БҚО мемлекеттік мұрағатта пайдаланушылардың мұрағаттық құжаттармен жұмысын ұйымдастыру
Қазіргі кезде мұрағаттар әлеуметтік-құқықтық және ғылыми-әдістемелік орталықтарға айналған, мұрағат қызметі азаматтар мен мекемелердің әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарын орындауға, құжаттар жинағын, анықтамалықтар жариялау арқылы құжаттарды кеңінен қодануға және тарихи-деректеме көрмелер, экскурсиялар мен лекциялар өткізу арқылы елдің тарихын насихаттауға бағытталған.
ҚР Ұлттық мұрағат қорын көпшілік арасында насихаттау, ұсыну және мұрағаттық құжаттарды пайдалану шараларының бір бөлігі - мұрағаттың оқу залы арқылы қызығушылық білдірген зерттеушілер мен пайдаланушыларға қызмет көрсету.
Облыстық мұрағатта бөлек арнайы оқу залы және арнайы штаттық бірлігі қарастырылмаған. Алайда, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығымен бекітілген «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларының» 473 және 474 тармақтарына сәйкес бұл қызметтер пайдаланушыларға мұрағаттың ақпараттық технологиялар бөлімінің жұмыс кабинетінде бөлім басшысының бақылауымен жүзеге асырылады және аталған қағидалардың талабына сай пайдаланушылардың мұрағатта мұрағаттық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі, мұрағат басшысы бекіткен пайдаланушылардың оқу залында жұмыс регламентіне сәйкес жүзеге асырылады. Аталған тәртіп пен регламенттер мәтіндері мұрағат ғимаратында арнайы тақтаға шығарылып, мұрағаттың веб-сайтында орналастырылған.
Негізінен, жоғарыда аталған қағидалардың талабы бойынша оқу залында мұрағат пайдаланушыларға Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағаттық құжаттарды ашық түрде ұсынады, сонымен қатар оларға анықтамалық-іздеу құралдары және кітапхана қорының басылымын ұсынады. Шектеулі мұрағаттық құжаттар оқу залына берілмейді, ол мемлекеттік құпиялардан немесе Қазақстан Республикасының заңнамасымен қорғалатын құпиялардан тұратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар, азаматтың жеке және отбасылық құпиясына, жеке өміріне байланысты, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қауіп тудыратын мәліметтер бар мұрағаттық құжаттар және мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа тапсырған кезде меншік иесінің шартта құжаттарға қол жеткізу және оларды пайдалану шарттарын белгілеген болса. Сонымен қатар, шектеулі құжаттарға аса құнды құжаттардың түпнұсқалары, физикалық жағдайы қанағатанарлықсыз құжаттар мен реставрациялаудағы құжаттар да жатады.
Оқу залындағы пайдаланушылардың жұмысы дербес түрде атқарылады, яғни әр пайдаланушы зерттеу бағытын өз бетімен жоспарлап жеке еңбектенуі тиіс. Ол үшін пайдаланушы мұрағатта сақталған барлық ғылыми-анықтамалық аппарат пен мұрағаттық құжаттарды жан жақты зерделеп, іздестіру кезінде тапқан қажетті мәліметтерді жазып алуды, конспектілеуді және көшіріп алуды өз қолымен жүзеге асыруы тиіс.
Мұрағаттың оқу залында жұмыс жасау үшін белгілі бір жағдайға, тақырыпқа, оқиғаға, дерекке (тақырыптық сұраным) байланысты ақпараттар алуға байланысты тақырыптар бойынша ғана зерттеу жүргізетін пайдаланушыларға рұқсат беріледі. Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі биологиялық сұранымдар болып табылады, ол бойынша белгілі бір тұлғаның өмірін және қызметін зерттеп білуге керекті мәліметтер белгіленеді. Туысқандықты белгілеу үшін, бір немесе бірнеше тұлғалардың туысқандық байланысы, отбасының тарихы, тегі (генеологиялық сұраным) үшін керекті ақпарат беру туралы сұранымдар да оқу залында дербес іздестіру мәселелеріне жатады.
