Порядок работы пользователей в читальном зале Государственного архива Западно-Казахстанской области

О порядке работы пользователей
в читальных залах государственных
архивов Западно-Казахстанской области

 

В соответствии с п.479 «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и  специальными государственными архивами», утвержденными Постановлением Правительства РК №1604 от 26 декабря 2011 года, и установленными законодательством требованиями, а также в целях создания условий для работы, организации и упорядочения обслуживания пользователей архивной информации в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Порядок работы пользователей в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области;

2. Директорам государственных архивов  Западно-Казахстанской области принять меры по обеспечению исполнения требований Порядка работы пользователей в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области.

3. Отменить приказ Управления архивов и документации Западно-Казахстанской области №52 от 02 апреля 2012 года «О Правилах работы пользователей в читальном зале Государственного архива Западно-Казахстанской области».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя управления В.Иночкина.

Руководитель управления                        Д.Кусайнов.

Утверждены
приказом Управления культуры,
архивов и документации
Западно-Казахстанской области
№27-нқ  от 30 марта 2015 года

Порядок работы

пользователей в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области

1. Общие положения

1.Настоящий «Порядок работы пользователей в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области» (далее – Порядок) разработан на основании и в соответствии с «Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и  специальными государственными архивами», утвержденными Постановлением Правительства РК №1604 от 26 декабря 2011 года.

2. Настоящий Порядок разработан в целях создания условий для работы, организации и упорядочения обслуживания пользователей архивной информации в читальных залах государственных архивов Западно-Казахстанской области.

3. В настоящем Порядке урегулируются вопросы оформления пользователей читального зала, обеспечения их доступа к архивным фондам и документам, порядка предоставления копий архивных документов, а также права и обязанности пользователей, их ответственности за нарушение Порядка.

4. Документы Национального архивного фонда Республики Казахстан согласно Закону Республики Казахстан «О Национальном фонде и архивах», Постановлению Правительства Республики Казахстан «Об утверждении Положения о национальном архивном фонде Республики Казахстан» и другим нормативным актам является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняются государством.

5. Использование документов национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется в соответствии с действующими Законами Республики Казахстан, нормативно-правовыми актами уполномоченного органа по управлению архивами и документацией, а также настоящего Порядка.

6. Архивные фонды и документы, как источники информации, предоставляются пользователям через читальный зал, просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии в архиве специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

Контроль за работой читального зала осуществляется руководством архива.

7. Архив обязан ознакомить пользователей с настоящим Порядком работы, а каждый пользовательперед началом работы в читальном зале архива обязан ознакомиться с настоящимПорядком работы и исполнять его требования.

2. Порядок оформления пользователей.

8. Доступ на работу в читальном зале архива производится на основании документа, удостоверяющего личность пользователя и письменного разрешения (резолюции) руководства архива о допуске.

9. Разрешение на доступ к архивным фондам и документам в читальном зале архива казахстанским пользователям предоставляется руководством архива, а иным лицам – руководством областного управлениякультуры,  архивов и документации.

10.Пользователи, ведущие работу в соответствии с научно-исследовательским планом учреждения или выполняющие служебное задание, предоставляют официальное письмо от организации.

Студенты высших учебных заведений оформляются по официальному письму высшего учебного заведения, подписанного ректором (проректором) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.

Отечественные пользователи, имеющие научные степени и звания, оформляются на основании личного заявления и документа, подтверждающего его место работы и должность (степень, звание).

Отечественные пользователи, ведущие научную и иную работу в инициативном порядке, оформляются на основании личного заявления и документа, удостоверяющего личность.

В заявлениифизического лица указываются его фамилия, имя, по возможности- отчество, а также почтовый адрес и должно быть подписано заявителем. В обращении юридического лица указываются его наименование, почтовый адрес, исходящий номер, дата и должно быть подписано уполномоченным должностным лицом юридического лица. В письме (заявлении) по возможности указываются фамилия, имя, отчество,должность, ученая степень (звание), место работы пользователя, тема, цель и хронологические рамки исследования.

«Образец составления официального письма организации о получении  допуска пользователя к работе в читальном зале» приведен в приложении №1, «Образец составления заявления о получении допуска пользователя к работе в читальном зале» – в приложении №2.

11.Разрешение (допуск) пользователю для работы в читальном зале по одной определенной теме выдается на один календарный год и его ежегодная пролонгация производится на основании официального письма (заявления). Аналогичная процедура проводится при изменении темы исследования.

12. В целях проведения анализа тематики исследования и обращаемости к к архивным фондам и документам формируются личные дела или документы пользователей.

