Положение о Сырымском филиале коммунального государственного учреждения «Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области

1. Общие положения

1. Сырымский филиал коммунального государственного учреждения «Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры,  архивов и документации Западно-Казахстанской области » (далее по тексту - филиал) является обособленным структурным подразделением, расположенным вне места нахождения коммунального государственного учреждения «Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области» (далее по тексту – государственный архив ЗКО), и осуществляющим функции в пределах настоящего Положения, в том числе функции представительства.

2. Филиал создан приказом государственного архива ЗКО «О создании филиалов» №1 от 31 июля 2012 года.

3. Наименование филиала - Сырымский филиал коммунального государственного учреждения «Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области».

4. Местонахождение (юридический адрес) филиала: Республика Казахстан, Западно-Казахстанская область, Сырымский район, село Жымпиты, улица Айтеке  би, дом №11.

5. Срок деятельности филиала – неограничен.

2. Предмет деятельности, данные о регистрации

юридического лица, создающего филиал

6. Наименование юридического лица, создающего филиал – коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры,  архивов и документации Западно-Казахстанской области».

7. Местонахождение юридического лица, создающего филиал – 090000, Республика Казахстан, Западно-Казахстанская область, улица Касыма Аманжолова, дом №85.

8. Данные о регистрации юридического лица, создающего филиал - свидетельство о государственной регистрации юридического лица №331-1926-01-ГУ от 5 июля 2012 года.

9. Предметом деятельности юридического лица, создающего филиал, являются:

1) комплектование архива документами архивного фонда Западно-Казахстанской области и другими архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, в соответствии со своим профилем;

2) обеспечение сохранности и государственный учет документов, хранящихся в архиве;

3) обеспечение открытого доступа к архивным документам за исключением документов, доступ к которым ограничен на основании действующего законодательства;

4) информационное обеспечение государственных органов, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав юридических и физических лиц, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

5) ведение научно-исследовательской, методической работы в области архивоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

3. Цели и предмет деятельности филиала

10. Филиал создан в целях надлежащего исполнения функций государственного архива ЗКО на территории Сырымского района Западно-Казахстанской области в качестве его территориально обособленного структурного подразделения.

11. Предметом деятельности филиала является:

1) комплектование архива документами архивного фонда Сырымского района и другими архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, в соответствии со своим профилем;

2) обеспечение сохранности и государственный учет документов, хранящихся в архиве;

3) обеспечение открытого доступа к архивным документам за исключением документов, доступ к которым ограничен на основании действующего законодательства;

4) информационное обеспечение государственных органов, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав юридических и физических лиц, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

5) ведение научно-исследовательской, методической работы в области архивоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

12. Целью деятельности филиала является организация государственной защиты, постоянного хранения, пополнения, учета и использования национального архивного фонда Республики Казахстан.

13. Для достижения цели филиал осуществляет следующие виды деятельности:

1) осуществляет хранение, и государственный учёт документов;

2) выявляет и ведет учёт особо ценных документов;

3) в установленном порядке разрабатывает и ведёт списки учреждений, организаций и иных собственников документов, вносит предложения для включения в список источников комплектования национального архивного фонда Республики Казахстан по государственному архиву ЗКО;

4) осуществляет работы по пополнению архивного фонда документами юридических лиц и фондами личного происхождения;

5) осуществляет в пределах предоставленных прав и полномочий организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и ведении делопроизводства организацией-источником комплектования, ведёт государственный учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах организаций;

6) создаёт необходимые в использовании документов архивные справочники, базы данных, проводит работы по их постоянному усовершенствованию;

7) изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, информирует государственные органы о составе документов архива для использования их в экономических, научных, социально-культурных, общественно-политических и краеведческих целях;

8) исполняет запросы юридических и физических лиц, выдаёт им справки социально-правового характера, архивные копии и архивные выписки;

9) создает базу данных и информационно-поисковую систему документов архива;

10) организует документальные выставки, информирует о публикации документов архива через средства массовой информации и иным способом;

11) вносит в уполномоченный орган  предложения по улучшению деятельности архивоведения;

12) выполняет иные функций, вытекающие из задач филиала, не противоречащие применяемым законодательным актам.

Запрещаются осуществление филиалом деятельности, а также совершение сделок, не отвечающих предмету и целям его деятельности, закрепленным в положении.

4. Юридический статус филиала

14. Филиал не является юридическом лицом, осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией  Республики Казахстан, законами, иными республиканскими и территориальными нормативными правовыми актами, положением о коммунальном государственном учреждении « Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области » и настоящим положением.

15. Филиал находится в ведомственном подчинении государственного архива ЗКО. Государственный архив ЗКО обеспечивает правовые  и материально-технические условия деятельности филиала, сохранность, целостность и неотчуждаемость закрепленного за филиалом имущества.

16. Государственный архив ЗКО наделяет филиал основными средствами для осуществления производственной деятельности, которые учитываются на балансе государственного архива ЗКО.

17. Филиал осуществляет деятельность от имени государственного архива ЗКО. Ответственность по всем обязательствам, принятым на себя филиалом в переделах его компетенции, несет государственный архив ЗКО.

18. Штатную численность филиала утверждает государственный архив ЗКО.

19. Финансирование и материально-техническое обеспечение филиала осуществляется за счет средств областного бюджета. Бухгалтерский учет и отчетность по вопросам финансирования и материально-технического обеспечения деятельности филиала ведется централизованно в государственном архиве ЗКО.

20. В целях оперативного ведения производственной деятельности филиал имеет круглую печать с изображением государственного герба Республики Казахстан и штампы со своим полным наименованием на государственном языке, а также служебные бланки со своим наименованием на государственном и официальном языках.