Ал әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұратулар, атап айтқанда, еңбек өтілін және жалақысын, жасын, отбасы құрамын, білімін, наградаларын, зейнетақы жарналарының аударылуын және әлеуметтік аударылымдарды, берілген ғылыми дәрежелер мен атақтарды, оқыс оқиғаларды, емдеуде болғанын, жер аударуда болғанын, репрессияға ұшырағанын, ақтап шығарылғандығын, әскер бөлімі қызметінде болғанын және құрылғанын, экологиялық апат аймағында тұрғанын, бас бостандығынан айырылу орнында болғандығын растайтын азаматтық жағдайы туралы акт сұратулары, мұрағаттың оқу залы арқылы іздестіруге жатпайды, мұндай сұраулар тек өтініштерді қабылдау бөлімі арқылы жүзеге асады.
Соңғы 5 жылдағы сараптау нәтижелері көрсетіп отырғандай, орташа есеппен жылына оқу залында 100-ге жуық пайдаланушы тіркеліп, жұмыс жасайды. Сонымен қатар, оқу залына келу жиілігі де артып келеді, мысалы 2014 жылы пайдаланушылар 317 рет келген болса, 2015 жылы 380 келуші тіркелген. Осы көрсеткіштерді зерттей келе және пайдаланушыларға арналған 3 жұмыс орны бөлінгенін негізге ала отырып, арнайы оқу залына келу регламенті жасақталды, мұнда әр пайдаланушыға жұмыс жасауға бірдей жағдай жасау қарастырылды. Регламентке сай жауапты мұрағаттық қызметкер әр күні бір мезгілде 3 пайдаланушыға дейін қызмет көрсете алады, әр пайдаланушыға 1 айдың ішінде мұрағатта 3 сағаттан 8 рет жұмыс жасауға мүмкіндік беріледі. Бір жеңілдігі – Орал қаласынан тыс еслді-мекендерден келген пайдаланушыларға кезектен тыс және регламентсіз қызмет көрсетіледі.
Оқу залына белгіленген тәртіпте рәсімделген отандық және шетелдік заңды тұлғалардың қызметтік тапсырма орындап немесе мекеменің ғылыми-зерттеу жоспарына сәйкес жұмыстанып жүрген өкілдері, жоғары оқу орындарының студенттері жұмыстану үшін жіберіледі. Сонымен қатар, бастамашылық тәртіпте ғылыми және зерттеушілік жұмыс жүргізіп жүрген отандық немесе шетелдік жеке тұлғалар да жіберілді. Ол үшін белгіленген тәртіпте өтініш толтырылуы немесе мекеменің жолдама хаты ұсынылуы тиіс. Оқу залына тек жеке басын растайтын куәліктері бойынша кәмелетке толған азаматтар ғана кіргізіледі.
Әр пайдаланушыға жеке іс ашылып, берілген құжаттарға есеп жүргізіледі, әр мұрағаттық құжат жалғыз данада және оның сақтық көшірмелері болмағандықтан олар пайдаланушыға әрдайым жеке қол қою арқылы беріледі және құжатты алған пайдаланушыға олардың сақтылығына заңмен белгіленген жауапкершілік жүктеледі.
Соңғы 5 жылда мұрағатта шетелден келген 24 зерттеуші, республикамыздың басқа облыстарынан келген 32, облыстың аудандарынан келген 22 және қала тұрғындарынан 337 пайдаланушы жұмыстанды, барлығы 415 зерттеуші.
Шетелден келген зерттеушілердің ішінде арнайы айта кетуге болатын мысал – Америка Құрама Штаттарының «Холокост» мұражайынан ҰОС-ы кезінде эвакуацияланған қашқындары туралы зерттеу өткізген өкілі туралы айта кеткен жөн. Бұл пайдаланушы мұражайдың тапсырмасы бойынша өткізген зерттеу нәтижесінде облыстық мұрағаттан эвакуациялауға байланысты 15 мыңнан астам парақтан құралатын құжаттарды іздеп тапты, нәтижесінде мұрағат пен мұражай арасында екі жаққа да тиімді өзара әріптестік туралы келісім-шартқа қол кою жұмыстары жүруде. Келісім шарт бойынша мұрағат аталған құжаттардың көшірмесін жасап бергені үшін мұражай сандау және көшірмелеу жабдықтарын сыйға табыс етуді міндетіне алып отыр.
