Порядок обслуживания пользователей
архивной информации в Государственном архиве
Западно-Казахстанской области
В соответствии с пунктом 1 статьи 25 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» от 20 сентября 2018 года №576 « О правилах комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» в целях организации и упорядочения обслуживания пользователей коммунального государственного учреждения "Государственный архив Западно-Казахстанской области управления по развитию языков и архивного дела" ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить прилагаемый Порядок обслуживания пользователей архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области.
2.Заведующей читальным залом отдела использования документов и научно-справочного аппарата Нагимовой Б. принять меры по выполнению требований «Порядка предоставления архивной информации и обслуживания пользователей в Государственном архиве Западно-Казахстанской области».
3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор А. Савгабаева
Утвержден приказом
директора «Государственного
архива Западно-
Казахстанской области»
№_11-нқ____от 30 марта
________2023года
Порядок обслуживания пользователей архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области
1 Общие положения
1.Настоящий порядок обслуживания пользователей архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области» (далее – порядок) утвержден приказом Правительства Республики Казахстан в целях реализации «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (далее-Правила) разработан Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576 и «Порядок работы пользователей в читальном зале Государственного архива Западно-Казахстанской области» (далее – порядок) утвержденый приказом КГУ "Государственный архив Западно-Казахстанской области управления культуры, развития языков и архивов Западно-Казахстанской области" от 14 февраля 2023 года №6-ОД.
2.Настоящий порядок разработан на основании и в соответствии с 411,412,414,416,417 вышеуказанного порядка и 26,27,53,55,58,65 правил поведения пользователей.
3.Настоящий порядок регулирует вопросы организации и упорядочения оказания услуг пользователям архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области ( далее-пользователи).
2. Организация и регулирование обслуживания пользователей в Государственном архиве Западно-Казахстанской области.
4.В соответствии со штатной структурой в архиве функционирование читального зала предусмотрено, фукнции по оказанию услуг пользователям в читальном зале (далее – работа с пользователями) возлагаются на отдел по работе с исследователями, использованию документов и научно-справочного аппарата. Работник отдела (далее – ответственный сотрудник) осуществляет работу с пользователями в соответствии с определенными в вышестоящих правилах, порядке а также указанным в его должностной инструкции объемом работ и несет ответственность за исполнение установленных требований.
5.Количество рабочих мест, выделяемых для работы с пользователями, напрямую зависит от объема времени, выделяемых сотруднику для осуществления объема работ с пользователями и от возложенных на него других функций согласно его должностной инструкции и плана работы отдела и не может превышать 3 (трех) рабочих мест.
6.В архиве читальный зал для пользователей предусмотрен, рабочие места для пользователей выделяются в кабинете конференц-зала архива в количестве 3-х человек. Кабинет работает для пользователей в те дни, когда в нем не проводятся архивные мероприятия, связанные с другими основными направлениями деятельности архива.
Если в кабинете предусмотрено проведение архивных мероприятий, связанных с основной деятельностью архива, архив за 1 (один) день ранее извещает об этом пользователей на сайте архива
www.muragat-bko.gov.kz или на информационном стенде в здании архива.
7.В целях организации на должном уровне обеспечения сохранности выдаваемых пользователям архивных документов запрещается одновременный прием и обслуживание более, чем 3 (трех) пользователей вместе. Наряду с этим, за пределами кабинета для верхней одежды пользователей организуются специальные вешалки, а для отдельного хранения ценных вещей пользователей выставляются специальные закрывающиеся на ключ ячейковые металлические шкафы.
8.Для создания условий для работы пользователей в кабинете устанавливается 3 (три) персональных компьютеров, на котором обеспечивается доступ к электронному фондовому каталогу на сайте архива
www.muragat-bko.gov.kz.
9.Ответственный сотрудник выдает заполняемые пользователами бланки на бесплатной основе и предлагает для работы закладки и увеличительное стекло.
10.Полные тексты Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг вывешиваются для ознакомления пользователей на специальном стенде в здании архива, а также размещаются на сайте архива
www.muragat-bko.gov.kz.