13. Порядок ведения делопроизводства по официальным письмам и заявлениям пользователей читального зала о предоставлении допуска к работе регулируется законом Республики Казахстан №221 от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».

Результаты рассмотрения обращений пользователей о допуске к работе в читальном зале архива сообщаются им в письменной форме, в случае отказа и/или отсрочки в предоставлении допуска к архивным документам, указываются их причины.

3. Порядок доступа пользователей к архивным фондам и документам

14.Пользователи имеют право на работу в читальном зале по следующим запросам:

1) о предоставлении доступа к информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

2) о предоставлении доступа к информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);

Не допускаются к работе в читальном зале архива пользователи, обратившиеся с запросами социально-правового характера. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, о несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, о реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, об актах гражданского состояния.

15. Архив на бесплатной основе предоставляет пользователю доступ к справочно-поисковым средствам (научно-справочному аппарату), изданиям библиотечного (справочно-информационного) фонда, открытым документам национального архивного фонда и другим архивным документам с целью их просмотра и прочтения.

16. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

17. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иныеохраняемые законами Республики Казахстан тайны;

2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности. Указанные ограничения не распространяются на пользователей, являющихся сотрудниками судебных, правоохранительных и контрольно-ревизионных  органов, выполняющих служебное задание;

3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

18. К архивным документам ограниченного доступа также относятся подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и документы Национального архивного фонда, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

19. Подлинники документов, имеющие страховые копии,  в читальный зал, как правило, не выдаются. Их выдача осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителяархива.

20. Отказ или отсрочка в выдаче документов архивом допускается в случаях, если они на момент требования выданы в пользование работника ведомственного (частного) архива организации, выданы во временное пользование в организации-фондообразователи или выданы другому пользователю читального зала, а также в случаях нахождения архивных документов на реставрации, сканировании (оцифровке), усовершенствовании и др.

21. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

4. Порядок ведения форм учета доступа пользователей к архивным фондам и документам.

22. Пользователь при каждом посещении регистрируется в «Журнале учета посетителей читального зала» (приложение №3).

Каждый пользователь при первичном посещении заполняет «Анкету пользователя читального зала» по установленной форме (приложение 4) и расписывается в ней об ознакомлении с настоящим Порядком работы.

Сотрудник читального зала на основании заполняемой пользователем анкеты и официального письма (заявления) вносит сведения и ведет учет в элекронной базе данных «Исследователи». Шаблон базы данных «Исследователи» в каждом архиве разрабатывается самостоятельно.

На каждую тему исследования сотрудником читального зала заводится «Карточка учета тематики исследования» (приложение №4).

23. В целях проведения отбора документов и оказания помощи при работе с ними пользователю посредством «Журнала учета выданных и возвращенных пользователями читального зала описей» (приложение №5) предоставляется научно-справочный аппарат. Это -  описи, реестры, каталоги,  -информационно-автоматизированные системы поиска (ИАСП), путеводители, а также при необходимости консультации сотрудника читального зала по использованию научно-справочного аппарата.

24. По результатам работы со справочно-поисковыми средствами пользователь заполняет форму«Заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов» согласно установленной формы (приложение №6).

Архивные документы согласно оформленного заказа (требования) выдаются пользователю под роспись в «Журнале учета выданных и возвращенных дел пользователями читального зала»  (приложение №7). Затребованные пользователем материалы выдаются не позднее 1 (одних) суток с момента оформления заказа с разрешения соответствующего должностного лица архива.

Сотрудник читального зала ведет учет выданных дел также и в электронном виде на основании заполненных пользователем заказов (требований) путем внесения их в электронную базу данных «Исследователи».

25. Количество выдаваемых пользователю материалов в день составляет 3(три) описи и от 7(семи) до 10(десяти) дел; иногородним пользователям, находящимся в командировке сроком до 1 месяца  - 5(пять) описей и от 15(пятнадцати) до 20(двадцати)  дел.

Максимальное количество дел, находящихся у пользователя, не должно превышать 15(пятнадцати) дел и 6(шести) описей, а у иногородних пользователей, находящихся в командировке сроком до 1 месяца – 30(тридцати) дел и 8(восьми) описей.

26. Пользователю выдаются только те дела, которые относятся к теме исследования и на срок до одного месяца, особо ценные документы – по специальному разрешению руководства архива на срок от 1(одного)  до 5(пяти) дней. Описи и другие архивные справочники выдаются пользователю на срок до 5 дней. Выдача описей дел, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, не превышающий 1(один) день.