Басқа шетелдік зерттеушілерімізге келетін болсақ, олардың басым көпшілігі көршілес Ресей Федерациясынан келген пайдаланушылар, негізінен олар оқу залында шежірелік зерттеулер өткізуде, мұрағаттағы шеркеулердің 1865-1919 жылдардағы метрикалық кітаптарымен танысуда.
Республикамыздың басқа облыстарынан басым көпшілігінде әріптестеріміз бен тарихшылар келуде. Атырау аумағынын тарихы туралы мәліметтер Батыс Қазақстан облысының мұрағатының кейбір қорларында орын алуына байланысты Атырау қаласынан көп зерттеушілер келеді, мысалы, өткен мерзімде «Х.Досмухамедовтың өмірдеректері туралы» құжаттарды зерттеуге Атырау қалалық мұрағатынан біздің әріптестеріміз, Атырау мемлекеттік университетінен магистранттар мен оқытушылар келіп кетті. Сол сияқты, Алматы қаласының Ш.Уәлиханов атындағы Тарих және этнология институтының өкілдері де жиі топтасып зерттеулер өткізеді, Актөбе қаласының Мемлекеттік педагогикалық институтының қызметкері «Ішкі қазақ ордасы» және Ақмола облысындағы Щучинск қаласының Қорғаныс Ұлттық университетінің қызметкері «ҚР-ның әскери және мемлекеттік басқару тарихы» тақырыптары бойынша келіп зерттеулер жүргізді.
Өзіміздің қала және облыс аумағындағы зерттеушілердің көбі дипломдық жұмыс дайындауға келген жоғары оқу орындарының студенттері, магистрлік диссертация бойынша жұмыстанатын магистранттар, мектеп оқушылары – олар тәркілеу, ұжымдастыру, ашаршылық, Ұлы Отан соғысы, репрессияларға қатысты тақырыптар бойынша жұмыстануда. Айта кету қажет, соңғы жылдары мұрағаттың оқу залында қаламыздың мектеп оқушыларын қонақ ретінде қарсы алу өте жақсы дәстүрге айналды. 2014-2015 жылдары Назарбаев Зияткерлік мектептер мұғалімдерінің бастауымен мектеп оқушыларының еліміздің әр түрлі қалаларына сапарлары ұйымдастырылып, осы жоба шеңберінде біздің мұрағатта Астаны, Алматы, Атырау, Павлодар, Шымкента және басқа да қалаларының Назарбаев Зияткерлік мектептерінен оқушылары жұмыстанды, өңірдің тарихымен танысып, мұрағатта 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысы кезінде Орал өңірі және біздің жерлестеріміздің майдан мен тылдағы каһармандығы туралы құжаттарды зерттеген болатын. Одан басқа А.Тайманов атындағы №34 мектеп-гимназияның және қалалық педагогикалық, индустриалды-технологиялық, медициналық колледждерінің оқушылары да жиі келуде.
Сол сияқты, кейбір салалық мекемелердің мерейтойлық даталарын атап өтуіне байланысты қажетті құжаттарды іздеушілер де көп, мысалы, соңғы жылдары мұрағат саласы, облыстық прокуратура, Бөрлі мен Тасқала аудандық соттары, Орал қалалық мәслихаты, «Орал өңірі» мен «Приуралье» газеттері, Ж.Досмухамедов атындағы Орал педагогикалық колледжі, «Қазақстан-Орал» телерадиохабартарату компаниясы, медицина, фармация, кітапханалық және басқа да көптеген салалар бойынша қызметкерлері оқу залында зерттеу жұмыстарын жүргізді.
