Приказ Государственного архива Западно-Казахстанской области №07 от 02 апреля 2015 года

Утверждены
приказом КГУ «Государственный архив
Западно-Казахстанской области управления
культуры, архивов и документации
Западно-Казахстанской области»
№07 от 02 апреля 2015 года

Распорядок оказания услуг пользователям архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области

1. Общие положения

1.Настоящий «Распорядок оказания услуг пользователям архивной информации в Государственном архиве Западно-Казахстанской области» (далее – Распорядок) разработан в целях реализации «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и  специальными государственными архивами» (далее – Правила), утвержденных Постановлением Правительства РК №1604 от 26 декабря 2011 года и «Порядка работы пользователей в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области» (далее – Порядок), утвержденных приказом «Управления культуры, архивов и документации Западно-Казахстанской области» №27-нқ  от 30 марта 2015 года.

2. Настоящий Распорядок разработан на основании и в соответствии с пп. 478, 479, 482 вышеуказанных Правил и пп. 29, 30 ,46 Порядка работы пользователей.

3. Настоящий Распорядок регулирует вопросы организации и упорядочения оказания услуг пользователям архивной информации (далее – пользователи) в Государственном архиве Западно-Казахстанской области, устанавливает регламент работы, очередность и время посещения архива пользователями, а также определяет объемы и сроки изготовления копий архивных документов по заказам пользователей.

2. Организация и регулирование обслуживания пользователей в Государственном архиве Западно-Казахстанской области.

4. В соответствии со штатной структурой в архиве функционирование читального зала не предусмотрено, фукнции по оказанию услуг пользователям в читальном зале (далее – работа с пользователями) возлагаются на отдел по работе с исследователями и информационных технологий.

Руководитель отдела (далее – ответственный сотрудник) осуществляет работу с пользователями в соответствии с определенными в вышестоящих Правилах, Порядкеғ а также в его должностной инструкции объемом работ и несет ответственность за исполнение установленных требований.

При отсутствии руководителя отдела работу с пользователями осуществляет старший специалист-программист или старший специалист-архивист отдела.

5. Количество рабочих мест, выделяемых для работы с пользователями, напрямую зависит от объема времени, выделяемых сотруднику для осуществления объема работ с пользователями и от возложенных на него других функций согласно его должностной инструкции и плана работы отдела и не может превышать 3 (трех) рабочих мест.

6. В архиве читальный зал для пользователей не предусмотрен, рабочие места для пользователей выделяются в кабинетах отдела по работе с исследователями и информационных технологий (далее – кабинет). Кабинет работает для пользователей в те дни, когда в нем не проводятся архивные мероприятия, связанные с другими основными направлениями деятельности архива.

Если в кабинете предусмотрено проведение архивных мероприятий, связанных с овновной деятельностью архива, архив за 1 (один) день ранее извещает об этом пользователей на сайте архива www.muragat-bko.gov.kz или на информационном стенде в здании архива.

7. В целях организации на должном уровне обеспечения сохранности выдаваемых пользователям архивных документов  запрещается одновременный прием и обслуживание более, чем 3 (трех) пользователей вместе. Наряду с этим, за пределами кабинета для верхней одежды пользователей организуются специальные вешалки, а для отдельного хранения ценных вещей пользователей выставляются специальные закрывающиеся на ключ ячейковые металлические шкафы.

8. Для создания условий для работы пользователей в кабинете устанавливается 1 (один) персональный компьютер, на котором обеспечивается доступ к электронному фондовому каталогу  на сайте архива www.muragat-bko.gov.kz.

9. Ответственный сотрудник выдает заполняемые пользователами бланки на бесплатной основе и предлагает для работы закладки и увеличительное стекло.

10. Полные тексты  Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг вывешиваются для ознакомления пользователей на специальном стенде в здании архива, а также размещаются на сайте архива www.muragat-bko.gov.kz.

11. Все вопросы, не урегулированные в настоящем Распорядке оказания услуг, урегулируются в соответствии с вышеуказанными Правилами и Порядком работы.

3. Регламент оказания услуг пользователям.