Продление сроков выдачи архивных документовдопускается с разрешения руководителя архива, но не должно превышать 2(двух) недель.

В случае непосещения читального зала пользователем в течение одной недели, выданные материалы возвращаются в хранилище и подлежат повторной выдаче на основании повторного заказа.

27. Работник читального зала обязан ежедневно контролировать возврат выданных пользователю материалов.

28. При окончательной сдаче дел пользователем сотрудник читального зала проверяет нумерацию листов, состояние документов в деле.

При обнаружении в сдаваемых делах расхождений фактического состояния документов с записями в заверительном листе, недостачи или повреждения страниц составляется «Акт о повреждениях, обнаруженных в процессе выдачи (приема) дел пользователю читального зала» (приложение 8).

5. Копирование архивных документов

29. По заказу пользователя, каждый архив с учетом своих технических возможностей, может изготавливать копии архивных документов фотокопии и электронные копии).

30. Общий объем и сроки подготовки копий по заказам на копирование  в каждом архиве устанавливаются самостоятельно руководством архива.

31. Запрещается копировать дело полностью и копировать без официального заказа.

32. Не производится копирование документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

33. Выдача других видов документов, кроме копий архивных документов,  в работе читального зала архива по информационному обеспечению, не предусмотрена.

34. Изготовление копий архивных документов осуществляется на бесплатной основе сотрудником читального зала по разрешению руководителя архива на основании заполняемого пользователем бланка "Заказа на копировально-множительные работы в читальном зале" (приложение №9).

При оформлении заказа в обязательном порядке указываются поисковые данные документа.

35. При отсутствии в архиве соответствующей копировальной техники с разрешения руководства архива процесс копирования архивных документов может быть произведен силами заинтересованных организаций непосредственно в архиве или в других организациях под контролем представителя архива. Негативы фотокопий и микрофильмов безвозмездно поступают в распоряжение архива, предоставившего документы.

36. Копирование архивных документов производится, как правило, с имеющихся страховых копий. Подлинники уникальных, особо ценных документов и документы с затухающими текстами и физическими повреждениями, при отсутствии страховых копий, подлежат копированию только методами фотокопирования.

37. На обороте каждого листа архивной копии документа, изготовленной по заказу пользователя, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивные копии, предназначенные для отправки за пределы Республики Казахстан, заверяются гербовой печатью и только подписью руководителя архива.

38.  При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп «Рассекречено». При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.

39. Копии архивных документов выдаются непосредственно самому пользователю, доверенному лицу или могут быть высланы по указанным адресам простым письмом по почте.

Архивная копия, предназначенная для направления в государства-участники СНГ,  высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная копия, предназначенная для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, оформляется и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и тому подобное) направляются архивом в уполномоченный орган или в соответствующий местный исполнительный орган в установленном порядке.

40. Архивная копия выдается пользователю под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

41. Учет заказов на копировально-множительные работы ведется в соответствующем "Журнале учета заказов на копировально-множительные работы в читальном зале" (приложение №10) и получатель обязан расписаться в журнале в получении архивной копии.

6. Права и обязанности пользователей.

42. Пользователь при работе в читальном зале архива  имеет право:

1) Получать информацию о Порядке и Распорядке работы читального зала, об услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления;

2) Обращаться к научно-справочному аппарату, автоматизированным архивным системам поиска;

4) Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче документов, о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течении которых они будут действовать.

5) Производить выписки из архивных документов по теме исследования;

6) При наличии технических возможностей архива по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (ноутбук, планшет, магнитофон, диктофон, фотоаппарат, видеокамера, сотовый телефон и др.) или арендовать технические средства архива. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивных справочниках;

7) С разрешения руководства архива проносить в читальный зал машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

8) Привлекать (приглашать) переводчика.

43. Пользователь читального зала обязан:

1) Соблюдать требования настоящего Порядка работы;

2) Предъявлять документ, удостоверяющий личность пользователя и разрешение руководства о допуске к работе в читальном зале (пропуск);

3) При каждом посещении регистрироваться в журнале учета посещений;

4) Без разрешения руководства архива не вносить портфели, сумки, свертки, а также печатные материалы, технические средства (ноутбук, планшет, магнитофон, диктофон, сотовые телефоны, снабженные функциями фотографирования и видеосьемки, сканер, копировальная техника и др.);

5) При получении дел и документов проверить их состояние, расписываться в их получении и возврате в специальном журнале. В случае недостачи листов, дефектов листов дел и документов сообщить об этом сотруднику читального зала;

