Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің 2015 жылғы 1-ші жартыжылдығындағы жұмыс нәтижелері

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің
2014 және 2015 жылдардың 1-ші жартыжылдығында атқарылған жұмыстары туралы есеп
Рет саны	Көрсеткіштер	2014 жылдың 1-ші жартыжылдығы	2015 жылдың 1-ші жартыжылдығы	2015 жыл мен дың қаңтар-мамыр айларын 2014 жылдың қаңтар-мамыр айларымен салыстырғанда, %
	1. Оқу залы бойынша
1	Қабылданған зерттеушілер саны	153	222	145,1
2	Берілген ғылыми-анықтамалық аппарат пен тізімдемелер саны	95	240	252,6
3	Берілген істер саны	580	1213	209,1
4	Дайындалған көшірмелердің саны (заказ/парақ)	37/291	59/316	143,2 / 103,7
5	Зерттеушілердің  жеке істерін жүргізу	38	51	134,2
6	Тақырыптық картішкелер толтыру	38	51	134,2
7	Газет, журналдарды түптеп тігу	112	301	268,8
	2. Веб-сайттың жасақтау, жетілдіру және сүйемелдеу жұмыстары	4	4	100,0
		1)   веб-сайт жасақтауға техникалық тапсырыс дайындалды;	1)   веб-сайтқа бөлім қызметі жөнінде материалдар дайындау – 13;
		2)   Веб-сайттың ішкі және сыртқы дизайны дайындалды, іске асырылды;	2)   веб-сайтқа материалдар жариялау  - 124 (екі тілде);
		3)   веб-сайтты ақпараттық мәліметтермен толықтыру шаралары – бөлім бойынша мәлімет дайындау, басқа бөлімдер мен филиалдар бойынша жинақтау, топтастыру, екі тілге аудару және сайтқа енгізу жұмыстары;	3)   веб-сайттағы «Электрондық мұрағат» электрондық қорының жұмысын жетілдіру, түзеу жұмыстары;
		4)   веб-сайттың ішкі құрылымын жетілдіру шаралары – электронды мәліметтір қорын енгізудің техникалық тапсырмасы дайындалды;	4)   веб-сайттағы «Электрондық мұрағат» электрондық қоры жаңартылды – 3 рет;
	3. Электрондық мәліметтер қорларын толықтыру жұмыстары
	3.1. «Электрондық мұрағат» қоры
1	Қорлардың атауы, барлығы – 1913	3	3	100,0
2	Тізімдемелердің атауы, барлығы – 5059	384	28	7,3
3	Істердің атауы, барлығы – 336546	10122	190448	1881,5
4	Құжаттардың атауы, барлығы - 69624	17	20013	117723,5
	3.2. «Зерттеушілер» қоры
1	Істер, барлығы енгізілгені – 322
2	Жазулар
	Сауалнамалар, барлығы енгізілгені – 353	10	77	770,0
	Тақырыптар, барлығы енгізілгені - 354	9	78	866,7
	Сұраныстар, барлығы енгізілгені - 7093	251	1383	551,0
	4. Сандау жұмыстары
1	Тарихи анықтамалар, барлығы енгізілгені - 365	105	62	59,0
2	Тізімдемелер, барлығы енгізілгені - 2474	376	820	218,1
3	Істер, барлығы енгізілгені - 105	25	48	192,0
	5. Жұмыс орындарын техникалық құралдармен қамтамасыз ету жұмыстары
1	Локалды жүйе мен интернет жұмысын сүйемелдеу	үнемі	үнемі
2	Қолданыстағы бағдарламалық өнімдердің жұмысын мониторингілеу және сүйемелдеу	үнемі	үнемі
3	Жұмыс орындарын компьютерлік жабдықтармен қамтамасыз ету және олардың есебін жүргізу	6	14	233,3
		1)   жинақтағы компьютерлер (жүйелі блок, монитор, пернетақта, мышь) – 6 дана.	1)    жинақтағы компьютерлер (жүйелі блок, монитор, пернетақта, мышь) – 4 дана;
			2)    түрлі түсті принтер – 2 дана;
			3)    ақ-қара принтер – 1 дана;
			4)    үздіксіз қуат көзі – 4 дана;
			5)    көпфункционалды құрылғы – 1 дана;
			6)    фотоаппарат – 1 дана;
			7)    штатив – 1 дана.
	6. Ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар
1	Әдістемелік ұсынымдар дайындау	-	2	0,0
			1)Мұрағаттық ақпаратты пайдаланушылардың мұрағатта құжаттармен жұмыс тәртібі туралы ереженің жобасы дайындалды, бекітілді;
			2) Мұрағаттық ақпаратты пайдаланушыларға қызмет көрсетудің тәртіптемесі дайындалды, бекітілді
2	Мұрағаттық шараларға атсалысу (көрмелер, кездесулер, семинарлар мен лекцияларға қатысу, өткізу)	2	5	250,0
		1)   істер номенклатурасын жасақтаудың электронды қалыбымен жұмыс туралы	1) «Электрондық мұрағат» электронды мәліметтер қорымен жұмыс жасау туралы;
			2)   Мұрағаттың веб-сайты және оны пайдалану тәртібі туралы
			3)   «Батыс Қазақстан облысының тарихы-жасампаздық пен жетістіктер жолы» атты экспонаттық-құжаттық көрмеге дайындық жұмыстар атқарылды – құжаттарды іріктеу, аңдатпалар жазу, аудару, сканерлеу, слайдтар жасау, баннер мен буклеттың дизайнын дайындау, көрмелік құралдарға тапсырыс дайындау және т.б.
3	Шығарылымдар дайындау	1	-	0,0
		1) Мұрағаттық саланың 90 жылдығына орай альбом-буклет дайындалды
4	Мақалалар жариялау	-	1	0,0
			1)   «Құжат айналымы мәселелері» республикалық салалық журналға веб-сайттағы электронды қорлар каталогы туралы мақала дайындалды (екі тілде)
5	Бөлімнің жұмысын жетілдіру жөнінде ұсыныстар, жоспарлар мен есептер	үнемі	үнемі
6	Эксперттік-сараптау комиссиясының жұмысына қатысу	9	33	366,7
		1)      сараптау жұмыстары	1)      сараптау жұмыстары
7	Сұрауларға жауаптар (зерттеушілердің, жоғары органдардың сұраныстары және басшылардың тапсырмалары бойынша)	47	51	108,5