12. Архив обслуживает пользователей ежедневно, кроме субботы, воскресенья с 10-00 до 17-00 часов с перерывом на обед с 13-00 до 14-00 часов.

13. Для каждого пользователя дни, время и очередность посещения архива устанавливаются индивидуально и в соответствии с пунктами 15-22 настоящего Распорядка работы.

14. Каждый последний рабочий день месяца в кабинете проводится санитарный день, в эти дни архив не призводит обслуживание пользователей.

4. Распорядок очередности, дней и времени посещения архива пользователями.

15. На основании анализа посещаемости архива пользователями за последние 3 года, а также на основании пунктов 5 и 7 настоящего Распорядка ежемесячно расчитывается обслуживать не более 15 (пятнадцати) пользователей. Исходя из этого, каждому пользователю предоставляется право работать в  архиве по 2 (два) раза в неделю по 3 (три) часа на каждое посещение.

Для этого ответственный сотрудник подготавливает 15 (пятнадцать) пропусков, для каждого из которых предусмотрено равномерное распределение рабочего времени в течении недели. Данный график распределения утверждается руководством архива 1 раз в год в начале года.

16. В пропуске проставляются его номер, печать архива, фамилия, имя и отчество пользователя, дни и время посещения архива, срок действия пропуска (приложение №1). На обороте пропуска указываются сведения об использовании пропуска.

17. Пользователю, получившему в установленном порядке письменное разрешение (резолюцию) руководства архива о допуске к работе с архивной информацией, пропуск выдается ему ответственным сотрудником при первом его посещении, о чем он расписывается в специальном журнале учета выданных пропусков (приложение №2).

18. Пользователь, получивший под подпись пропуск, в дальнейшем осуществляет свою работу в архиве только в дни и в часы, указанные в его пропуске, в другие дни и часы пользователь в архиве не обслуживается.

19. Пропуск выдается для работы одного пользователя и по одной теме исследования. Посещение архива по чужим пропускам, а также посещение по одному пропуску нескольких пользователей не допускается.

20. Пропуск выдается сроком на 1 (один) месяц.

21. Если пользователь в течении срока действия пропуска досрочно завершает работу по заявленной теме исследования, то он обязан сдать пропуск ответственному сотруднику.

Вместе с тем, в случае непосещения пользователем архива в установленные для него дни свяше, чем 4 (четыре) раза подряд, выданный ему пропуск аннулируется. Вместо аннулированного пропуска изготавливается точно такой пропуск с тем же номером, но с номером дубликата в скобках (например, «14(2)»), и передается следующему по очереди пользователю.

Пользователю, чей пропуск был аннулирован, при следующем его посещении выдается другой пропуск. Если свободные пропуска отсутствуют, то пользователь вносится с список очередников, при возникновении свободных пропусков ему сообщается об этом по телефону.

22. Если в течении указанного периода времени пользователь не успел завершить исследование по заявленно теме, то он извещает об этом ответственного сотрудника, который продлевает его посещение на 1 (один) месяц и выдает ему вновь изготовленный пропуск.

23. Иностранные пользователи, а также пользователи, являющиеся сотрудниками судебных, правоохранительных и ревизионно-контрольных органов, исполняющих в архиве служебное задание, обслуживаются вне очереди.

5. Порядок, сроки и объемы копирования архивных документов.

24. Как правило, архив не производит копирование архивных документов. При работе в архиве пользователи  обязаны по возможности производить самостоятельное фиксирование обнаруженных сведений вручную, с помощью конспектирования.

25. В отдельных нижеприведенных случаях пользователь может подать запрос на изготовление копий архивных документов, обнаруженных им в процессе работы в архиве по заявленнной теме исследования:

1) для использования копий в качестве иллюстраций в определенных изданиях, публикациях, научных проектах или других произведениях;

2) для использования (предъявления) копий в уполномоченных органах с целью защиты или установления своих прав.

26. В вышеуказанных случаях предусмотрено изготовление архивом копий текстовых и других архивных документов с учетом технических возможностей архива, в других случаях изготовление копий архивных документов допускается только в тех, случаях, когда конспектирование не представляется возможным (фотографии, карты, схемы, чертежи, диаграммы и др.).

