, Орал облысының Социалистік еңбек ері Демеу Жаумбаевтың туғанына 85 жыл, тарих ғылымдарының кандидаты Исатай Нәсекенұлы Кенжалиевтың туғанына 90 жыл, Ауыл шаруашылығы саласында еңбек сіңірген қызметкері Сагин Кенжебаевич Кенжебаевтың туғанына 95 жыл, Кіші лейтенант, Кеңес Одағының батыры, Батыс Қазақстан облысының Бөрлі ауылының тумасы Дмитрий Иванович Панфиловтың туғанына 105 жыл, Кеңес Одағының батыры, Батыс Қазақстан облысының Орда ауылының тумасы Темір Джантекеевич Масинның туғанына 110 жыл, Кеңес Одағының батыры, Батыс Қазақстан облысының Теректі ауданы Буденый ауылының тумасы Тарасенко Василий туғанына 105 жыл, Қазақстан жазушылар одағы Орал бөлімшесі басқарма төрағасы, КСРО жазушылар одағы мүшесі, Батыс Қазақстан облысының Красноармейск ауылының тумасы Корсунов Николай Федоровичтің туғанына 90 жыл, Кеңес Одағының батыры, Батыс Қазақстан облысының Долинный ауылының тумасы Покатило Иван Григорьевичтің туғанына 105 жыл, Кеңес Одағының Батыры Василий Федорович Тарасенконың туғанына 105 жыл, Ұлы Отан соғысына қатысушы Михаил Михайлович Шамовтыңтуғанына 105 жыл, Аға сержант, Кеңес Одағының Батыры Мәншүк Мәметова Жеңсікәліқызы (Жиенғалиқызы) Мәметованыңтуғанына 95 жыл, Қатардағы жауынгер, Кеңес Одағының Батыры Андрей Яковлевич Тихоненконыңтуғанына 105 жыл, Кеңес Одағының Батыры Есен Шегреевич Уракбаевтың туғанына 95 жыл, Социалистік еңбек ері Алексей Васильевич Черекаевтің туғанына 85 жыл, Кеңес Одағының Батыры Григорий Иванович Чумаевтың туғанына 100 жыл толу құрметтеріне арналып көрме ұйымдастырылды. 2017 жылы архивтің веб-сайтына 26 (жиырма алты) көрме өткізілді. 2016 жылмен салыстырғанда 61,54 пайызға артық.
Архив қоймасының жұмысы жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі. Ұлттық мұрағат қорына мекемелер мен ұйымдардан ведомстволық архив құжаттарын қабылдау, істердің физикалық жай-күйін және құжаттардың бар болуын тексеру, тапсырыс бойынша істерді беру және кері орналастыру, жетілдіру сияқты қызметтер атқарылады.
Архивттің жылдық жұмыс жоспарына сәйкес 10 мекемелердің ведомстволық архив құжаттары тұрақты сақтауға қабылдауы бойынша «Батыс Қазақстан облысы статистика бойынша есептеу орталығы еншілес мемлекеттік кәсіпорнының ведомстволық архив», «Батыс Қазақстан облысының ауыл шаруашылығы басқармасының облыстық ветеринарлық станция»МҚК, Орал қаласы әкімдігінің «Іс басқармасы»МКҚК,«Орал қаласының азаматтық хал актілерін тіркеу бөлімі»ММ ведомстволық архив құжаттарын тұрақты сақтауға тапсырды.Яғни,жалпы 344 сақтау бірлігі қабылданды.
Архив қоймасынан тапсырыс бойынша құжаттарды беру және кері тексеріп алу жұмыстары күнделікті жүйелі түрде жасалады. Архивттік қордан есепке алынған және ғылыми-техникалық өндеуден өткен, анықтамалары бар құжаттар пайдаланушылардың өтініштері негізінде беріледі. Ғылыми анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімінің қызметкерлеріне әлеуметтік-құқықтық сипаттағы жеке және заңды тұлғалардың өтініштеріне байланысты архивттік қоймадан тапсырыс бланкісімен беріледі және істер есепке алу журналына жазылады. Қор құжаттарын пайдаланушыларға берместен бұрын құжаттың жәй-күйі толықтай тексеріледі . Архив қоймасынаң күн сайын 175 тең астам істер беріледі. Тапсырыс бойынша берілген істерді кері тексеріп алып, архив қоймасына орналастыру бойынша есепті мерзім ішінде 56062 іс, 82 түп газет, 2 кітап және 2 журнал берілген.
