О состоянии работ по обеспечению сохранности документов
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті. Мұрағаттар жыл сайын жаңа қорлармен толығып жатады. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуде олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-күйлері есепке алынады. Құжаттарды саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу жұмыстары жүргізіледі.
Мұрағат - мәдени мұраларымыздың өзіндік ерекше бір құрамы ғана емес, сонымен қатар ақпараттық ресурстардың әрі маңызды әрі бірегей, әрқашан сұраныста болатын бөлігі. Бірақ қолданыста болатын барлық құжат уақыт өте келе материалдық негіздерінің табиғи түрде ескеруіне, сақтау барысындағы қолайсыз, апатты және төтенше жағдайларға байланысты өзінің пайдаланылу сапасын жоғалта бастайды.
Сондықтан мемлекетіміздің үдемелі дамуын қамтамасыз ететін аса құнды ақпараттық ресурстарды сақтау міндеті ерекше мәнге ие.
Біздің мемлекеттік мұрағатымыздың мұрағат қоймасында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жолдары келесідей міндеттерді, яғни құжаттардың сақталуына оңтайлы жағдай жасау, құжаттарды талапқа сай орналастыру, қоймалардан істерді пайдалануға беруді ұтымды ұйымдастыру, құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз етуді орындау арқылы жүзеге асады.
Мұрағат қоймасы құжаттарды сақтауға арналған арнайы папкалар, жәшіктер, шкафтар, стеллаждармен жабдықталған. Мұрағат қоймасының қызметкерлері әр түрлі материалдардағы құжаттардың ұзақ сақталуына ерекше мән беріп, асқан жауапкершілікпен орындайды. Құжаттарды сақтауда жарық режимін сақтау факторына да көңіл бөлінеді. Табиғи жарық ақпарат тасушылардың, әсіресе қағаз түріндегі құжаттардың тез ескеруіне алып келеді. Сондықтан жарықтан қорғау жолдары технологиялық тұрғыдан негізделген шектеулерді сақтаумен жүргізіледі. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудің жағдайын жасауда қорларды дұрыс орналастыру жоспарланады. Қойма, стеллаж, сөре, жәшіктер нөмірленеді. Қорлардың топографиялық көрсеткіштері жасалады.
Істерді пайдалануға беруде үлгілік ережелерге сай белгіленген мерзімнің сақталуы талап етіледі. Істер оқу залдарына пайдалану, қалпына келтіру жұмыстарын жүргізу үшін апарылады, қажет болған жағдайда құжаттардың сақтандыру көшірмесін алу және анықтамалар беру үшін де беріледі. Қоймалардан құжаттарды берілуі және олардың уақытында қайтарылуы бақылауға алынып отырылады.
Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Бұл жұмыстың негізгі мақсаты – істердің түгелділігін және физикалық жағдайын тексеру. Мұндай жұмыстар тіркеу құжаттары бойынша жүргізіледі. Құжаттардың түгелділігін тіркеу құжаттары арқылы, ал жай-күйі физикалық жағдайын тексерумен атқарылады. Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса онда оларды ескі тізімдерден, куәлік парақтарынан, сондағы қор істерінен іздестіріледі, істердің түгелдігін және физикалық жағдайын тексеру нәтижесі актімен рәсімделеді.
Осы бағыттағы жұмыстар үнемі атқарылып, жалғасып отырады.
Мұрағат қоймасының меңгерушісі Ж.Өтешова
26.12.2014 жыл