6) Обеспечивать в процессе работы сохранность документов: не выносить их из читального зала и не передавать другим лицам, не делать в документах пометок, подчеркивания, не загибать углы, не увлажнять и не смачивать листы при их перелистывании, не оставлять дела на столах в раскрытом виде, не подвергать их действию прямого солнечного света, не перекладывать листы одного дела в другое, изымать отдельные документы и составные части документа (чертежи, фотографии, марки и т.п.), не делать слепки с восковых, сургучных и других печатей, штампов, не перегибать микропленку, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов т.д.;

7) заполнять листы использования документов в делах;

8) Соблюдать правила техники безопастности при работе с аппаратурой.

9) При использовании архивных документов в научных трудах и публикациях указывать название архива, номера фондов, описей, дел, листов;

10) Объективно освещать содержание архивных документов в средствах  массовой информации и научных публикациях.

11) Пользователь, подготовивший публикацию с использованием архивных документов, по возможности предоставляет в читальный зал архива библиографическую справку или экземпляр издания.

7. Ответственность за нарушение Правил.

44. Пользователь, нарушивший требования настоящего Порядка работы, может быть временно лишен права заниматься в читальном зале и получать копии архивных документов. Решение об этом принимается руководством архива на основании служебного письма сотрудника, ответственного за работу читального зала, и в обязательном порядке сообщается организации, направившей пользователя в архив, по месту работы (учебы) пользователя и/или лично пользователю.

45. Ущерб, причиненный Национальному архивному фонду, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В случаях хищения или повреждения пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба.

7. Регламент работы.

46. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, каждый архив самостоятельно устанавливаетрегламент работы читального зала, а также очередность, дни и время посещения пользователями читального зала архива.

---

Приложение №1
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных
архивов Западно-Казахстанской
области

Образец

составления официального письма организации о получении допуска пользователя к работе в читальном зале¹

Директору Государственного архива Западно-Казахстанской области²

В целях ________________________________________________________

(цель проведения исследования)

прошу Вашего разрешения на допуск к работе с архивными документами в читальном зале Государственного архива Западно-Казахстанской области

____________________________________________________________________

(должность, ученая степень, звание пользователя)

 ____________________________________________________________________

(место работы пользователя)

____________________________________________________________________

(Ф.И.О. пользователя)

по теме исследования _________________________________________________

____________________________________________________________________

(тема исследования)

____________________________________________________________________ в период с ___________________ по ________________________________ годы,

(хронологические рамки исследования)

а также на использование в читальном зале собственных технических средств ____________________________________________________________________

(указать наименование технических средств)

____________________________________________________________________,

на внесение в читальный зал ___________________________________________

____________________________________________________________________

(указать наименование вносимых материалов)

и приглашение (привлечение) переводчика _______________________________

(Ф.И.О. переводчика)

____________________________          ___________             __________________

(Должность руководителя организации)                                (Подпись)                                         (Ф.И.О.)

¹Официальное письмо от организации оформляется на бланке письма организации с указанием обязательных реквизитов.

²Разрешение на доступ к работе в читальном зале для представителей зарубежных организаций оформляется на имя начальника областного областного управления архивов и документации.

Формат А4 (210 х 297)

---

Приложение №2
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных
архивов Западно-Казахстанской
области

Образец

составления заявления о допуске пользователя к работе в читальном зале¹

Директору Государственного архива Западно-Казахстанской области²

От _________________________________

(Ф.И.О. заявителя)

________________________________________________________________________,

(место работы, должность, ученая степень, звание заявителя)

проживающей по адресу: ______________

____________________________________

№ тел ______________________________

(номера контактных телефонов заявителя)

заявление.

В целях ________________________________________________________

(цель проведения исследования)

прошу Вашего разрешения на допуск к работе с архивными документами в читальном зале Государственного архива Западно-Казахстанской области

по теме исследования _________________________________________________

____________________________________________________________________

(тема исследования)

____________________________________________________________________ в период с ___________________ по ________________________________ годы,

(хронологические рамки исследования)

а также на использование в читальном зале собственных технических средств ____________________________________________________________________

(указать наименование технических средств)

____________________________________________________________________,

на внесение в читальный зал ___________________________________________

____________________________________________________________________

(указать наименование вносимых материалов)

и приглашение (привлечение) переводчика _______________________________

(Ф.И.О. переводчика)

__________________                  ___________             __________________

(Дата)                                             (Подпись)                                         (Ф.И.О.)