Архив қоймасындағы қор құжаттарының бумалары мен жапсырмаларының жыртылмауы, бүлінбеуі үнемі қадағаланып отырылады. Топографиялық карталары бар.
Жылдық жұмыс жоспары бойынша архив қоры құжаттарының бар-
жоғы, физикалық жай-күйі тексеріліп, есебі жүргізілді. Тексеру барысында
қайта жаңарту мен залалсыздандыруды қажет ететін істер мен құжаттар
оқшауланып алынды. Жылдық жұмыс жоспар бойынша 31 қор құжаттарының жай-
күйін, түгелділігін тексеру жұмыстары жүргізілді. Архив қоймаларындағы
барлық құжаттар мен бумалардың жай-күйі үнемі тексеріліп отырылады.
Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі архивтің бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.
Оқу залының негізгі қызмет түрлері ретінде келушілерді қабылдау, зерттеушілерге кеңестер беру, анықтамалық-ақпараттық аппаратты ұсыну, сұраныстары мен талаптары бойынша істерді беру және кері қабылдау, берілген құжаттардың сақтылығын қадағалау және бүлінуіне жол бермеу, тақырыптамалар мен зерттеушілердің есебін жүргізу болып табылады. Аталған қызметтер жүйелі түрде орындалуда.
Былтырғы жылы тіркелген зерттеуші саны 74 адам болса, архивке жұмыстануға келгендердің саны 257 құраған. Биылғы жылмен салыстырғанда тіркелген зерттеушілердің саны 106-ге жетіп, 30% өскені және архивке келушілердің саны 333-ге жетіп, 23% өскені байқалады.
2016 жылы зерттеушілерге берілген анықтамалық-ақпараттық құралдардың саны 265 тізімдеме, берілген архивтік істердің саны – 1220, дайындалған көшірмелер саны – 144 тапсырыс/1358 парақ құраған болса, 2017 жылы аталған көрсеткіштердің күрт өсуі байқалады: берілген анықтамалық-ақпараттық құралдардың саны 555 тізімдеме (2 есе өсті), берілген архивтік істердің саны – 1955 (37% өсті), дайындалған көшірмелер саны – 165 (13% өсті) тапсырыс / 1354 парақ өзгеріссіз.
Тіркелген тақырыптардың саны да 74-тен 106-ға дейін 30% өскен. Зерттеулердің тақырыптары өзгеріске ұшырамауда, жылдан жылға белгілі бір тақырыптарға байланысты, ол - 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысы, ашаршылық, ұжымдастыру мен тәркілеу туралы зерттеулер, автобиографиялық және шежірелік зерттеулер, мекемелер мен ұйымдардың мерейтойлық даталарына және әр түрлі тақырыптағы дипломдық және ғылыми жұмыстарға тиесілі.
Веб-сайтты метрикалық кітаптар, газеттер мен жеке тектік құжаттар, электрондық қорлар каталогы мен барлық тізімдемелер, тарихи анықтамалармен толықтыру шаралары 2016 жылы толықтай сайтқа енгізіліп, сайттың дискілік кеңістігі 40 Гб жетті, ал жалданған хостингтің дискілік көлемін одан әрі ұлғайту үшін қосымша қаражат 2017 жылы қарастырылмады. Осы себептерге байланысты ағымдағы жылы сайтқа тек жедел жаңалықтарды орналастыру көзделген және олар жүйелі түрде атқарылуда. Егер – 2016 жылы 34 материал жарияланған болса, 2017 жылы 36 материал екі тілде жарық көрді. Оның ішінде басым көпшілігі виртуалды көрмелер мен жаңалықтар. Сол сияқты, веб-сайтты техникалық сүйемелдеу шаралары жалғасуда, сайттың жұмысы қалыпты және еш ақаулықтар орын алған жоқ.
Бөлім қызметінің бір бағыты болып табылатын архивтік құжаттардың электрондық қорын қалыптастыру, оған іздеу жүйесін құру және жаппай сандау шаралары да «Ақпараттық Қазақстан 2020» мемлекетік бағдарламасын орындау аясында жүйелі түрде жүргізілуде.
