Скачать шаблон

Скачать рекомендации

Шаблон для электронной базы данных "«Список фондов, реестр описей, дел и документов» (далее - база данных) является разработкой сотрудников нашего архива и создан на основе Microsoft Office Access 2003 и рекомендован к использованию работникам государственных архивов, а также архивариусам ведомственных архивов.

Цель и предназначение базы данных – сохранение на электронных носителях имеющегося бумажного научно-справочного аппарата и архивных документов. В нем предусмотрено создание и постепенное накопление взаимосвязанных между собой четырех основных баз данных архива.

- «Фонды» (перечень наименований архивных фондов);

- «Описи» (перечень наименований описей архивных единиц хранения);

- «Дела» (перечень заголовков архивных дел);

- «Документы» (внутренние электронные описи документов).

Преимущества переноса бумажного архива в электронный архив достаточно многочисленны и убедительны.

1) Оперативность в работе с документами;

2) Надежность и долговечность;

3) Многопользовательский режим;

4) Дистанционный доступ;

5) Возможность последующей интеграции в любое программное обеспечение.

6) Паралельное решение проблемы сохранности оригиналов и обеспечения гигиеничности работы архивистов.

При условии полного наполнения базы данных ее можно использовать как основу для создания автоматизированных каталогов, электронных описей и путеводителей.

В методических рекомендациях рассматриваются функции, предназначение и возможности электронной базы данных, принципы, структура и порядок создания и наполнения электронной базы данных, а также предусмотрены меры по обеспечению сохранности информации, вводимой в электронную базу данных.