¹Заявление оформляется на писчей бумаге формата А4.

²Разрешение на доступ к работе в читальном зале для иностранных граждан оформляется на имя начальника областного областного управления архивов и документации.

Формат А4 (210 х 297)

Приложение №3
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма журнала учета посетителей читального зала

№№ пп	Дата посещения	Ф.И.О. пользователя
1	2	3

Всего в ___________ году ______________ посещений читального зала.

(цифрами и прописью)

_________________________    _______________     _________________

(Должность сотрудника читального зала)                                 (подпись)                                                        (ФИО)

---

Приложение №4
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма анкеты пользователя читального зала

____________________________________________________________________

(наименование архива)

АНКЕТА

пользователя читального зала

Регистрация пользователя                                № карты пользователя _____

Фамилия, имя, отчество _______________________________________________

____________________________________________________________________

Год рождения ________________________________________________________

Гражданство _________________________________________________________

Место работы, должность _____________________________________________

____________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание ____________________________________

____________________________________________________________________

Тема исследования, ее хронологические рамки ____________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Цель исследования ___________________________________________________

____________________________________________________________________

Дальнейшее использование документов __________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Адрес, телефон (служебный) ___________________________________________

____________________________________________________________________

Адрес, телефон (домашний) ____________________________________________

____________________________________________________________________

Серия и № паспорта (удостоверения личности), когда и кем выдан ___________

____________________________________________________________________

С правилами работы в читальных залах государственных архивов ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять и представить в архив один экземпляр опубликованной работы или библиографическую справку.

____________________________________________________________________

(подпись пользователя и дата)

Формат А4 (210 х 297)

Приложение №5
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма журнала учета выданных и возвращенных описей пользователями читального зала

№№ пп	Дата выдачи	№фонда,  описи	Ф.И.О. пользователя	Подпись пользователя о получении описи	Подпись сотрудника читального зала о возврате описи

---

Приложение №6
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов

 

(лицевая сторона)

____________________________________________________________________

(наименование  архива)

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ	Разрешаю выдачу документов __________________________________ Наименование должности Подпись___________  _____________ Расшифровка подписи Дата_________________

(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

(тема исследования, цель выдачи)

(оборотная сторона)

1	2	3	4	5	6	7	8

____________________________________________________________________

   (подпись пользователя, работника архива)

Дата _________________________________

Формат А4 (210 х 297)

Приложение №7
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма журнала учета выданных и возвращенных дел пользователями читального зала

№№ пп	Дата выдачи	Кому выдано (ФИО)	№ фонда	№ описи	№ единицы хранения	Подпись пользователя о получении описи	Подпись сотрудника читального зала о возврате описи

---

Приложение №8
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма
акта о повреждениях, обнаруженных
в процессе выдачи (приема) дел пользователю читального зала

______________________________________________________________________                  

(название  архива)

УТВЕРЖДАЮ

Директор государственного архива

____________________________

^{(подпись, расшифровка подписи)}

«____» ____________ 20___ г.

АКТ № ____

о повреждениях, обнаруженных в процессе выдачи (приема) дел  пользователю читального зала

______________________________

(Ф.И.О. пользователя)

«___»  ________________ 20___ г.

         В ходе выдачи (приема) дел пользователю _________________________

____________________________________________________________________

(Ф.И.О. пользователя)

обнаружено _________________________________________________________

                                      ^{(№  фонда, описи, дела, листа, характер повреждения)}

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Работник читального зала _____________________________________________

                                                                           ^{(подпись, расшифровка)}

Зав. хранилищем (хранитель) ___________________________________________

                                                                           ^{(подпись, расшифровка)}

Пользователь _______________________________________________________

                                                                           ^{(подпись, расшифровка)}

Формат А4 (210 ´ 297)

---

Приложение №9
к Порядку работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Западно-Казахстанской области

Форма заказа на копировально-множительные работы в читальном зале

Разрешаюкопирование документов __________________________________ Наименование должности Подпись___________  _____________ Расшифровка подписи Дата_________________

Ф.И.О. пользователя _________________________________________________

Способ получения заказа            лично / через доверенное лицо / по почте

(ненужное зачеркнуть)

Почтовый адрес для получения выполненного заказа: _____________________

____________________________________________________________________

Поисковые данные копируемых архивных документов:

№ пп	№ фонда	№ описи	№ единицы хранения	№ страниц	Кол-во экз

Подпись пользователя _______________________________  Дата ____________

Подпись сотрудника читального зала __________________   Дата ____________

Формат А4 (210 х 297)