Орал өңіріндегі мемлекеттік мұрағат қорының қалыптасу үрдісі  азамат соғысының салдарынан пайда болған күрделі кезеңдерден өткен болатын. 1917 жылдың қазанына дейін өлкенің тарихымен байланысты құжаттардың басым бөлігі  Мәскеу, Орынбор, Алматы, Астрахань, Петербор сияқты қалалардың ведомстволық мұрағаттарында жинақталып сақталды. Көптеген көлемдегі құжаттардың өртелуі, жоғалуы және ұрлануы орын алған болатын.

1918 жылдың 1 маусымында В.И. Ленин қол қойған  «Мұрағат ісінің қайта ұйымдастырылуы және орталықтандырылуы туралы»  РКФСР Халықтық кеңес комитетінің декретін орындау мақсатында жергілікті органдар төңкеріске дейінгі кезеңдегі құжаттарды іздеп табу, топтастыру, оларды бірыңғай тәртіпке келтіру жұмыстарын қолға алды. Сөйтіп, XX ғасырдың 1920-жылдарынан бастап мұрағат саласының құрылуы басталады. 

Орал губерниялық атқару комитетінің Президиумы 1923 жылдың 15 мамырында өз бөлімі құқығындағы жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын губерниялық мұрағат бюросын ұйымдастыру жөнінде  шешім қабылдайды. Облыстық мұрағат қорының реестрі Орал губерниялық статистикалық бюросының қорынан бастап ашылады, алғашқы түсілімі 15 сақталу бірлігін құраған болатын. Сондай-ақ жергілікті денсаулық сақтау губерниялық бөлімі, губерниялық атқару комитеті, губерниялық азық-түлік комитеті т.с.с. құжаттарды тапсырды. 1924 жылдың аяғына қарай мұрағатта 53 қор, шамамен 15270 сақталу бірлігі болды. 1925 жылғы 24 қыркүйектегі Президиум отырысында 24.09.1925ж. Орал атқару комитетінде мұрағатшы лауазымының штаттық бірлігін енгізу жөнінде шешім қабылданды.

1926 жылдың 1 қаңтарынан бастап Бөкей уездік мұрағаты жұмыс жасауын бастады. Айта кететін жайт,  Бөкей Орда территориясында Қазақстанның алғашқы мұрағаты пайда болған болатын. Хан Ордасы мұрағатының есебі 1784 жылдан бастап жүргізіле бастады. ҚазОрталықМұрағаты уәкілетшісі Н.Я.Болотниковтың 1927 жылдың 10 наурыздағы қызметтік хаты негізінде аталған құжаттар алынып, Орталық мұрағатқа жіберілген болатын.

Облыстың әкімшілік-аумақтық бөлінісін жетілдіруге қатысты мемлекеттік мұрағат қызметінің аталуы өзгерді. Губерниялық мұрағат бюросы 1928 жылдың 15 тамызынан бастап округтікке алмастырылса, 1930 жылдың 1 қаңтарынан бастап ауданаралық мұрағат деп атала бастады. Ал, 1932 жылдың 1 сәуірінен  облыстық бөліністі енгізуге байланысты облыстық мұрағат бюросы деп аталды. Осы уақытта мұрағат бойынша 412 қор, 108667 сақталу бірлігі, 87 газет кешені болып, штат бойынша 5 адамды құрады.

ҚазКСР Жоғарғы Кеңес Президиумының 1938 жылғы 14 мамырдағы жарлығына сәйкес мұрағат қызметінің органдары республиканың Ішкі істер халық комиссариаты (ІІХК) қарауына берілді. Нәтижесінде келесі құрылымдық өзгерістер орын алды: облыстық мұрағат басқармасы негізінде Батыс Қазақстан облысы бойынша  Ішкі істер халық комиссариаты басқармасының мұрағаттық бөлімшесі мен Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты құрылды. 1940 жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша мұрағатта 627 қор, 112029 сақталу бірлігі болып, штатта 8 адамды құрады.

1942 жылдың бірінші жартысында Батыс Қазақстан облысы мұрағатының құрамынан өз алдына дербес мекеме ретінде Гурьев мұрағаты бөлінді. Ол мұрағатқа 104 қор, 6219 сақталу бірлігі беріліп, облыстық мұрағатта 567 қор, 95988 сақталу бірлігі қалды.