Аталған қорға былтырғы жылы есепті мерзімде архивтік істердің атауларын енгізу жұмыстары атқарылған болса, ол шаралар 2016 жылы мамыр айында аяқталып, сол кезден бері әр архивтік істің ішіндегі әр құжатты сипаттау жұмыстары жүруде.
Сонымен қатар, осы қорға архивке жаңадан түскен сақтау бірліктері мен қорлары бойынша тиісті өзгерістер енгізіліп отырады – 2 қор атауы, 3 тізімдеме, 14763 сақтау бірлігі, 87789 құжаттар сипаттамалары қосымша енгізілді. Қазіргі жағдайда қорлар, тізімдемелер мен сақтау бірліктері толық деп айтуға болады, тиісті түгендеу шаралары атқарылуда.
Жаппай сандау жұмыстары жоспарлы түрде өз жалғасын табуда. 2017 жылы 1674 аса құнды сақтау бірліктері (135508 парақ) сканерлеуі тиіс болатын, оның 600-і (90079 парақ) сандалып аяқталды, яғни жоспар істер саны бойынша 36% орындалды, ал парақ санры бойынша 66,5% орындалды. Былтырғы жылмен салыстырғанда сандау жұмыстарының деңгейі бір қалыпта қалуда: 2016 жылы – 407 сақтау бірлігі (135225 парақ), ал 2017 жылы 600-і (90079 парақ), яғни істер саны бойынша 47% өске, парақ саны бойынша 33% төмендеген.
Жоспардың орындалмау себептері – сәуір айында орын алған төтенше жағдайларға байланысты өнідіріс барысында жұмыс уақыты басым көпшілігінде төтенше жағдайлардың салдарынан пайда болған кедергілерді жою мен қайта қалпына келтіру шараларына жұмсалды. Сонымен қатар, бөлімдегі штаттық қызметкерлердің жоспардан тыс мерзімге демалысқа кетулері себеп болды.
Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі компьютерлік және ақпараттық технологияларды саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін де қамтиды.
2017 жылы 2 жаңа жүйелік блок пен 2принтер алынды. 2016 жылы компьютерлік техникаларды сатып алу болған жоқ. Пайдаланудағы 28 штаттық қызметкерлердің 22-де компьютерлері мен принтерлерінің 100% тозығы жеткен.
Мақсаттар мен міндеттер және өзекті мәселелер
1.Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі бойынша.
Мемлекет басшысы Н.Назарбаевтың 2017 жылдың 31 қаңтардағы «Қазақстанның Үшінші жаңғыруы: жаһандық бәсекеге қабілеттілік» атты Қазақстан халқына жолдауын, «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын, "Ақпаратты Қазақстан - 2020" мемлекеттік бағдарламасын, Батыс Қазақстан облысының әкімінің мемлекеттік органдарды цифрландыру және «Ақылды қала» жобасы шеңберінде Smart-технологияларды кеңінен қолдану жөніндегі 2017-2019 жылдарға арналған жол картасын орындау, сонымен қатар, 2018 жылдан бастап БЭҚАЖ-не (ЕСЕДО) енгізілген мекемелерден құжаттарды электрондық түрде қабылдауға дайындық жұмыстарын қолға алу мақсатында күні бүгін ең басымды кезек күттірмейтін міндеттің бірі - архив саласын автоматтандыру. Оның ішінде:
- архивтегі құжаттарды ақпараттық іздеу функционалы бар автоматтандырылған жүйе орнату мен толықтыру;
2) архивтегі құжаттарды жаппай цифрлік форматқа аудару;
3) Е-gov республикалық мемлекеттік қызмет көрсету порталы мен ЕСЭДО бірыңғай электрондық құжатайналымы жүйесіне интеграциялану.
Аталған міндеттер мен мақсаттарға қол жеткізу үшін келесі мәселелерге қаражат бөлу қажет:
- арнайы архивтік үдерістерді автоматтандыратын бағдарламалық өнім сатып алу;
- Серверлік кешен сатып алу;
- Архивтің компьютерлік паркін толықтай жаңарту;
- Арнайы ақпараттық технологиялар бөлімін құру.
Елбасымыз жариялаған «Болашаққа бағдар: Рухани жаңғыру» атты бағдарламалық сипаттағы мақаласында «Туған жер» бағдарламасын қолға алуды ұсынды. Мемлекет басшысы отансүйгіштік сезімнің кіндік қаның тамған жеріңе, өскен ауылыңа, қалаң мен өңіріңе, яғни, туған жеріңе деген сүйіспеншіліктен басталатынын қадап айтты.