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің
2014 және 2015 жылдардың1 жартыжылдығында атқарған жұмыстары туралы есептерге
түсініктеме жазба

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі мұрағаттың бекітілген жылдық жұмыс жоспарына, бөлімнің жұмыс жоспарына және міндеттеріне сәйкес жүргізіледі және оқу залында зерттеушілерге қызмет ету мен компьютерлік, ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін қамтиды.

1. Зерттеушілермен жұмыс бойынша

Оқу залының негізгі қызмет түрлері ретінде келушілерді қабылдау, зерттеушілерге кеңестер беру, анықтамалық-ақпараттық аппаратты ұсыну, сұраныстары мен талаптары бойынша істерді беру және кері қабылдау, берілген құжаттардың сақтылығын қадағалау және бүлінуіне жол бермеу, тақырыптамалар мен зерттеушілердің есебін жүргізу болып табылады. Аталған қызметтер жүйелі түрде орындалуда.

Есепті мерзімдегі көрсеткіштерді салыстыра келгенде келушілер саны тұрақты 38 және 51 аралығында қалыптасып 1,3 есеге өсіп келетіні көрінеді.

Берілген анықтамалық-ақпараттық аппарат 2,5 есе артқан, сол себептерден берілген істердің саны да былтырғы жылға қарағанда 2 есе өсуде.

Айта кету қажет, 2015 жылдың есепті мерзімінде тіркелген зерттеушілер саны былтырғы жылдың 1-ші жартыжылдығымен салыстырғанда 30%-ға өскен болса, сәйкесінше олардың оқу залына келу жиілігі де 45%-ға артқан, сол себептен де берілген істер саны да өсуде.

Дайындалған көшірмелер саны 43%-5а артса да көшірмеленген парақ саны 1,4 есеге азаюда.

Тіркелген тақырыптардың саны 30%-ға өскен. 2015 жылдың ерекшелігі – биыл 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысының 70 жылдығына орай зерттеулер көптеп тіркелуде – 12 пайдаланушы (27%), басқа тақырыптар әдеттегідей автобиографиялық және шежірелік зерттеулерге, мекемелер мен ұйымдардың мерейтойлық даталарына, ҚР халқы Ассамблеясының 20 жылдығына және әр түрлі тақырыптағы дипломдық және ғылыми жұмыстарға тиесілі.