11.Все вопросы, не урегулированные в настоящем Распорядке оказания услуг, урегулируются в соответствии с вышеуказанными Правилами и Порядком работы.
3. Регламент оказания услуг пользователям.
12.Архив обслуживает пользователей ежедневно, кроме субботы, воскресенья с 10-00 до 17-00 часов с перерывом на обед с 13-00 до 14-00 часов.
13.Для каждого пользователя дни, время и очередность посещения архива устанавливаются индивидуально и в соответствии с пунктами 15-22 настоящего Распорядка работы.
14.Каждый последний рабочий день месяца в кабинете проводится санитарный день, в эти дни архив не призводит обслуживание пользователей.
4. Распорядок очередности, дней и времени посещения архива пользователями.
15.На основании анализа посещаемости архива пользователями за последние 3 года, а также на основании пунктов 5 и 7 настоящего Распорядка ежемесячно расчитывается обслуживать не более 15 (пятнадцати) пользователей. Исходя из этого, каждому пользователю предоставляется право работать в архиве по 2 (два) раза в неделю по 3 (три) часа на каждое посещение.
Для этого ответственный сотрудник подготавливает 15 (пятнадцать) пропусков, для каждого из которых предусмотрено равномерное распределение рабочего времени в течении недели. Данный график распределения утверждается руководством архива 1 раз в год в начале года.
16.В пропуске проставляются его номер, печать архива, фамилия, имя и отчество пользователя, дни и время посещения архива, срок действия пропуска (приложение №1). На обороте пропуска указываются сведения об использовании пропуска.
17.Пользователю, получившему в установленном порядке письменное разрешение (резолюцию) руководства архива о допуске к работе с архивной информацией, пропуск выдается ему ответственным сотрудником при первом его посещении, о чем он расписывается в специальном журнале учета выданных пропусков (приложение №2).
18. Пользователь, получивший под подпись пропуск, в дальнейшем осуществляет свою работу в архиве только в дни и в часы, указанные в его пропуске, в другие дни и часы пользователь в архиве не обслуживается.
19.Пропуск выдается для работы одного пользователя и по одной теме исследования. Посещение архива по чужим пропускам, а также посещение по одному пропуску нескольких пользователей не допускается.
20. Пропуск выдается сроком на 1 (один) месяц.
21. Если пользователь в течении срока действия пропуска досрочно завершает работу по заявленной теме исследования, то он обязан сдать пропуск ответственному сотруднику.
Вместе с тем, в случае непосещения пользователем архива в установленные для него дни свыше, чем 4 (четыре) раза подряд, выданный ему пропуск аннулируется. Вместо аннулированного пропуска изготавливается точно такой пропуск с тем же номером, но с номером дубликата в скобках (например, «14(2)»), и передается следующему по очереди пользователю.
Пользователю, чей пропуск был аннулирован, при следующем его посещении выдается другой пропуск. Если свободные пропуска отсутствуют, то пользователь вносится с список очередников, при возникновении свободных пропусков ему сообщается об этом по телефону.
22.Если в течении указанного периода времени пользователь не успел завершить исследование по заявленной теме, то он извещает об этом ответственного сотрудника, который продлевает его посещение на 1 (один) месяц и выдает ему вновь изготовленный пропуск.
23.Иностранные пользователи, а также пользователи, являющиеся сотрудниками судебных, правоохранительных и ревизионно-контрольных органов, исполняющих в архиве служебное задание, обслуживаются вне очереди.
5. Порядок, сроки и объемы копирования архивных документов.
24.Как правило, архив не производит копирование архивных документов. При работе в архиве пользователи обязаны по возможности производить самостоятельное фиксирование обнаруженных сведений вручную, с помощью конспектирования.
25.В отдельных нижеприведенных случаях пользователь может подать запрос на изготовление копий архивных документов, обнаруженных им в процессе работы в архиве по заявленнной теме исследования:
1) для использования копий в качестве иллюстраций в определенных изданиях, публикациях, научных проектах или других произведениях;
2) для использования (предъявления) копий в уполномоченных органах с целью защиты или установления своих прав.
