О семинаре-совещании, прошедшем 27 мая 2014 года

Тема:  Пути совершенствования документоведения и архивного дела в областных организациях образования.

Дата проведения:    27 мая 2014 года.

Программа:

№	Наименование	Время	Ответственные лица
1	Открытие семинара-совещания	10.00-10.05	А.Н.Савгабаева
2	О состоянии работы по документированию и организации архивного дела в областных организациях образования	10.05-10.30	А.Н.Савгабаева
3	Организация ведения делопроизводства	10.30-11.00	Ж.Утешова
4	Организация архивного дела в организациях	11.00-11.30	С.Семгалиев
5	О порядке проведения научно-технической обработки документов	11.30-12.00	Д.Наурызгалиева
6	Об использовании электронного шаблона составления номенклатуры дел организации	12.00-12.30	А.Искакова
5	Заключение	12.30-12.45	А.Савгабаева

Присутствовали: сотрудники ведомственных архивов и делопроизводители ЗКО управления образования, отдела образования города Уральска, учебно-методического центра информатизации и оценки качества образования, учебно-методического кабинета учреждений дошкольного, общего среднего, технического и профессионального образования, городской психолого-врачебной педагогической консультации, областной психолого-врачебной педагогической консультации, педагогического коллежда имени Ж.Досмухамбетова, Уральского технологического колледжа нефти, газа и отраслевых технологий, колледжа академии "АТиСО", областного центра экологии и подросткового и детского туризма, центра экологиии и детско-юношеского туризма "Атамекен", областного эколого-биологического центра, областного центра детского технического творчества, областной школы-интернат для одаренных детей, областной оздоровительной школы-интернат имени М.Утемисова.

Вступительный доклад директора архива А.Н.Савгабаевой (текст приводится на языке выступления):

Облыстық білім саласындағы мекемелерінің жұмыс нәтижелеері туралы қорытынды

         Облыстық білім саласындағы мекемелері Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көзі болып табылады. БҚО мемлекеттік мұрағаты  жеке білім саласындағы мекемелермен келісім-шартқа отырып, бірлесе жұмыстану үстінде.

         БҚО  білім басқармасының істер номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 10.04.2013 жылғы № 5 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2013 жылғы №3 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 2007-2009 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2012 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Орал қаласының білім беру бөлімінің істер номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 31.01.2011 жылғы № 1 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2013 жылғы №3 хаттамасымен келісілген. Мекемеде ҒТӨ өндеу 1994 жылдан бері жүргізілмеген. Орал қаласының білім беру бөліміне бірнеше рет ресми хат жіберілген болатын, алайда ешқандай әрекет көріп отырғанымз жоқ. БҚО мәдениет, мұрағаттар және құжаттама басқармасының 30.01.2014 СТК отырысында Орал қаласының білім беру бөлімінің мұрағатшысы З.Ш.Ахмедиярованың есебі тыңдалған болатын. З.Ш.Ахмедиярова  2014 жылдың наурыз айына дейін 1994-2004 жылдар аралығындағы құжаттарға ҒТӨ өткен құжаттардың тізімдемелері мен актілерін СТК ұсынатыны айтқан. Алайда СТК комиссиясына тізімдемелермен акт ұсынылған жоқ.

         БҚО білім сапасын бағалау және ақпараттандыру оқу - әдістемелік орталығының істер номенклатурасы  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.02.2012 жылғы № 2 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.06.2012 жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1997-2005 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2012 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Мектепке дейінгі, жалпы орта, техникалық және кәсіптік білім беру ұйымдарының облыстық оқу-әдістемелік кабинетінің номенклатурасы  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.01.2009  жылғы № 1 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2013 жылғы №2 хаттамасымен келісілген. Мекеме құрылғаннан бері ҒТӨ жүргізілмеген.

         Облыстық психологиялық – дәрігерлік – кеңес беру мекемесінің номенклатурасы  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.12.2011  жылғы № 13 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2013 жылғы №3 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1992-2005 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2007 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Қалалық психологтік - дәрігерлік -педагогикалық консультация мекемесінің номенклатурасы  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.03.2010  жылғы № 4 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 06.12.2012 жылғы №11 хаттамасымен келісілген. Мекеме құрылғаннан бері ҒТӨ жүргізілмеген.

         Облыстық балалар техникалық шығармашылық орталығының номенклатурасы  БҚО мәдениет, мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2014  жылғы № 2 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.06.2012 жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеме құрылғаннан бері ҒТӨ жүргізілмеген.

         Ж.Досмұхамедов атындағы педагогикалық колледжінің номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.12.2011 жылғы № 13 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 19.06.2012  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 2004-2009 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2012 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Орал газ, мұнай және салалық технологиялар колледжінің номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.02.2012 жылғы № 2 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 19.06.2012  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 2001-2010 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2014 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Батыс Қазақстан «АТиСО» Академиялық колледжінің номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.10.2013 жылғы № 12 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.04.2013  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеме құрылғаннан бері ҒТӨ жүргізілмеген.

         Балалар-жасөспірімдер туризмі және экология облыстық орталығының номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.12.2008  жылғы № 16 хаттамасымен келісілді. Ведомоствалық мұрағат туралы ережесімен сараптау комиссиясы туралы ережелері  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 06.12.2012  жылғы №11 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1960-2005 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2012 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Атамекен қалалық балалар -жасөспірімдер туризмі және экология орталығының номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2014   жылғы № 2  хаттамасымен келісілді. Сараптау комиссиясы туралы ережесі  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.04.2013  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 2001-2007 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2008 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Облыстық экологиялық – биологиялық орталығының номенклатурасы БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.01.2014   жылғы № 1  хаттамасымен келісілді. Сараптау комиссиясы туралы ережесі  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 28.02.2013  жылғы №3 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1999-2005 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2007 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         Облыстық дарынды балаларға арналаған мамандандырылған мектеп-интернатының номенклатурасы БҚО мәдениет,  мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 30.01.2014   жылғы № 1  хаттамасымен келісілді. Сараптау комиссиясы туралы ережесі  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.06.2012  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1999-2005 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2007 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         М.Өтемісұлы атындағы облыстық сауықтыру мектеп-интинтернатының номенклатурасы БҚО  мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.03.2013   жылғы №4  хаттамасымен келісілді. Сараптау комиссиясы туралы ережесі  БҚО мұрағаттар құжаттама басқармасының СТК 29.06.2012  жылғы №6 хаттамасымен келісілген. Мекеменің 1996-2008 жылдар аралығындағы ведомстволық мұрағат құжаттарына 2009 жылы ҒТӨ жүргізілген.

         ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен  пайдалануы қағидаларын бекіту туралы»  қаулысы мен ҚР Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 «Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың  толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекіту туралы» қаулысына сәйкес мекемелер мен ұйымдар жыл сайын ведомстволық мұрағат құжаттарына өңдеу жүргізілу керек. Осы орайда, білім саласы мекемелерінің бірқатары ведомстволық мұрағат құжаттарына ҒТӨ жұмыстарын мүлде жүргізбесе, қалған мекемелер көп жылдардан бері ҒТӨ өткізбеген.

         Батыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаты ҚР Үкіметінің 2011 жылғы үлгілік қағидаларын басшылыққа ала отырып, барлық мекемелерге  қағидаларда көрсетілген талаптарға сәйкес жұмыстануды ұсынады.