2. Ақпараттық технологиялар бағыты бойынша

2.1. Веб-сайттың жұмысы

Биыл веб-сайттың қалыпты жұмыс жасауын қамту жөнінде шаралар іске асырылуда, сайттағы электронды қорлар каталогының жұмысы жетілдірілді және ақпаратпен тұрақті түрде толықтырылды.

Барлығы 2015 жылы екі тілде 124 ақпарат енгізілді (оның 26-ы бөлімнің жұмысы бойынша), 3 рет электронды қорлар каталогы жаңартылды, оның ішіне филиалдар бойынша да мәліметтер кірістірілді, тұрақты түрде үздіксіз жұмыс жасауына мониторинг жүргізілді.

2.2. Электрондық мәліметтер қорларын толықтыру жұмыстары

Бөлімде электрондық мәліметтер қорларын құру бойынша бірқатар жұмыстар атқарылды.

Өткен мерзімде бөлімге белгіленген келесі электронды мәліметтер қорларымен тұрақты түрде жұмыстар атқарылды:

1. «Қорлар тізімі, тізімдемелер, істер және құжаттар тізілімі (Электрондық мұрағат)» электрондық мәліметтер қоры, соның ішінде филиалдар бойынша;
2. «Зерттеушілер» электрондық мәліметтер қоры;

Сонымен қатар, «Обращения – Жүгінулер» электрондық мәліметтер қорының қалыбы жасалды, мәліметтері көшіріліп, тиісті маманға пайдалануға берілді.

Аталған қорға өткен мерзімде 3 қордың атауы қосымша енгізілді, ол жаңадан қоймаға сақтауға түскен қорлар, сол сияқты сол қорлар бойынша қосымша 28 тізімдеме енгізілді. Қазіргі жағдайда қорлар мен тізімдемелер толық деп айтуға болады.

Ал істердің атауларына келетін болсақ, биыл аталған шаралар былтырғымен салыстырғанда қарқынды жүруде – 190448 енгізілген (18 есе артты). Мұның себептері – осы жұмыстарға тартылған штаттық және 5 адам қоғамдық қызметкерлердің жоғары өнімді еңбектері, жауапкершіліктері мен еңбекқорлықтары. Бұрын бір күндік өнімділіктері 200-250 жазбадан аспаған болса, биылғы жылы күніне 500-1000 жазбаға дейін өсуде. Нәтижесінде күні бүгін қоймадағы 555309 істер атауларының 60,6%-ы қорға салынды.

Сол сияқты, құжаттардың атауларын енгізу қалыпты жалғасуда – бұрын 2014 жылдың 1-ші жартыжылдығында тек қана 17 атауы енгізілсе, 2015 жылы 20013 құжат атауы қосылды. Ол - қалалық нотариалдық конторасының алфавиттік кітаптары және бұл жұмыстар тек 2014 жылдың 2-ші жартыжылдығында басталған, көбірек болу себебі – құжат иелері дайын электронды нұсқаларын ұсынған болатын, ал 2015 жылы бұл жұмыстар 1 қоғамдық жұмысшының күшімен жүргізілуде.

2014 жылы осы жұмыстарға «Жастар практикасынан» 4 маман тартылған болса, 2015 жылы – 3 маман.

«Зерттеушілер» қоры 2012 жылы толықтырыла басталды. Жылма жыл оқу залына келген зерттеушілердің сауалнамалары, тақырыптары және сұраулары енгізілуде.

Қазіргі таңда 2011-2013, 2014 жылдың қаңтар айы және 2015 жылдың қаңтар-маусым айларында жұмыс жасаған зерттеушілер туралы мәліметтер енгізілген.

Сараптама көрсеткендей, 2015 жылы бұл жұмыстар уақытылы және дер кезінде жүруде, ал 2014 жылдың мәліметтері енгізу кезегінде.

Барлығы 353 сауалнама, 354 тақырып пен 7093 сұраулар енгізілді.

Алдағы уақытта 2001-2010 және 2014 жылдары оқу залына келген зерттеушілердің 792 істерін енгізу қажет етеді.

«Метрикалық кітаптар» қоры бойынша

Жоспар бойынша мұрағатта сақталудағы 536 метрикалық кітаптардың ішіндегі мәліметтері салыну және цифрлану тиіс. Алайда, 2015 жылы веб-сайтқа барлық сақтаудағы метрикалық кітаптарды пайдаланушылардың назарларына сканерлеп шығару басталғандықтан және әзірге қорға енгізетін бос қызметкерлердің болмау себептерінен, арнайы электрондық қор құру жұмыстары кейінге қалуда.