Әдеттегідей, ғұмырнамалық тақырыптар да алдынғы орындарда – жекелеген тұлғаларға, тарихи оқиғалардың мәнмәтінінде олардың өмірбаяндарына қызығушылық өшпей келеді. Бұл жалпы биографиканың қарқынды дамуына, библиографикалық сөздіктер мен энциклопедиялар шығарылуына, дипломдық жұмыстар жазылуына байланысты. Соңғы жылдары әр түрлі салада жұмыс жасаған ҰОС-ның ардагерлері, қатысушылары туралы, партия органдарында жұмыс жасағандарды көптеп іздеуде. Мысалы, өткен жылдары Ғұмар Қараш, Халел Досмухамедов, Садыкбек Сафаргалиев, Даулетши Кусупкалиев, Кенжебек Мендалиев және тағы да басқа көптеген қоғамдық қайраткерлер туралы мәліметтер зерттелуде.
Сол сияқты ұлтаралық, конфессионалдық қатынастарға, партия, саяси қозғалыстар, әлеуметтік топтар, эмиграция, діндер тарихтары мен саяси құғындау мәселелеріне сұраныс сарқылмауда.
Осы орайда, мұрағатымыздың тұрақты зерттеушілері туралы айтпау кетуге болмайды. Мысалы, мұрағаттың оқу залында мұрағаттық құжаттармен 3 жылдан астам жұмыс жасаған зерттеуші Кутищев Владимир Владимирович. Ол көптеген уақыт бойы біздің мұрағатта төнкеріс комитетінің құжаттарын және метрикалық кітаптарды зерттеу нәтижесінде Совет Үкіметі кезінде репрессияларға ұшыраған дін қызметкерлері туралы жазған кітабын 2014 жылы жарыққа шығарды. Сол сияқты, 1 жылға жуық зерттеу жүргізген тарихи ғылымдарының кандидаты Бақтылы Сансызбаевна Боранбаеваның ҰОС-на қатысқан біздің жерлес әйелдер туралы кітабы 2015 жылы жарық көрді, ал 2 жылға жуық оқу залында көне газеттерді зерттеумен айналысқан Калентьев Сергей Алексеевичтың «Информбиржа» газетіндегі «Время газетной строкой» атты айдары шықты.
Өзіңіз көріп отырғандай, мұрағаттың пайдаланушыларға ұсынар қызықты да маңызды құжаттары баршылық және зерттеушілер тарапынан мұрағаттық құжаттарға деген сұраныстары да күннен күнге артуда, ал мұрағаттың мүмкіндіктеріне келетін болсақ, жұмыс орындары да, зерттеушілерге бөлінетін жұмыс уақыты да шектеулі, қабылданған регламентпен жұмыс тәртібін сақтау барлық зерттеушілерге ыңғайлы болмауы мүмкін, ал басқа елді-мекендерден, шетелдерден қатынасатын зерттеушілеріміз үшін бізге бірнеше рет келіп кетудің өзі де оңай емес.
Сондықтан да, Ел басы Н.А.Назарбаевтың 2012 жылғы 10 шілдедегі «Қазақстанды әлеуметтік модернизациялау: Жалпылама Еңбек Қоғамына жиырма қадам» атты мақаласында ҚР Ұлттық мұрағат қорын есепке алудың бірыңғай автоматтандырылған жүйесін құру арқылы халықтың мұрағаттық ақпаратқа деген қолжетімділіктерін арттыру, ол жүйелерді құжаттарды ақпараттық іздестіру функционалымен қамту және Біртұтас электрондық мұрағаттар жүйесін құру туралы берген тапсырмаларын іске асыру шеңберінде ақпараттық технологиялардың мүмкіндіктерін мұрағаттық ақпарат пайдаланушыларымыздың пайдасына ұйымдастыруды ұйғардық.
Қойылған мақсаттарға қол жеткізу үшін облыстық мемлекеттік мұрағат 2012 жылдан бастап мұрағаттық қорлардың электронды базасын жасау, анықтамалық аппаратты сандау, құжаттарды іздеудің автомттандырылған функционалы және электронды кітапханасы бар веб-сайтын жасақтау бағытында көптеген жұмыстар атқарған болатын.