1953 жылдан бастап  Батыс Қазақстан облысы мұрағатынан қайтадан мұрағат құжаттары алынып, Мәскеу, Алматы мұрағатына берілді. Негізінен, әскери бөлім мен әскери аурухананың құжаттары және революцияға дейінгі бірқатарлар қорлар. 1959 жылдың 1 қаңтарындағы жағдайы бойынша 890 қор, 114108 сақталу бірлігі, 119 газет кешені болды.

1960 жылы түбірлі қайта құру орын алды. Батыс Қазақстан облыстық еңбекшілер депутаттары Кеңесі атқару комитетінің 1960 жылғы 15 қыркүйектегі №476 шешімі негізінде және ҚазКСР министрлер Кеңесінің 1960 жылғы 17 маусымдағы №547 қаулысына сәйкес Ішкі істер басқармасының мұрағат бөлімі Облыстық кеңестің атқару комитеті жанындағы мұрағат бөлімі ретінде қайта құрылып, оған аудандық мұрағаттармен қатар облыстық мұрағаттың да штаты беріледі. Сол кезде облыстық мұрағаттың штатында 11 адам қызмет атқарған.

Мұрағат ісін одан әрі жетілдіру, орталықтандырылған сақтауды, есепті, толықтыруды және құжаттарды кеңінен пайдалануды қамту мақсатында 1963 жылдың 21 мамарында ҚазКСР  кеңес министрлігінің №409 қаулысына сәйкес Жәнібек, Казталов, Фурман аудандарын қамтамасыз ететін Фурман филиалы құрылды. Қаз КСР министрлер кеңесінің 1966 жылғы 11 қаңтардағы №22 қаулысы бойынша Жымпиты, Қаратөбе, Тайпақ аудандарын қамтамасыз ететін Жымпиты филиалы құрылды.

1966 жылдың наурызынан бастап облыстық мемлекеттік мұрағат жанынан құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу үщін шаруашылық-есеп тобы құрылып, ол топ 1998 жылға дейін қызмет жасады.

Қазақстан Компартиясының облыстық, қалалық және аудандық комитетінің жойылуына байланысты 1991 жылдың 27 қарашасындағы облыстық еңбекшілер депутаттары кеңесі атқарушы комитетінің №357 шешіміне сәйкес бұрынғы партиялық мұрағаттың ғиммараты облыстық мұрағатқа берілген болатын. Мемлекеттік мұрағаттың құрамына орал өңірінің партиялық және комсомол ұйымдарының құжаттары енді. 1992 жылдың 1 қаңтарындағы жағдайы бойынша облыстық мемлекеттік мұрағатта 39 адам қызмет жасаған.

Сонымен қатар, тәуелсіздік алынған соң 1992 жылдың ақпанынан бастап облыстық мұрағат бөлімі облыстық еңбекшілер депутаттары кеңесі атқарушы комитетінің орнына пайда болған облыс әкімдігінің қарауына берілді.

 1995-1997 жылдары өткен жергілікті басқаруды қайта құру мен оңтайландыруға байланысты облыстық мемлекеттік мұрағат облыстық әкімшіліктен облыстық мұрағаттар және құжаттама басқармасының, одан әрі – облыстық мұрағаттық бөлімнің қарауына берілген, ал Батыс Қазақстан облысы әкімінің 1997 жылғы 7 ақпандағы №35 шешіміне сәйкес облыстық мұрағаттық бөлімнің жабылуына байланысты оның қызметтері мен мүліктер және істерді басқару өкілеттіктері облыстық мемлекеттік мұрағатқа тапсырылып, 2000 жылдың маусымына дейін атқарды.

Батыс Қазақстан облысы әкімінің 2000 жылғы 5 маусымдағы №92 шешімімен облыстық мұрағаттар және құжаттама басқармасы қайта құрылып, облыстық мемлекеттік мұрағат оның орталықтандырылған басқаруына беріледі.

2012 жылы Батыс Қазахстан облысы әкімдігінің 2012 жылғы 25 мамырдағы №111 қаулысымен Батыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесі мүлкін дербес басқару құқығымен құрылды.

Күні бүгін Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының құрылымында келесі құрылымдық бөлімшелер бар – ол мұрағат қоймасы, ғылыми-анықтамалық аппарат және құжаттарды пайдалану бөлімі, ведомстволық мұрағаттармен жұмыс бөлімі, зерттеушілермен жұмыс және ақпараттық технологиялар бөлімі. Мұрағаттың штаты филиалдармен қоса 32 адамды құрайды.

2014 жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша  Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатында 2453 қор және 643704 сақтау бірлігі бар.