Тәуелсіз еліміздің жастарын отансүйгіштікке тәрбиелеудің сан алуан жолдары бар. Солардың бірі – өңірімізде туған тарихи тұлғалардың өмірбаянын зерттеп, олар туралы кітаптар шығару, өлкемізге қатысты тарихты зерделеу арқылы тәрбиелеу.
Жайық өңірінің кез келген аймағынан тарихи жәдігерлерді немесе деректерді көптеп кездестіруге болады. Соларды танып біліп, мәліметтерді жүйелеп, зерделеп, оларды жастар тәрбиесінде тиімді пайдалана білуіміз керек.
«Туған жердің әрбір сайы мен қырқасы, тауы мен өзені тарихтан сыр шертеді. Әрбір жер атауының төркіні туралы талай-талай аңыздар мен әңгімелер бар. Әрбір өлкенің халқына суықта пана, ыстықта сая болған, есімдері ел есінде сақталған біртуар перзенттері бар. Осының бәрін жас ұрпақ біліп өсуге тиіс» - деп көрсетті Елбасымыз. Осыған орай, БҚО мемлекеттік архиві Өлке тарихына өлшеусіз үлес қосатын анықтамалықтар жазып шыққан болатын. Бұл тарихшыларға, өлкетанушыларға, облыс тарихын зерттеушілерге септігін тигізер деген ойдамыз.
Олар:
1. «Батыс Қазақстан облысының номенклатуралық қызметкерлерінің» анықтамалығы, 2 том. Бұл жинақ 1919-1991 жылдар аралығындағы губерниялық, уездік, облыстық, қалалық, аудандық партия комитеттерінің 1-ші, 2-ші, 3-ші хатшыларының өмірбаяны мен қызметін қамтиды. Анықтамалық әр адамның туған жылы, туған жері, ұлты, әлеуметтік тегі мен білімінен басталады. Одан әрі оның еңбек жолын қысқаша сипаттай отырып, коммунистік партия қатарына енген күні көрсетілген. Бүкілодақтық партия конференциясы мен партия съездеріне делегат болып сайлануы және адамдарға саяси қуғын-сүргіннің қалай қолданылғаны туралы мәліметтермен толықтырылған. Кеңес немесе партия қызметкеріне берілген үкіметтік мадақтаулар туралы ақпараттармен аяқталады. Өмірбаяндық анықтамалықта фотосуреттер де бар.
Коммунистік партия хатшылары туралы толыққанды ақпарат ұсыну, жетекші қызметкерлердің өмірбаяны арқылы кеңес кезеңіндегі өлке тарихын таныту, аумақтық көлемдегі кеңестік партия элитасының және кеңес дәуіріндегі кадр саясатының маңыздылығын толыққанды баяндау мақсатында өлкетанушыларға, өсіп келе жатырған жасөспірімдерге облыстың қоғам қайраткерлерін таныстыруға ұсыну.
2. «Жеке тектік қорлар» анықтамалығы; Бұл жинақ Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивінде және оның филиалдарында сақталған жеке тектік қорынан құрылды. Анықтамалық бірнеше бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде Кеңес Одағының Батырлары мен соғыс ардагерлері туралы мәліметтер қамтылған. Оның ішінде өмірбаяндары, ерліктері, алғыс хаттары, марапаттау парақтары, фотосуреттері бар.
Келесі бөлімде Жайық өлкесінен шыққан Социалистік Еңбек Ерлері, «Даңқ», «Құрмет белгісі» ордендерінің толық иегерлері, «Еңбек ардагерлері», қоғамның әлеуметтік-экономикалық, саяси-мәдени саласына еңбек сіңірген қайраткерлердің өмірбаяндары мен еңбек жолы жөнінде деректер келтірілген.
Ұлы Отан соғысында қазақстандықтар мен олардың ерен ерлігін келешек ұрпаққа таныстырып, өлке тарихы мен мәдениетіне жарық түсіретін құжаттарды ел назарына ұсыну. Облыстың мәдени тарихын зерттеуге ынталандырады.