26.В вышеуказанных случаях предусмотрено изготовление архивом копий текстовых и других архивных документов с учетом технических возможностей архива, в других случаях изготовление копий архивных документов допускается только в тех, случаях, когда конспектирование не представляется возможным (фотографии, карты, схемы, чертежи, диаграммы и др.).
27.Для каждой темы каждого пользователя предусмотрено изготовление не более, чем 10 (десяти) страниц копий. Если пользователь в течении года проводит исследование по нескольким темам, то общий годовой объем копий не должен превышать 100 (ста) страниц. Для иногородних и иностранных пользователей - за период командировки.
28.В особых случаях (исполнение заданий судебных, правоохранительных и ревизионно-контрольных органов, подготовка совместных глобальных и масштабных проектов по истории и развитию области, республики и др.) по специальному разрешению руководства архива допускается изготовление копий дл пользователя свыше объемов, указанных в пункте 26 настоящего Распорядка работы. В таких случаях процесс копирования архивных документов может быть произведен средствами копирования пользователя или архива в здании архива под контролем ответственного сотрудника архива. Негативы фотокопий и микрофильмов в обязательном порядке на безвозмездной основе передаются пользователем в распоряжение архива.
29.Заказ на изготовление архивных копий пользователь сдает ответственному сотруднику в день завершения исследования по заявленной теме вместе со своим пропуском.
30.Ответственный сотрудник в день подачи пользователем заказа на изготовление архивных копий проверяет соответствие содержаний заявленных копий с темой исследования, указанной им в заявлении и направляет руководству архива для получения разрешения на копирование.
31.Заказы на изготовление копий, разрешенные руководством архива к копированию, исполняются ответственным сотрудником в течении 3 (трех) рабочих дней, после чего они оформляются и направляются пользователю в установленном порядке.
32.Копии архивных документов изготавливаются ответственным сотрудником с помощью цифрового фотоаппарата в соответствии с установленными требованиями. При наличии предварительного пожелания пользователя о необходимости электронной версии архивной копии, вместе с бумажной копией выдается электронная копия архивных документов, указанных в заказе.
6. Ответственность за нарушение распорядка работы в архиве.
33.Каждый пользователь в момент его первого посещения архива перед началом работы обязан ознакомиться с требованиями вышеуказанных Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг. Соблюдение пользователем требований Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг является обязательным условием для работы в архиве.
34.По отношению к пользователям, допустившим нарушение (несоблюдение) требований Порядка работы и Распорядка оказания услуги при работе в архиве с архивными документами, в установленном порядке должны быть применены соответствующие меры.
Приложение №1
к Распорядку оказания
услуг пользователям
архивной информации
в Государственном
архиве Западно-
Казахстанской области
Форма пропуска, выдаваемого пользователям
Лицевая сторона
|
Пропуск №____
Для работы в Государственном архиве ЗКО
Выдан _____________________________
(Ф.И.О. пользователя)
Дни и время посещения архива:
______________ с до часов
______________ с до часов
Пропуск выдан до ________________
(день, месяц, год)
|
Обротная сторона
|
Важно!!!
При отсутствии пропуска пользователь к работе в архиве не допускается;
При истечении срока действия пропуска пользователь обязан сдать его
отвественному сотруднику и получить новый пропуск для продолжения
работы в архиве;
При досрочном окончании исследования пользователь обязан уведомить
об этом ответственного сотрудника и сдать ему пропуск.
В случае, если пользователь допускает пропуски посещения архива в
установленное для него время 4 (четыре)
Егер пайдаланушы оған рұқсат қағазда белгілен раза подряд,
то его пропуск аннулируется, а выделенное для него по пропуску
время передается следующему в очереди пользователю.
Примечание: каждый последний рабочий день месяца в кабинете
проводится санитарный день, в эти дни архив для пользователей не работает.
|
Приложение №2
к Распорядку оказания
услуг пользователям
архивной информации
в Государственном архиве
Западно-Казахстанской
области
Форма ведения журнала учета выданных пользователям пропусков
|
№№ пп
|
Дата выдачи
|
№ пропуска
|
Ф.И.О. пользователя
|
Дни и время посещений
|
Срок действия пропуска
|
Подпись пользователя о получении пропуска
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