Біріншіден, мұрағаттағы барлық ғылыми-анықтамалық аппаратты бір жерге енгізіп сақтайтын «Электронный архив» электрондық мәліметтер қоры жасақталды. Мұнда мұрағатқа өз құжаттарын сақтауға тапсырған барлық мекемелердің атауы енгізілген, яғни қорлар. Сонымен қатар, әр қор бойынша қалыптасқан тізімдемелері енгізілген, тізімдемелердің ішіндегі барлық істердің атауы қолмен басып енгізілді. Күні бүгін қорлардың 100% (2472 қор), тізімдемелердің 100% (6612 тізімдеме), істердің 85,4% (556119 істің атауы) және 72500 құжаттың сипатамасы енгізілген.
Жасақталған электрондық мәліметтер қоры азаматтардың сұраныстары мен оқу залы пайдаланушыларының зерттеулеріне едәуір көмек көрсетуде, іздеу функциясы арқылы құжатты іздеп табу процестеріне жұмсалатын жұмыс уақыты айтарлықтай азаюда. Келген зерттеушілердің барлығына қажетті мәліметті іздеп табуда көмек ретінде осы электрондық қормен жұмыс жасауға мүмкіндіктер жасалды, оқу залына арнайы екі компьютер орнатылды, электрондық қормен пайдалануда көмек көрсетілуде.
Алайда, ол тек аяқтай келген зерттеушілер үшін қолжетімді болғандықтан, біз осы қордағы бар мәліметті барлық пайдаланушыларға интернет арқылы қолжетімді жасаудың жолдарын іздей бастадық. Нәтижесінде 2014 жылдың қазан айында аталған мәліметтер қоры мұрағаттың www.muragat-bko.gov.kz сайтына «Базы данных-Электронный архив» бөлігіне енгізілді.
Веб-сайтқа электрондық мәліметтер қоры өз құрылымын дәл «Электронный архив» қорындағыдай өзгертулерсіз көшірілді, яғни мұрағаттың оқу залында отырған және өз үйінде интернет арқылы қарап отырған зерттеушілер бірдей мәліметтер көріп отырады – қорлар тізімі, тізімдемелер тізімі, одан әрі істердің атаулары, әр қордың тарихи анықтамасы, әр тізімдеменің сканерленген көшірмесі енгізілген. Ол дегеніміз, енді әр пайдаланушы мұрағатқа келмей, өз үйінде отырып мұрағаттағы қорлармен, тізімдемелермен және істердің атауларымен алдын-ала танысуына болады және күні бұрын өзіне керек істердің тізімін дайындап, сұрау-талапты мұрағаттың электронды поштасына жіберуіне болады. Ол дегеніміз, зертеушінің мұрағатқа бір рет келуі қысқарады деген сөз, ол зерттеушілер үшін де, мұрағат үшін де өте тиімді.
Сонымен қатар, веб-сайттағы электронды қорлар каталогына арнап жасақталған автоматтандырылған іздеу функциясы бар, егер пайдаланушы іздеу өрісіне бір нақты сөз немесе фамилия енгізсе, нәтижесінде іздеу жүйесі бірнеше секундтың ішінде мұрағатта осы сөзге (фамилияға) байланысты қандай қорлар немесе құжаттар бар екенін тізім ретінде шығарады.
Сөйтіп, енді интернетке қолжетімділігі бар пайдаланушылардың барлығы мұрағаттағы қорлардың құрамымен танысуға мүмкіндіктері ашылды және күні бүгін көптеген басқа қалалардағы зерттеушілер өз сұраныстарын веб-сайт арқылы беруде, осындай электрондық сұраулардың саны 80-ге жақындады. Мысалы, өткен жұмада Атыраулық зерттеуші Кужеков Роман Гайнешевич телефон арқылы хабарласып, веб-сайттың электрондық қорлар каталогынан өзінің туыстары туралы мәліметтер бар екенін көріп, осы құжаттармен қалай танысуға болатынын сұрады. Осындай пайдаланушыларға біз веб-сайттың вертикалды мәзірінің «Зерттеушіге» деген бөліміндегі өтініш, сауалнама және талап нысандарын пайдалана отырып, оларды толтыруды және мұрағаттың Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. электронды поштасына салып жіберуді ұсынамыз және қай күні оқу залына келіп жұмыс жасауға мүмкіндігі бар екенін хабарлауын сұраймыз. Нәтижесінде, ол адам келем деген күні берген сұраулары әзір тұрады.
