Отчет о работе отдела по работе с ведомственными архивами за январь-апрель 2017 года
БҚО мемлекеттік архивінің және Жалпақтал мен Сырым аудандық филиалдарының ведомстволық архивтерімен жұмыс бөлімдерінің 2017 жылдың қаңтар-сәуір және 2017 жылдың қаңтар-сәуір айларында атқарылған жұмыстарына талдау
Мемлекеттік архивтің ең басты атқаратын қызметтерінің бірі ол құжаттаманы жасау мен басқаруды, мекеменің ведомстволық архивтің ұйымдастыру, құжаттарды уақытша сақтауды, және Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорына меншік иесінің қызметі барысында пайда болған құжаттарды тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсыруды, оларға ғылыми-техникалық өңдеу өткізуді және іс қағазын жүргізу мен істі басқару саласындағы мәселелерді іске асыру болып табылады.
Күні бүгін БҚО мемлекеттік архивінің және Жалпақтал мен Сырым аудандық филиалдарыныңесебіне архив қорының толықтыру көздері ретінде 407 мекемелер мен кәсіпорындар енгізілген, бұл жұмыстар тікелей архивтің ведомстволық архивтермен жұмыс бөлімі арқылы жүзге асады.
2017 жылдың алғашқы айларында 48 істер номенклатурасы сараптау-тексеру комиссиясымен (СТК) келісілді. 2016 жылы 39 істер номенклатурасы комиссияның оң шешімін алып бекітілген болатын.
Ведомстволық архивтермен жұмыс бөлімінің қызметкерлері ұйымдармен мекемелердің архив саласының мамандарына құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуіне және ҒТӨ жасау үшін әдістемелік-тәжірибелік көмек көрсетіп келеді. 2016 жылдың өзінде 36 жуық мекеме мен ұйымдар құжаттарына ғылыми-техникалық өңдеу (ҒТӨ) өткізсе, 2017 жылдың алғашқы айларында 14 тізімдеме СТК шешімімен мақұлданған болатын.
Ведомстволық архивтердің жұмысын бір жүйеге келтіру үшін мекемелер мен ұйымдар ведомстволық архив және сараптау комиссиясы туралы ережелерді
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 146 бұйрығымен бекітілген бұйрығына сәйкес құрастырып, 2016 жылы 201 ведомстволық архив және сараптау комиссиясы туралы ережелер СТК-мен бекітілді, ескеретін бір жағдай, мемлекеттік архивтің толықтыру көзіне енгізілген мекемелер мен ұйымдардың 85%-і СТК-мен бекітілген болатын, ал биылғы жылдың алғашқы айларында 13 жуық ВМ және СК туралы ережелер СТК-мен келісілді.
Ведомстволық бөлімнің тағы бір негізгі қызметінің бірі, ол мекемелермен ұйымдардың архив саласының мамандарына әдістемелік-тәжірибелік көмек көрсету болып табылады. 2016 жылы 300 жуық мекемелер мен ұйымдардың архивисттеріне жеке әдістемелік – тәжірибелік көмек көрсетілді. Көмек көрсету аясында семинар-кенестер ұйымдастырып, 2017 жылы қаңтар-мамыр аралығында мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізушілеріне жеке әдістемелеік –тәжірибелік көмек және 2семинар-кеңес өткізілді, олар әр-түрлі салалар бойынша қызмет атқаратын мекемелер мен кәсіпорындар: білім, денсаулық, әлеуметтік, банк, экономика, жеке кәсіпкерлер, ауыл шаруашылғы, қоғамдық ұйымдар.
Сондай ақ, мекемелердегі іс жүргізумен құжаттардың жақсы деңгейде сақталуы үшін, мекемелер қызметкерлеріне шеберлік-класстар өткізуді жоспарлап отырмыз. Іс жүргізумен архив ісін үйрету мақсатында мекемелер қызметкерлеріне 2017 жылы ай сайын семинар-кеңес өткізуді жоспарға енгізді.
Семинар-кеңестердің мақсаты-іс жүргізушілер мен архив саласының іс-қағаз жүргізудегі біліктілігін арттыру.
Сонымен қатар, ведомостволық архивтермен жұмыс бөлімі өз қызметін келесі бағыттарда жүзеге асырды: мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізу қызметіндегі қызметкерлермен семинар-кеңестер өткізу; ведомостволармен жұмыстану тәжірибесіне нормативтік-құқықтық құжаттарды және ережелерді, нормативті-әдістемелік нұсқаулықтарды енгізу; мекемелерге, ұйымдар мен кәсіпорындарға шығып, ғылыми- тәжірибелік көмек көрсету; сараптау комиссиясы қызметінің тиімділігін арттыру; мекеменің іс жүргізуіне және ведомостволық архив саласының жауапты тұлғаларына күн сайынғы кеңес жүргізу; Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік архивінің толықтыру көздері тізімін түзету.
Архив ісі саласындағы келесі күрделі мәселелерінің бірі, бұл ұйымдар мен мекемелердегі архив саласының - маман штаттық бірлігінің болмауы, қазіргі таңда небары бұл көрсеткіш 18.6 % құрайды. Бұл өз кезегінде ұйымдар мен мекемелердегі қалыптасқан құжаттарды уақытылы ҒТӨ жүргізілмеуіне және жоғалуына әкеліп соғуда. Тағы да айта кететін жағдай жылына ұйымдар мен мекемелерде кем дегенде 4-5 архивист ауысып отырады және архив қызметіне көпшілігі лауазымдарына сай келмей жатады. Қалыптасқан жағдай шұғыл түрде барлық деңгейдегі басшылардың назар аударуын қажет етеді. Бұл мәселелер архив саласының алға жылжуына үлкен әсерін тигізіп жатқаны белгілі. БҚО мемлекеттік архив тарапынан ұйымдар мен мекемелердің басшыларына осы мәселелерді шешу үшін өзінің ұсыныстарын айтқанымен, айтқан ұсыныстар мекемелер мен ұйымдардың басшылары тарапынан тыс қалуда.
Ведомстволық архивтермен
жұмыс бөлімінің басшысы
Б.Хасенова