27. Для каждой темы каждого пользователя предусмотрено изготовление не более, чем 10 (десяти) страниц копий. Если пользователь в течении года проводит исследование по нескольким темам, то общий годовой объем копий не должен превышать 100 (ста) страниц. Для иногородних и иностранных пользователей - за период командировки.

28. В особых случаях (исполнение заданий судебных, правоохранительных и ревизионно-контрольных органов, подготовка совместных глобальных  и масштабных проектов по истории и развитию области, республики и др.) по специальному разрешению руководства архива допускается изготовление копий дл пользователя свыше объемов, указанных в пункте 26 настоящего Распорядка работы. В таких случаях процесс копирования архивных документов может быть произведен средствами  копирования пользователя или архива в здании архива под контролем ответственного сотрудника архива. Негативы фотокопий и микрофильмов в обязательном порядке на безвозмездной основе передаются пользователем в распоряжение архива.

29. Заказ на изготовление архивных копий пользователь сдает ответственному сотруднику в день завершения исследования по заявленной теме вместе со своим пропуском.

30. Ответственный сотрудник в день подачи пользователем заказа на изготовление архивных копий проверяет соответствие содержаний заявленных копий с темой исследования, указанной им в заявлении и направляет руководству архива для получения разрешения на копирование.

31. Заказы на изготовление копий, разрешенные руководством архива к копированию, исполняются ответственным сотрудником в течении 3 (трех) рабочих дней, после чего они оформляются и направляются пользователю в установленном порядке.

32. Копии архивных документов изготавливаются ответственным сотрудником с помощью цифрового фотоаппарата в соответствии с установленными требованиями. При наличии предварительного пожелания пользователя о необходимости электронной версии архивной копии, вместе с бумажной копией выдается электронная копия архивных документов, указанных в заказе.

6. Ответственность за нарушение распорядка работы в архиве.

33. Каждый пользователь в момент его первого посещения архива перед началом работы  обязан ознакомиться с требованиями вышеуказанных Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг. Соблюдение пользователем  требований Порядка работы и настоящего Распорядка оказания услуг является обязательным условием для работы в архиве.

34. По отношению к пользователям, допустившим нарушение (несоблюдение) требований Порядка работы и Распорядка оказания услуги при работе в архиве с архивными документами, в установленном порядке должны быть применены соответствующие меры.

---

Приложение №1
к Распорядку оказания услуг пользователям
архивной информации в Государственном архиве
Западно-Казахстанской области

 

Форма пропуска, выдаваемого пользователям

 

Лицевая сторона

Пропуск №____ Для работы в Государственном архиве ЗКО Выдан _____________________________                             (Ф.И.О. пользователя) Дни и время посещения архива:  ______________ с       до      часов ______________ с       до      часов Пропуск выдан до ________________                                 (день, месяц, год)

Обротная сторона

Важно!!! При отсутствии пропуска пользователь к работе в архиве не допускается; При истечении срока действия пропуска пользователь обязан сдать его отвественному сотруднику и получить новый пропуск для продолжения работы в архиве; При досрочном окончании исследования пользователь обязан уведомить об этом ответственного сотрудника и сдать ему пропуск. В случае, если пользователь допускает пропуски посещения архива в установленное для него время 4 (четыре)  Егер пайдаланушы оған рұқсат қағазда белгіленраза подряд, то его пропуск аннулируется, а выделенное для него по пропуску время передается следующему в очереди пользователю. Примечание: каждый последний рабочий день месяца в кабинете проводится санитарный день, в эти дни архив для пользователей не работает.

 

---

Приложение №2
к Распорядку оказания услуг пользователям
архивной информации в Государственном архиве
Западно-Казахстанской области

Форма ведения журнала учета выданных пользователям пропусков

№№ пп	Дата выдачи	№ пропуска	Ф.И.О. пользователя	Дни и время посещений	Срок действия пропуска	Подпись пользователя о получении пропуска