Сайттың тағы да бір ерекшелігі – шағын электронды кітапханасы. Сайттың «Басылымдар, шығарылымдар» модулінде мұрағаттың оқу залында ең көп сұранысқа ие болған кітаптардың сканерленген флеш-нұсқалары орналасқан. Кітаптар облыстық және аудандық мұрағаттардың құжаттары негізінде жазылған. Мұнда «Азалы кітап», «Зерде кітабы», «Айтулы күндер күнтізбелігі», «Бөкейорда тарихы» және тағы да басқа кітаптар жарияланды. Осыған қоса, мұрағатта сақталған метрикалық кітаптар мен көне газеттер жинағы жариялана бастады.
Айта кету қажет, метрикалық кітаптар, газеттер және «Зерде» электрондық кітаптары бойынша көптеген өтініштер мен сұрақтар келіп жатады. Әсіресе, Ресей Федерациясына көшіп кеткен бұрынғы жерлестеріміз, көршілес облыстардағы пайдаланушылар мұрағатқа телефон арқылы хабарласып, «метрикалық кітаптарды қашан сайтқа енгізіп аяқтайсыз, өте ыңғайлы, сәтті табылған шара» деп өз алғыстарын білдіріп келеді. Мысалы, веб-сайт ашылған сәтте тұрақты зерттеушіміз В.В.Кутищев хабарласып, өзінің және шетелдегі достарының алғысын білдіріп, мұрағат сайтының электронды кітапханасы мен электронды қорлар каталогына жоғары бағасын берді, осындай алғыстар көптеп түсуде, электрондық поштаға да түсіп жатады.
Болашақта мұрағат алдына қойып отырған мақсаттардың бірі – тек қана метрикалық кітаптар емес, барлық газеттерді, аса құнды құжаттарды сканерлеп веб-сайтқа енгізу. Күні бүгін «Жайық-Пресс» ЖШС-мен тығыз байланыста газеттерді сканерлеу жұмыстары басталып, 100-ге жуық газет түптемелері сандалды, келесі жылы олар өнделіп сайтқа шығарылатын болады.
Сайтта бұдан басқа дәстүрлі анықтамалық мағлұматтар да кеңінен ұсынылған. Мұнда мұрағаттың құрылу тарихы, міндеттері мен құрылымы және штаттық саны, ағымдағы қызметі мен жұмыс жоспарлары туралы ақпараттар орналасқан, біртіндеп марапатталғандардың тізімі мен нотариалдық іс-әрекеттердің тізімін жариялаудамыз. Сайтқа жеке тектік құжаттар қорлары бойыншашолу, жеке құрам жөніндегі анықтамалық, номенклатурлы қызметкерлер туралы кітап және басқа да көптеген анықтамалықтар енгізілді.
Сол сияқты, сайттағы мәліметтер қорларының электронды қалыптары, облыстық мұрағат қызметкерлерінің мұрағат ісі, іс жүргізу және мұрағаттық үдерісті ақпараттандыру мәселелері жөніндегі ғылыми-әдістемелік жасақтамалары, заңнамалық қор мен бланкілер қалыптары ведомстволық мұрағатшыларды қызықтырады деп ойлаймыз.
Сайтта өзіңізді қызықтырған сұрақтарыңызды қойып және ең соңғы мұрағат жаңалықтарын білуге болады.
Мақаланы қорыта келе, біздің мұрағатта мұрағаттық құжаттарды пайдаланушыларының әр қайсысы үшін бірдей жағдай жасалуда және озық технологиялардың мүмкіндіктері кеңінен енгізілуде деп айтуға болады. Ал ұсынылған мүмкіндіктерді тиімді пайдалану, мұрағаттың веб-сайты арқылы, электрондық қорлар каталогы арқылы түсетін сұраулардың үлесін көбейту өз қолдарыңызда, құрметті пайдаланушылар. Болашақта осы бағыттағы шаралар мұрағаттың басты назарында болады.
Зерттеушілермен жұмыс
және ақпараттық технологиялар
бөлімінің басшысы А.Искакова
және ақпараттық технологиялар
бөлімінің басшысы А.Искакова
26.11.2015 жыл