3. «Эвакуация в Западно-Казахстанскую область в период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов» құжаттар жинағы. Бұл жинақта Ұлы Отан соғысы жылдарында КСРО-ның өлкелерінен Батыс Қазақстан облысына қанша мал айдап әкелініп, адамдар мен зауыт-фабрикалардың эвакуацияланғаны жөнінде архивтік құжаттардан деректер келтірілген. Батыс Қазақстан облысының территориясына қысқа мерзім ішінде көптеген мекемелерді орналастырып, іске қосқандығы туралы жазылған. Сонымен қатар, балалар үйінің де көшірілгені, эвакогоспиталь мен тұрғындарға медициналық көмек көрсетілгендігі, эвакуацияланған тұрғындар мен олардың отбасылары туралы мәлімет те бар.
Осынау қиын-қыстау кезеңдегі оқиғаларды шаң басқан архив сөрелерінен жарыққа шығарып, көпшілік назарына ұсыну. Өткен азапты жолдың ауыр кезеңін көрсете отырып, соғыс кезіндегі эвакуация да өлке тарихының бір бөлшегі екендігін зерттеу.
4. «Батыс Қазақстан облысының әкімшілік-территориялық құрылымы бойынша» анықтамалық; Бұл жинақта Батыс Қазақстан облысының 1869 жылдан бастап қазіргі кезге дейінгі әкімшілік-территориялық құрылымы жөнінде деректер көрсетілген. Анықтамалық облыстың әкімшілік-территориялық бөлінісі бойынша тарихи мәліметтерді қамтиды. Губернияның, уездің, болыстың, округтің, облыстың, ауданның құрылуы, таратылуы және Батыс Қазақстан облысының әкімшілік-территориялық құрылымында өзгерістер мен қайта құрулардың орын алғандығы туралы деректер жинақталған.
Әкімшілік-территориялық бөлініс арқылы облыстың саяси-тарихи құрылымын көрсету. Патша және кеңес үкіметтері кезіндегі облыстың әкімшілік-территориялық құрылымы туралы құжаттарды жарыққа шығарып, зерттеу үшін айналымға енгізу.
Осы аталған анықтамалықтарға Қазақстан Республикасының Ұлттық мемлекеттік кітап палатасынан ISBN нөмірлері алынып, 2018 жылы аталған анықтамалықтар баспаханадан басып шығарылу жоспарлануда.
3.Архив қоймасы бойынша
Архив қоймасының қызметі сақтауда тұрған Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету жағдайын жетілдіруге бағытталады.
Осы орайда архив қоймасының жағдайын жақсарту,ауа тартқыш, жылы желдету вентиляцияны қалпына келтіру,тозығы жеткен лифттін орнына жана лифт орнату, температуралы-ылғалдылық режимдерін құру, архив қоймасы қызметінің материалдық-техникалық базасын нығайту жолдарын жетілдіруді қажет етеді. Архив қоймасын құжаттар сақталатын қораптармен қамтамасыз ету.
Жыл сайын құжаттардың бар-жоғын түгендеу, физикалық жай-күйін тексеру кезінде зиянкестер түскен жарамсыз құжаттар оқшауланып алынады, оларға толық залалсыздандыру жұмыстарын жүргізіп, қажетті дәрі-дәрмектер (формалин) алу жолымен іске асыру.
Архив қоймасында температуралық режимдердің көрсеткіш құралдары жарамсыз болуда. Қоймада қалыпты температуралық-ылғалдылық режимдердің дұрыс сақталуын қамтамасыз ету мақсатында қазіргі заманғы электронды гигрометр орнату.
Әр архив қоймалары арнайы құрылғылармен жабдықтауды қажет етеді.
Архив қоймасының материалдық-техникалық базасы толықтай нығайту жолдары қаралса деген ұсынысымыз бар.
4.Архив ғиамарты және біліктілікті жетілдіру бойынша
Сонымен қатар, күрделі мәселелер де баршылық. Олар: 1) архивтің құрлымдық бөлімшелерімен қатынасу үшін жеңіл автокөлікпен қамтамасыз ету; 2) 1976 жылы салынған архивтің ғимаратына күрделі жөндеу жүргізу; 4) Архив қызметкерлерінің құрамы жас мамандармен толықтырылуына байланысты, олардың білімдерін жан-жақты жетілдіру үшін, біліктілігін арттыру курстарына жіберу.
Аталған күрделі мәселелер шешімін тауып, халық игілігіне жұмыс жасаймыз деген сенімдеміз.