2.3.Сандау жұмыстары

Сканерлеу жұмыстары «Электрондық мұрағат» қорын толықтырумен қатар және сол қызметкерлердің күшімен жүзеге асырылады, сондықтан жұмыстың нәтижесі де бірдейге жақын.

Жоғарыда айтылғандай, «Электрондық мұрағат» қорын толықтыруда 2015 жылы тартылған қызметкерлер жоғары нәтижелерге қол жеткізген болса, сандау жұмыстарының көлемі де сәйкесінше олардың енбегі арқасында жоғары екені байқалады. Мысалы, тізімдемелерді сканерлеу – 2 есеге, істерді сканерлеу – 2 есеге.

2015 жылы сканерленген істердің көпшілігі – газет түптемелері мен метрикалық кітаптар.

Газеттерді сандау жұмыстарына «Жайық пресс» ЖШС-нің құралдары мен күштері арқылы жүруде - барлығы 69 түптеме сандалды.

Метрикалық кітаптар мұрағат қызметкерлер күштерімен сканерленуде, барлығы 5 кітап сканерленді.

2.4. Компьютерлік құралдармен жабдықтау жұмыстары

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің қызметі компьютерлік және ақпараттық технологияларды мұрағат саласына енгізу жөніндегі шаралар кешенін де қамтиды.

2014-2015 жылдары мұрағаттың құрылымдық бөлімшелерінің жұмысында есептегіш, көшірмелеу-көбейту техникасы мен локалды есептегіш желісін тиімді пайдалануын жетілдіру, мұрағат қызметкерлерінің есептегіш техникалар мен бағдарламалық құралдарды қолдану деңгейлерін көтеру, желіні басқару, Интернет желісі мен электрондық поштаны тиімді қолдану жұмыстары да қалыпты атқарылды.

2014 жылы мұрағатқа тек 6 жинақтағы компьютерлер алынған болса, 2015 жылдың есепті мерзімінде 14 жабдық алынды. Оның ішінде – жинақтағы компьютерлер (жүйелі блок, монитор, пернетақта, мышь) – 4 дана; түрлі түсті принтер – 2 дана; ақ-қара принтер – 1 дана; үздіксіз қуат көзі – 4 дана; көпфункционалды құрылғы – 1 дана; фотоаппарат – 1 дана; штатив – 1 дана.

Сөйтіп, мұрағаттың компьютерлік паркі одан әрі жаңартылуда.

3. Ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар

Негізгі қызметтен басқа зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі мұрағат ісін дамыту бағытындағы мемлекеттік саясатты іске асыруда белсенді түрде өз үлесін қосуда.

Өткен жылға қарағанда биыл әдістемелік жұмыстар мен жарияланымдар да қолға алынды. Яғни зерттеушілердің келулері жиіленуіне байланысты «Мұрағаттық ақпаратты пайдаланушылардың мұрағатта құжаттармен жұмыс тәртібі туралы тәртіптің» жобасы мен «Мұрағаттық ақпаратты пайдаланушыларға қызмет көрсетудің тәртіптемесі» дайындалып, бекітілді, ал веб-сайттың электронды қорлар каталогы іске енгізілуіне байланысты «Құжат айналымы мәселелері» республикалық салалық журналға веб-сайттағы электронды қорлар каталогы туралы мақала дайындалды (екі тілде).

Мұрағат ісі тәжірибесіне жаңа әдістер мен ақпараттық технологияларды енгізу шеңберінде  2015 жылы 5 семинарда лекция оқылды және лекциялардың тақырыбы өзгертілді - «Электрондық мұрағат» электронды мәліметтер қорымен жұмыс жасау туралы» және «Мұрағаттың веб-сайты және оны пайдалану тәртібі туралы» лекциялар.

 Бұдан басқа да халықаралық форум аясында облыста өткен «Батыс Қазақстан облысының тарихы-жасампаздық пен жетістіктер жолы» атты экспонаттық-құжаттық көрмеге дайындық жұмыстарға белсенді атсалысылды – құжаттарды іріктеу, аңдатпалар жазу, аудару, сканерлеу, слайдтар жасау, баннер мен буклеттың дизайнын дайындау, көрмелік құралдарға тапсырыс дайындау және т.б.

Аталған жұмыстар болашақта да жалғастырылып, жоспарлы түрде орындалатын болады.

Зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімінің басшысы    А.Искакова

 09.07.2015 жыл