21. Филиал не вправе оказывать платные услуги, вести коммерческую и иную деятельность, направленную на извлечение дохода.

5. Имущество филиала

22. Филиал финансируется по смете государственного архива ЗКО.

23. Имущество филиала находится в собственности Западно-Казахстанской области, принадлежит государственному архиву ЗКО на праве оперативного управления.

24. Источниками формирования имущества филиала являются:

- имущество, закрепленное государственным архивом ЗКО в установленном порядке;

- иные поступления, не запрещенные законодательством Республики Казахстан.

25. Имущество филиала отражается на балансе государственного архива ЗКО, составленном в порядке, установленном действующим законодательством, и состоит из основных средств, необходимых для осуществления им уставных целей.

26. Филиал не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом, приобретенным за счет бюджетных и иных средств государственного архива ЗКО, выделенных ему, за исключением случаев и в порядке, предусмотренных Положением государственного архива ЗКО и настоящим Положением.

27. При пользовании имуществом филиал обязан:

1) эффективно использовать имущество;

2) обеспечивать сохранность и использовать имущество строго по целевому назначению;

3) не допускать ухудшения технического состояния имущества, кроме нормативно определяемого его износа;

28. Контроль за использованием по назначению и сохранностью имущества, закрепленного за филиалом, осуществляет государственный архив ЗКО в установленном порядке.

6. Управление филиалом

29. Руководство деятельностью филиала осуществляет директор, назначаемый директором государственного архива ЗКО. Директор филиала действует на основании доверенности, выдаваемой и подписываемой Директором государственного архива ЗКО.

30. Государственный архив ЗКО осуществляет следующие функции по управлению филиалом:

1) вносит изменения и дополнения в настоящее Положение, принимает новое Положение;

2) определяет и утверждает структуру филиала;

3) определяет основные направления его деятельности, утверждает годовые планы и отчеты об их выполнении;

4) назначает и увольняет директора, а также сотрудников филиала по основаниям, предусмотренным законом;

5) утверждает должностные инструкции директора, а также работников филиала;

6) в пределах своей компетенции дает указания директору филиала, проверяет их исполнение;

7) принимает, перемещает и увольняет работников филиала в соответствии со штатным расписанием филиала;

8) применяет к директору, а также работникам филиала меры поощрения и наложения на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Республики Казахстан;

9) устанавливает размеры, формы и порядок наделения филиала имуществом;

10) обеспечивает финансирование и материально-техническое снабжение филиала в пределах утвержденных норм, централизованно ведет бухгалтерский учет и отчетность по вопросам финансирования и материально-технического обеспечения деятельности филиала;

11) принимает решение о прекращении деятельности филиала, назначает ликвидационную комиссию, утверждает ликвидационный баланс.

12) совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала.

31. Директор филиала:

1) по доверенности действует от имени государственного архива ЗКО в пределах полномочий, определяемых настоящим Положением и выданной ему доверенности;

2) осуществляет оперативное руководство деятельностью филиала в соответствии с утвержденными государственным архивом ЗКО планами;

3) представляет интересы государственного архива ЗКО в лице филиала в отношениях с другими предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами Республики Казахстан;

4) разрабатывает и вносит на утверждение директора государственного архива ЗКО должностные инструкции на работников филиала согласно утвержденной штатной структуры филиала;

5) разрабатывает и вносит на утверждение директора государственного архива ЗКО годовые планы и отчеты о работе филиала;

6) в пределах своей компетенции дает указания всем работникам филиала, проверяет их исполнение;

7) решает вопросы выдачи документов по запросам учреждений, организаций, граждан во временное пользование, для публикации, для работы пользователям;

8) вносит предложения директору государственного архива ЗКО о применении к работникам филиала мер поощрения и наложения на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Республики Казахстан;

9) организует повышение квалификации работников, разработку и реализацию мероприятий по внедрению прогрессивных форм и методов труда;

10) проводит личный прием граждан, определяет порядок и несет персональную ответственность за организацию, прием и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб работниками филиала по вопросам, входящим в его компетенцию;

11) распоряжается имуществом филиала в пределах и в порядке установленными настоящим Положением и доверенностью;

12) принимает меры по соблюдению всеми работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с действующим трудовым законодательством Республики Казахстан;

13) обеспечивает надлежащую техническую эксплуатацию помещений, соблюдение правил пожарной и охранной безопасности, определяет потребности в необходимом имуществе, оборудовании и материалов, вносит соответствующие предложения директору государственного архива ЗКО;

14) вносит предложения по усовершенствованию работы филиала;

15) совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала.

32. Должностные лица филиала несут установленную законодательством ответственность за непредставление, искажение или сокрытие информации, содержащейся в документах, хранящихся в филиале.

33. При филиале действует экспертная комиссия (далее - ЭК), осуществляющая свою деятельность на основании Положения об ЭК филиала.

При необходимости в филиале могут создаваться иные совещательные и консультативные органы и комиссии.

7. Персонал и режим работы филиала

34. Отношения работников филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются трудовым законодательством Республики Казахстан.

35. Режим работы филиала устанавливается в соответствии с режимом работы государственного архива ЗКО, утвержденным Правилами внутреннего трудового распорядка в государственном архиве ЗКО.

8. Порядок внесения изменений и дополнений в

положение о филиале

36. Внесение изменений и дополнений в положение о филиале производится по приказу государственного архива ЗКО.

37. Внесенные изменения и дополнения в положение о филиале регистрируются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

9. Условия реорганизации и ликвидации филиала

38. Реорганизация и ликвидация филиала осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.